Heureusement, la technologie ne reste pas spectatrice face à ces nouveaux besoins. Difficilement envisageables dans un passé récent, des solutions efficaces existent aujourd’hui pour contourner les aléas liés aux variations de disponibilité de vos collaborateurs en entreprise. Découvrez dans cet article trois manières de gérer une équipe répartie sur différents fuseaux horaires efficacement.
La méthodologie Agile est l’une des solutions les plus efficaces pour la gestion d'équipes décentralisées. Elle permet à une équipe de coordonner un projet en le décomposant en plusieurs étapes. Après que la finalité de chacune d’elles ait été clairement définie, des tâches individuelles sont confiées à chaque membre de l’entreprise, idéalement le plus compétent, selon le travail dont il est question.
Des deadlines sont établies et chaque employé est alors libre de travailler aux horaires qui l’arrangent, pourvu que la tâche assignée soit exécutée dans les délais. La méthode Agile implique une collaboration constante entre les différents membres ou sous groupes de l’entreprise, ainsi qu’une amélioration et une itération continues à chaque étape.
Pour gérer des équipes réparties avec la méthode Agile, une collaboration continue est dès lors essentielle afin de prendre des décisions éclairées, et Bitrix24 est l’un des meilleurs outils collaboratifs pouvant être utilisés dans ce cadre. Bitrix24 peut servir à la fois de gestionnaire de projets, de centre de contact, d’outil de CRM. Gratuit, avec un nombre illimité d’utilisateurs, Bitrix24 s'adapte à la taille de votre équipe, et on peut même ajouter des fonctionnalités en installant des applications prêtes à l'emploi depuis Bitrix.Market. Intuitif, simple d’usage et sécurisé, cet outil est exploitable sur PC, smartphone et tablette, ce qui permet d’envisager une utilisation pleinement ergonomique et depuis n’importe où.
Les projets étant morcelés en plusieurs étapes avec la méthode Agile, les clients peuvent en évaluer la qualité en cours de réalisation et intervenir aisément pour éventuellement rectifier le tir. Plus souples, plus collaboratifs et interactifs, les projets Agiles réduisent le risque de disparités entre les attentes des clients et le rendu final, malgré les fuseaux horaires différents. L’approche Agile représente la capacité d’aller de l’avant aisément et rapidement.
La seconde façon de gérer des équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires est de mettre tout le monde sur la même longueur d’ondes. Cela passe par le maintien d’une excellente communication entre vos différentes équipes délocalisées.
Vous devez tout d’abord définir de manière explicite le rôle et les responsabilités de chaque membre afin d’éliminer toute confusion. Savoir qui fait quoi, qui est responsable, à qui s’adresser en cas de doutes, qui est le principal décisionnaire est primordial pour souder une équipe répartie et établir une communication fluide.
Ensuite, vous devez mettre en oeuvre des outils collaboratifs performants pour faciliter les échanges. Bitrix24 peut notamment vous servir de creuset d’échanges, et vous donne la possibilité d’organiser des réunions virtuelles avec la participation effective de vos collaborateurs, pour vous tenir informé de l’évolution de vos projets communs. La communication asynchrone est au centre de la plateforme collaborative Bitrix24. Grâce aux canaux de discussions dédiés, les conversations entre les différents membres de votre équipe internationale restent fluides et un bon flux de travail est conservé.
Le chat de travail avec actions doté d’un chat public et chat privé, pour groupe ou entreprise permet en outre d’améliorer la communication interne, en temps réel ou en différé, et ce, quels que soient la localisation et les fuseaux horaires des membres de l’équipe. Une communication interne de qualité est essentielle pour maintenir de bonnes relations avec vos associés, augmenter la motivation au sein de votre groupe ainsi que l'esprit d'équipe, assurer une meilleure coordination entre vos actions pour travailler de manière plus efficace et plus productive.
La troisième méthode pour manager au mieux des équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires consiste à accorder une attention particulière aux horaires de travail et de repos de vos employés.
Dans cette optique, vous pouvez créer un calendrier synchronisé pour l'ensemble de votre équipe répartie. Vous y indiquerez notamment les jours de repos de chacun de vos collaborateurs, en tenant compte des jours fériés dans leurs régions respectives. Vous pourrez ainsi anticiper et vous assurer de programmer des réunions virtuelles à des dates où vos associés seront disponibles. Aussi, chaque membre devrait pouvoir systématiquement avertir d’une absence, d’un déplacement ou d’un retard pour que ses collègues puissent avancer sans contrainte de temps.
Essayez également de tenir compte du fait que toutes les cultures n'ont pas la même perception du temps. Elle est plus souple chez certains (cas du Kenya, de l’Inde, ou encore de la Chine), qui estiment que l'horaire doit prendre en compte une marge de manœuvre suffisante pour pouvoir faire face à d’éventuels changements, et qui priorisent la capacité d'adaptation au respect scrupuleux du calendrier et de l'organisation. Par contre, la notion du temps est beaucoup plus linéaire en Allemagne, au Japon ou en Suisse (pour ne citer que ces pays), qui estiment que les horaires et les échéances doivent être respectés coûte que coûte.
Le besoin de gérer des équipes réparties sur différents fuseaux horaires peut se poser en entreprise si vous envoyez des collaborateurs en missions temporaires, ou si votre société a des succursales ou des filiales dans plusieurs pays. Le recours à la gestion de projet Agile, le maintien d’une excellente communication en équipe et une attention particulière aux horaires des uns et des autres sont autant de solutions qui vous permettront d’assurer une gestion collaborative du travail en toute efficacité, en tenant compte des disponibilités de vos associés.