La gestion de projet évolue en continue et avec les avancées technologiques, de nouvelles pratiques apparaissent. Les attentes des clients changent en permanence et de nouvelles méthodologies émergent pour être toujours plus efficace. Que vous soyez débutant en gestion de projet ou que vous souhaitiez connaître les possibilités des logiciels de gestion de projet basés sur le Cloud, il y a toujours des choses à apprendre. Si vous vous demandez « quels sont les avantages à utiliser un logiciel de gestion de projet basé sur le Cloud ? », cet article est parfait pour débuter.
La gestion de projet inclue la planification, le suivi et la réalisation des projets. Lorsque la gestion de projet a lieu sur le Cloud, le chef de projet et son équipe peuvent sauvegarder toutes leurs données, la communication, les tâches et les contacts sur un système en ligne sécurisé.
Utiliser un logiciel de gestion de projet sur le Cloud comporte plusieurs bénéfices :
Si vous recherchez un logiciel de gestion de projet sur le Cloud, assurez-vous qu’il possède les fonctionnalités suivantes :
Voici le principal avantage et aussi le plus évident des avantages des logiciels de gestion de projet sur le Cloud. Il s’agit du fait qu’il n’y a peu de manipulations à effectuer pour la mise en place. Contrairement aux logiciels traditionnels hébergés sur des serveurs qui nécessitent de télécharger des fichiers lourds et même d’installer du matériel informatique, les solutions Cloud vous permettent de ne pas avoir à gérer cette étape.
La plupart des logiciels de gestion de projet sur le Cloud sont accessible depuis un simple navigateur Internet. Toute l’architecture complexe du système informatique est gérée par le fournisseur sur des serveurs dédies. Votre administrateur n’a plus qu’à créer les comptes et paramétrer les droits d’accès pour que votre équipe puisse commencer à travailler. Certains fournisseurs facturent à l’utilisateur tandis que d’autres vous proposent des plans pour lesquels les utilisateurs sont inclus, cela permet de ne pas faire augmenter la facture à chaque ajout d’utilisateur.
Une fois vos équipes connectées, vous pourrez passer à la formation pour utiliser votre logiciel de gestion de projet de manière optimale. Heureusement, vous aurez probablement choisi un logiciel avec une interface simple ce qui rendra son utilisation plus simple. Pour des solutions techniques plus poussées, n’oubliez pas de consulter le Helpdesk ou le centre de formation souvent proposé par votre éditeur de logiciel. Sur ces sections, vous pourrez trouver des conseils et des guides pas à pas pour paramétrer certains outils.
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Au cours des dernières années, beaucoup d’entreprises ont pris la décision de passer sur des logiciels Cloud et la tendance n’a pas l’air de s’inverser. Une des raisons qui explique ce choix, c’est les coûts initiaux réduits par rapport aux solutions installées sur les serveurs de l’entreprise. Ainsi, pour beaucoup de TPE et PME, les logiciels Cloud représentent une solution beaucoup moins contraignante au niveau financier.
L’absence de matériel informatique à acheter, à installer et à paramétrer (comme les serveurs, le câblage et autres installations), représente une économie initiale considérable. Les logiciels Saas (basés sur le Cloud) permettent au lieu d’acheter un logiciel qui coute plusieurs milliers d’euros de payer quelques centaines d’euros chaque mois ce qui réduit encore les coûts initiaux d’un tel projet. Les éditeurs de logiciels proposent également une version d’essai ou des plans gratuits pour permettre aux utilisateurs de découvrir les fonctionnalités de leur logiciel. Ainsi vous aurez la possibilité de tester plusieurs logiciels pour trouver celui qui correspond le mieux à votre entreprise sans réaliser de dépenses inutiles.
En plus de cela, de nombreux fournisseurs de logiciels Cloud propose une assistance client inclue pour les utilisateurs des plans les plus complets. Avec cette assistance, vous n’avez plus besoin de gérer la maintenance et le dépannage du logiciel. Cela permet de réduire les coûts mais aussi de permettre à votre équipe de se concentrer sur leurs tâches.
