Vous pouvez aussi préciser le lieu de la réunion, et si vos collaborateurs travaillent à distance, l’option d’appel vidéo s’offre à vous. Le programme de la rencontre se génère automatiquement et toutes les personnes concernées peuvent le consulter.
Découvrez en 8 étapes simples comment rédiger un ordre du jour de réunion parfait.
Du plus beau roman de littérature à la plus lourde des feuilles de calcul Excel, tout document important doit posséder un titre. Ainsi, pour rédiger un ordre du jour de réunion, vous devez commencer par cet élément. En le voyant, le lecteur doit immédiatement savoir qu’il se trouve devant un programme de meeting et comprendre quel en sera le sujet principal et l’enjeu.
Lorsque vous avez décidé de l’intitulé qui convient le mieux pour résumer votre rencontre, mettez-le en haut du document, en gras et en majuscule. Rassurez-vous, pour écrire un bon ordre du jour, vous n’avez pas besoin de vous compliquer l’existence. En entreprise, les termes simples et directs ont plus de cote et ils incitent mieux les participants à se présenter à la réunion.
Une rencontre professionnelle n’a lieu qu’en cas de nécessité, une raison à préciser au moment de rédiger un ordre du jour de réunion. Cet objectif principal constitue la ligne directrice et permet de déterminer les éléments essentiels à mettre dans votre présentation. Si ce dernier semble suffisamment clair, vous pouvez être certain que la prise de décision sera rapide durant l’évènement.
Tout comme le titre, le but de la réunion favorise le taux de présence. Un collaborateur qui découvre un meeting dans le calendrier partagé, en ouvrant l’application mobile Bitrix24, va d’abord se demander si sa participation est vraiment nécessaire. En effet, personne n’aime assister à une rencontre professionnelle qui aurait pu être remplacée par un message.
Vous devez ajouter une ou deux phrases en gras, juste après l’en-tête, assez explicites pour montrer aux invités que la réunion mérite le détour.
Pour rédiger un ordre du jour de réunion parfait, vous pouvez demander la contribution des autres. C’est une astuce utile pour vous assurer d’emprunter la bonne voie. Combiner l'expertise et les idées d’un éventail de parties prenantes accroît la probabilité de tout considérer et de discuter de l’essentiel.
Bitrix24 propose justement des moyens de chat rapides et efficaces à cet effet, vous pouvez organiser un brainstorming en un laps de temps. Par ailleurs, demander l’avis de vos collaborateurs sur certaines questions liées au meeting favorise leur implication, ils seront certainement flattés de savoir que leur point de vue compte.
Lorsque vous consultez vos collaborateurs, vous pouvez obtenir de précieux conseils sur la date, l’heure et le lieu de la rencontre. L’ordre du jour constitue aussi une convocation de réunion. Mettez bien en évidence l’adresse et le nom de la salle.
Trouver un timing qui convient à tous les participants n’est pas toujours une partie de plaisir. Heureusement, sur Bitrix24, vous avez la possibilité de voir les disponibilités de vos collaborateurs à travers l’agenda partagé. L’application propose aussi un outil de réservation des ressources pour vous aider à réserver facilement le matériel et les salles de réunion.
La prochaine étape pour rédiger un ordre du jour de réunion parfait consiste à définir les sujets en lien avec votre objectif. L’idéal c’est d’entamer par les aspects les plus importants et informatifs, puisqu’au début de la rencontre, l’attention des gens est à son maximum. Clôturez ensuite avec les sujets qui requièrent la participation pour réveiller tout ce beau monde.
Vous vous demandez comment présenter l’ordre du jour d’une réunion ? C’est très simple, décomposez votre meeting en points indépendants avec des objectifs suffisamment clairs pour donner une idée du planning. Cela permet aux participants les plus pertinents de se sentir impliqués. Pensez aussi à une approche nuancée, en utilisant par exemple divers formats comme les ateliers, discussions ou votes, pour atteindre les objectifs fixés.
Maintenant que vous connaissez les différents sujets à aborder, déterminez la durée de chaque sujet, et par la même occasion la durée totale de la rencontre. La longueur idéale d’une réunion se situe entre 30 et 60 minutes. Si votre événement doit mettre long, au moment de rédiger un ordre du jour de réunion, vous devez inclure des breaks pour bouger, s’étirer ou prendre une collation.
N’oubliez pas de prévoir un temps supplémentaire pour les questions. C’est généralement l’occasion pour les gens d’obtenir des éclaircissements sur des sujets prêtant à confusion. Ils peuvent aussi donner leurs propres opinions, suggérer des thèmes pour les futures réunions et apporter d’autres commentaires. Incluez cette rubrique à la fin de votre ordre du jour, de sorte que si finalement personne n’a de préoccupation, la rencontre s’achève plus tôt.
À présent, vous pouvez présenter les personnes attendues à la rencontre et définir leurs rôles (leader, partenaires, participants ou invités). Pensez aussi à ajouter le nom des responsables à chaque point à l’ordre du jour. Lorsque vous créez votre évènement sur Bitrix24 en remplissant le modèle ordre du jour réunion de travail, l’envoi des invitations s’effectue automatiquement.
Ainsi, chacun peut préparer sa participation, bien user du temps imparti à son thème et apporter sa pleine contribution. Sachez qu’un programme suffisamment clair favorise un climat de sécurité psychologique, propice aux échanges fructueux. Une bonne astuce consiste à contacter les invités à l’avance pour avoir une idée du temps nécessaire pour faire le tour de leur sujet. Cela vous met à l’abri d’éventuels problèmes d’organisation pendant la réunion.
Lorsque vous avez fini de rédiger un ordre du jour de réunion, demandez l’avis de vos collègues et relisez bien avant de l’envoyer. Certains pourraient vouloir ajouter d’autres points, cette dernière étape vous évite alors de devoir transmettre plusieurs versions.
Avec l’option Documents partagés de Bitrix24, vos collaborateurs peuvent directement consulter votre programme de réunion en ligne, cela facilite aussi grandement la tâche de relecture. Vous n’avez donc plus besoin d’envoyer des mails individuels pour qu’ils vérifient les erreurs.