Le management des risques est essentiel en gestion de projet, il permet d’identifier et d’adopter une bonne stratégie de réponses aux risques inhérents qui réduisent la probabilité d’atteindre les objectifs fixés. Pour qu’un plan de réponses soit efficace, vous devez définir les critères d’analyse des risques et faire une liste aussi complète que possible des menaces possibles. Les actions doivent être choisies selon la nature du projet et le degré de tolérance aux risques de l’entreprise.
Tout au long du projet, de nouveaux dangers peuvent être identifiés et les initiatives doivent être ajustées en conséquence. En utilisant un bon logiciel de gestion de projet, vous pourrez avoir une vue d’ensemble sur le déroulement du projet et veiller à l’application des mesures
Une stratégie de réponses aux risques est l’approche adoptée face aux dangers identifiés et quantifiés, afin d’éliminer leurs effets. Sa finalité peut être de réduire la probabilité de matérialisation des menaces, l’ampleur de leur impact, ou bien les deux en même temps. En fonction de ses objectifs, l’entreprise peut chercher à éviter le risque, l’accepter, le transférer, l’atténuer ou en tirer profit.
Une stratégie de réponses aux risques repose essentiellement sur le niveau de tolérance au risque de l’entreprise. Il s’agit du point au-dessus duquel l’organisation ne peut pas accepter un risque, et en dessous duquel elle le juge admissible.
Mettre en place une stratégie de réponses aux risques pour son projet est essentiel dès l’étape de lancement pour identifier, prévenir et limiter les potentielles menaces à sa réussite. L’entreprise peut dès lors anticiper leur traitement à travers des actions préventives et correctrices.
Une politique de management des risques efficace donne à la société une vision plus réaliste de son environnement et accompagne les dirigeants dans leurs prises de décision. C’est un véritable avantage concurrentiel qui permet de rassurer les investisseurs ou partenaires sur la situation de l’entreprise, ainsi que sur sa capacité à appréhender les menaces et de bien les gérer.
Pour identifier les risques inhérents à la conduite d’un projet, il faut faire une liste des dangers éventuels plus ou moins prévisibles qui peuvent affecter l’issue du projet. Ceux-ci incluent principalement l’aspect :
Les imprévus liés à l’organisation, à l’environnement et à la technologie doivent aussi être pris en compte.
Les 4 grandes étapes d’une analyse de risques incluent :
Pour traiter les éventuels risques d’un projet, on peut utiliser un plan qui définit des actions préventives ou des initiatives pour réduire l’impact des menaces. En supprimant les causes immédiates d’un danger, il est possible de le repousser. Ce peut être à travers l’augmentation des ressources ou l’embauche du personnel compétent.
Concernant les risques qui ne peuvent pas être supprimés, le mieux c’est de mettre en place des actions pour le rendre plus surmontable. Le meilleur moyen d’éviter une menace consiste à simplifier le projet ou à le réorienter pour adopter des alternatives moins risquées.
Pour mettre en place la bonne stratégie de réponses aux risques, il est important de bien les hiérarchiser et d’évaluer leur niveau de criticité à travers des échelles de cotation. Celles-ci incluent notamment la probabilité de réalisation du risque et sa conséquence. En fonction de la nature et de l’échéance de votre projet, vous devez définir différents niveaux pour ces variables.
En termes de conséquences, un risque peut par exemple être jugé :
Pour ce qui est du niveau de probabilité, il peut être :
Afin de définir les zones d’acceptabilité des risques inhérents à votre projet, vous devez combiner ces deux échelles de cotation et obtenir une matrice de décision. Cet outil sert à évaluer les risques et leur acceptabilité. Son utilisation peut considérablement varier d’un projet à un autre. Le retard de livraison d’un fournisseur pourrait par exemple être jugé catastrophique sur un projet, mais négligeable sur un autre.
Il existe différents types de risques dans la gestion de projet, ceux-ci peuvent être :
Tous les éléments générateurs de risques doivent être identifiés de façon aussi exhaustive que possible dès le début du projet. Cela doit se faire avec un groupe de travail composé de personnes retenues pour leurs compétences dans des domaines spécifiques. Une revue des accidents survenus sur des projets similaires peut s’avérer très utile pour gagner en temps et obtenir une liste de menaces fiable.
Avant le début de la séance de brainstorming, présentez et expliquez aux participants les critères d’analyse et les échelles de cotation (gravité et probabilité) qui vont servir à estimer les risques.
Une fois votre liste de dangers potentiels établie, chaque élément doit être analysé pour connaître son impact sur les délais, le budget et les spécifications techniques du projet. Pour concevoir une stratégie de réponses aux risques efficace, il est essentiel de se débarrasser du superflu.
Vous devez mettre de côté les risques non fondés et concentrer vos efforts sur les menaces réelles, susceptibles d’affecter le bon déroulement du projet. Ces dernières requièrent une attention constante, de même qu’un traitement et un suivi particuliers.
En utilisant la matrice de gestion des risques, vous pourrez hiérarchiser les dangers en fonction de leur degré d’acceptabilité pour le projet. Il s’agit de les examiner un par un, de déterminer leurs gravités sur une échelle de 1 (Négligeable) à 4 (Catastrophique). La probabilité de leurs occurrences s’évalue sur la même échelle, avec 1 pour Improbable, et 4 pour Très probable.
Essentielle dans le management des risques, cette étape permet de se focaliser sur les risques prépondérants, de préparer les meilleures stratégies de réponses à la gestion des risques, et de définir les initiatives à mener en priorité pour les maîtriser.
Après l’analyse des dangers potentiels, une stratégie de réponses aux risques doit être mise en place au cas par cas. Elle peut être négative (évitement ou transfert) ou positive (amélioration ou anticipation) selon que vous voyez le risque comme une menace ou une opportunité.
Voici 8 stratégies de réponses courantes à la gestion des risques :
Adopter une stratégie de réponses aux risques positive vous donne l’occasion d’apprendre, de grandir et d’améliorer votre projet. Les initiatives doivent être menées en fonction de la nature du projet, de votre degré de tolérance aux risques et des menaces réelles identifiées. Quelques fois, vous serez amené à inclure des approches positives et négatives dans votre plan de réponses aux risques.
Il est important que votre équipe, vos collaborateurs et les parties prenantes connaissent la stratégie de réponses aux risques pour que sa mise en place soit optimale. Cela permet de doter chaque individu du savoir-faire et de l’autorité dont elle a besoin pour surmonter les risques éventuels liés à ses responsabilités tout en veillant au respect des délais de l’ensemble du projet.
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Chaque stratégie de réponses aux risques possède des conséquences qui peuvent se révéler à travers des risques secondaires. En passant en revue votre plan de réponses aux dangers, vous pourrez aussi identifier des risques résiduels qui ont été difficiles à détecter la première fois. Ces menaces qui subsistent après la mise en œuvre de toutes les actions prévues devraient être convenablement documentées et communiquées aux parties prenantes.
N’hésitez pas à prendre les commentaires d’experts pour vous assurer d’avoir considéré toutes les éventualités. Tout au long du projet, continuez à réaliser des contrôles pour suivre les risques programmés et identifier tout risque supplémentaire. Vous devez sans cesse réajuster le portefeuille des dangers potentiels selon les nouvelles informations recueillies.
Cette mise à jour de la liste initiale des risques identifiés permet de réévaluer la criticité des menaces déjà connues, de surveiller l’application des actions engagées, d’apprécier leur efficacité, de contrôler le déclenchement des événements redoutés et leur impact.