Lorsque vous sauvegardez vos données sur un disque dur physique, vous prenez le risque de perdre vos données si ce périphérique de stockage a un problème. Avec un logiciel de gestion de projet sur le Cloud, si un employé perd son ordinateur ou son téléphone, vous pouvez facilement bloquer les accès depuis cet appareil et accéder aux fichiers sauvegardés sur le Cloud depuis un autre appareil. Les solutions Cloud proposent aussi un système de double sauvegarde de données pour limiter tout risque de perte de données.
Les logiciels Cloud bénéficient également des dernières mises à jour de sécurité fournies par l’équipe de développement. Cette sécurité qui est mise à jour en permanence est habituellement très coûteuse et compliquée à mettre en place pour les entreprises qui doivent gérer leur logiciel sur leur serveur. La sécurité des données hébergées sur le logiciel Cloud est assurée et l’accès sur chaque appareil l’est également. Sans logiciel adapté, la connexion au serveur d’une entreprise représente habituellement une faille de commune souvent utilisée par les pirates.
Les logiciels de gestion de projet basés sur le Cloud ont aussi l’avantage de faciliter l’accès au logiciel pour les équipes. Comme l’accès au logiciel est plus facile, à chaque fois qu’un de vos employés veut accéder au logiciel, vous gagnez du temps. Mis bout à bout, tous ces gains de temps vont vous faire gagner en performance. La seule chose nécessaire pour accéder à votre logiciel, c’est votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.
Sur ce type de logiciel, même si vos informations et vos données sont hébergées sur des serveurs externes, ce sont vos administrateurs qui en ont le contrôle. Ainsi, vous pouvez facilement restreindre ou rajouter des accès aux utilisateurs existants. De même vous pouvez ajouter de nouveaux utilisateurs lorsque vous avez de nouveaux employés. Il est même possible de créer des accès temporaires ou limités pour des collaborateurs externes qui auraient besoin de collaborer sur un projet avec vos équipes. C’est très pratique pour travailler avec les clients et les fournisseurs sur des projets ou leur intervention est nécessaire. Le fait que ce type de logiciel soit accessible aussi bien sur ordinateur que sur smartphone facilite énormément l’accès au logiciel.
Vous ne pouvez pas espérer que des projets complexes se déroulent sans difficultés. En tant que manager, vous avez surement dû constater que certaines décisions cruciales doivent être prises à des moments inattendus. C’est pour cette raison que les logiciels de gestion de projet Cloud doivent être le plus simple possible. Inutile de rajouter des difficultés supplémentaires à des projets déjà complexes à gérer.
Avec des outils traditionnels, être au bureau était indispensable pour participer et avancer sur le projet. Avec un logiciel sur le Cloud, ce n’est plus le cas. Même en déplacement, chez un client ou à la maison, vous pouvez aider votre équipe et avancer sur les projets juste grâce à une connexion internet.
Les logiciels de gestion de projet basés sur le cloud permettent souvent à chaque utilisateur de personnaliser leur menu, leurs favori et leur espace de travail afin de s’approprier davantage le logiciel. Cette personnalisation facile permet d’améliorer l’expérience utilisateur et de rendre encore plus efficace l’utilisation du logiciel en question.
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Un autre avantage indéniable des logiciels de gestion de projet sur le Cloud, c’est qu’ils permettent non seulement d’améliorer l’efficacité du travail sur les projets mais aussi la communication et la collaboration au sein des équipes.
L’exemple type de l’amélioration de l’efficacité, c’est la réduction impressionnante du nombre de mails envoyés en interne. Connu pour être un canal de communication peu efficace entre collègues, vous serez ravis d’apprendre qu’un tel logiciel fera que vous n’aurez presque plus besoin d’envoyer de mail à vos collègues. Entre les tâches, les documents partagés et la messagerie instantanée interne, vous aurez tout pour travailler plus efficacement.
Avec une solution mieux adaptée pour gérer les différents documents et contenus de l’entreprise, il sera plus facile de travailler ensemble. Au lieu de télécharger un fichier à chaque mail à chaque fois que vous apportez une modification, envoyez le lien d’un document partagé sur lequel vous pouvez tous travailler en même temps. Cela évite d’avoir plusieurs versions d’un document à gérer et de se tromper. De plus, vous pourrez toujours revenir facilement à une ancienne version grâce à l’historique des versions.
