Outil gratuit de planification de réunions
Que ce soit pour améliorer la communication, mettre en évidence l’état de l’entreprise ou échanger avec des partenaires externes, les réunions sont très utiles en milieu professionnel. Pour réussir l’organisation de ces événements, vous devez vous assurer de choisir le lieu et le cadre adapté, et de recevoir la confirmation de tous les participants.
Gérer tous ces détails du processus peut souvent s’avérer complexe, raison pour laquelle de nombreuses organisations se tournent vers l’outil gratuit de planification de réunions Bitrix24. Ce dernier offre un éventail de fonctionnalités pour optimiser vos chances de réussir vos meetings professionnels, peu importe là où vous vous trouvez.
Vous vous demandez quel outil est bon pour planifier des réunions ? La réponse est que vous devriez vous tourner vers une solution susceptible de vous faire gagner en temps. Bitrix24 vous propose par exemple des fonctionnalités avancées pour créer rapidement et de manière flexible de nouveaux meetings, directement dans votre calendrier professionnel en ligne.
La plateforme propose un formulaire d’événement rapide pour ajouter une rencontre à une date souhaitée dans l’agenda. Vous n’avez plus qu’à remplir des champs spécifiques pour le nom, la date et l’heure du meeting. D’autres options vous permettent de préciser si la rencontre aura lieu toute la journée, d’utiliser une couleur pour marquer l’événement dans le calendrier, etc.
Un planificateur de réunions facile à utiliser doit permettre de convier des personnes en quelques clics. Ces dernières peuvent être des employés de l’entreprise ou des partenaires comme des fournisseurs, investisseurs, consultants, clients et plus encore. C’est pourquoi l’outil gratuit de planification de réunions Bitrix24 propose une fonctionnalité de gestion des participants internes et externes.
Après avoir créé votre réunion et indiqué tous les détails souhaités, vous pouvez naviguer parmi la liste du personnel pour choisir les employés censés assister à votre rencontre. Vous pouvez aussi convier des collaborateurs externes simplement en saisissant leur adresse email. La notification de décision vous permet ensuite de savoir si l’invitation a été approuvée ou refusée.
Utiliser un outil gratuit de planification de réunions en ligne vous évite d’échanger avec tous les participants face à face pour leur parler de la rencontre. Une fois que vous avez créé votre événement dans le calendrier en ligne et ajouté des participants, ces derniers reçoivent automatiquement des invitations par mail.
Le système de notifications et de rappel constitue une aide précieuse, aussi bien dans le cadre de meeting en présentiel qu’à distance. Tous les participants reçoivent des rappels pour être avertis de la réunion quelques minutes avant son début. Et lorsque vous apportez des modifications à un événement, ils reçoivent également des notifications pour de nouveau confirmer leur présence.
Réservation de salles en ligne
Lorsque vous organisez une réunion, le lieu doit être adapté au type de rencontre ainsi qu’au nombre de participants. En plus de vous assurer que la salle possède tous les équipements nécessaires, vous devez veiller à ce que celle-ci soit disponible pour le jour j. Sur Bitrix24, vous pouvez réserver un espace de meeting en ligne en spécifiant la durée et le nombre de participants.
Son système de réservation en ligne gratuit vous permet de trouver un lieu de rendez-vous stratégique, un cadre parfaitement adapté à vos besoins. En effet, il n’est pas toujours aisé pour les entreprises de disposer d’une salle de rencontre professionnelle indiquée pour tout type d’événement.
Partage de calendrier
Lorsque vous organisez un meeting, il est essentiel que toutes les personnes invitées soient libres pour participer. Vous devez utiliser un logiciel de disponibilité des réunions pour trouver une heure et une date qui conviennent à tout le monde. Bitrix24 vous offre un agenda partagé aux nombreuses fonctionnalités. Vous pouvez aisément suivre les emplois du temps de chacun de vos collaborateurs et consulter leurs disponibilités respectives.
Ce calendrier qui se met à jour en temps réel vous procure un gain de temps considérable, nul besoin d’appeler vos collaborateurs pour leur demander leur disponibilité. En un clin d’œil, vous identifiez les journées plus ou moins occupées, et les plages horaires idéales pour un meeting.
Visioconférence pour l’organisation des réunions virtuelle
Pour gagner en temps dans l’organisation de rencontres professionnelles, certaines entreprises dont les équipes travaillent essentiellement à distance se tournent vers les réunions virtuelles. C’est pourquoi Bitrix24 intègre directement une fonctionnalité d’appels vidéo en groupe. Vous pouvez l’utiliser pour planifier des meetings avec vos équipes et autres collaborateurs externes.
Vous pouvez lancer une visioconférence à travers un chat, en invitant les employés concernés et sélectionnant l’option Appel vidéo HD. Par la suite, vous pouvez toujours convier d’autres collaborateurs. Une fois la rencontre terminée, des enregistrements audio et vidéo sont disponibles, une option très utile pour la rédaction des comptes rendus. Cet outil gratuit de planification de réunions virtuelles est disponible depuis un chat de groupe privé ou public.
Gestion d’événements récurrents
Pour améliorer la productivité de leurs équipes et devenir plus performantes, les structures n’hésitent pas à organiser des rencontres ponctuelles, qui peuvent être mensuelles, hebdomadaires, et souvent quotidiennes dans certaines équipes de vente. Pour que vous n’ayez pas à recommencer le processus de création sur votre outil gratuit de planification de réunions à chaque fois, Bitrix24 vous propose l’option d’événements récurrents.
La répétition peut être quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou même indéfinie. Une fois que vous avez enregistré toutes les données, les nouveaux événements apparaissent automatiquement dans votre planificateur d’événements. Et lorsque vous décidez d’apporter des modifications, vous pouvez sélectionner les réunions pour lesquelles ces changements sont valables. Vous pouvez même supprimer certains meetings au besoin.
Synchronisation sur appareils mobiles
Le rythme rapide de la numérisation et le besoin d’agilité des entreprises poussent ces dernières à se tourner davantage vers les solutions digitales avec version mobile. Leur usage offre une plus grande réactivité aux employés, contribuant au gain de temps et d’efficacité. À cet effet, Bitrix24 vous permet de synchroniser votre outil gratuit de planification de réunions à vos différents appareils mobiles.
Autrement dit, l’application Bitrix24 Mobile vous aide à créer des réunions depuis votre tablette ou smartphone, et de consulter tous les événements figurant déjà dans votre calendrier en ligne. C’est une fonctionnalité très utile pour continuer à travailler et à programmer vos événements lorsque vous n’êtes pas devant votre ordinateur.