Les logiciels de gestion de projet sur le cloud permettent de gérer toutes les tâches sur laquelle votre équipe travail et de comprendre les dépendances entre chacune. Cela permet d’identifier le chemin critique et de savoir quelles tâches prioriser afin de garantir le succès d’un projet.
Les nombreuses options d’automatisation proposées par ces logiciels représentent aussi un moyen efficace de gagner en efficacité. En effet, les logiciels sont capables de gérer beaucoup de choses tout seuls une fois que vous avez paramétrer les déclencheurs et les actions à réaliser. Les employés peuvent alors se concentrer sur les tâches ou l’intervention humaine est réellement nécessaire ce qui représente un gain de temps mais aussi une augmentation de la valeur ajoutée des tâches sur lesquelles vous travaillez.
Les nombreux outils de suivi du temps et du personnel permettent de garantir une efficacité redoutable au sein des équipes. La comparaison des temps passés et des temps prévus permet d’analyser les tâches sur lesquelles votre équipe passe trop de temps. Vous pourrez alors facilement comprendre l’origine de la différence et prendre des mesures correctives si nécessaires.
Il est rare que tout un projet soit géré depuis un seul appareil. Ainsi, les meilleurs logiciels de gestion de projet sur le Cloud sont accessibles sur tous vos appareils connectés. Que vous soyez sur un site de construction ou en visite chez un client à l’autre bout de la ville, vous pouvez répondre aux emails, recevoir les notifications, attribuer des tâches et plus depuis l’application mobile à portée de main.
L’accès sur smartphone est particulièrement appréciable lorsqu’un projet à besoin d’une réponse rapide à un moment critique. Grâce aux notifications, vous pouvez suivre à tout moment si votre intervention est nécessaire. Bien sûr, vous pouvez aussi filtrer les notifications pour ne pas être dérangé lorsque vous avez débauché ou que vous partez en vacances.
Cet accès multiplateforme rend la collaboration beaucoup plus fluide. De plus, non seulement c’est pratique pour chacun des employés mais ça l’est aussi pour l’entreprise. En effet, en entreprise il est rare qu’il y ait un seul modèle d’ordinateur, et c’est alors parfois de longues heures de travail pour installer et paramétrer le logiciel sur chacun des postes de travail. Avec un logiciel Cloud, vous n’aurez pas ce problème-là : peu importe les caractéristiques de l’ordinateur, la seule chose nécessaire pour accéder au logiciel c’est une connexion internet et un navigateur Web d’installé.
Il n’est pas toujours facile de trouver les profiles nécessaires à votre entreprise dans votre région. Lorsque vous avez un logiciel de gestion de projet sur le Cloud, vous avez l’avantage de pouvoir profiter du télétravail plus facilement. Ainsi, vous avez plus d’opportunités car vous pouvez recruter des employés qui travaillent à distance.
C’est un des avantages de ce type de logiciel, ils sont à la fois utilisables au sein de l’entreprise mais aussi à distance. Si votre entreprise rend le travail sur site obligatoire mais que vous avez plusieurs sites alors c’est également à votre avantage puisque toutes les équipes pourront travailler sur le même logiciel et la même interface. Les coûts de formation et de paramétrages peuvent alors être fortement réduits et l’utilisation d’un logiciel au sein d’une même entreprise peut simplifier de nombreux processus.
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En gestion de projet, il n’y a rien tel qu’un aperçu fiable de la durée des tâches et d’avoir les moyens pour réduire la durée de ces tâches. Les entreprises qui ont la réputation de terminer leurs projets rapidement attirent souvent les clients. Les logiciels de gestion de projets sur le Cloud permettent à ces entreprises de réaliser le travail efficacement et cela les représentent des perspectives intéressantes pour leurs clients.
Visualiser la chronologie des projets et suivre chaque tâche pour estimer les temps des futures étapes permet de gagner beaucoup de temps dans la planification des projets. Avec une bonne planification, le projet a aussi des chances d’être achevé avec une échéance de temps de réduite. Pour cela, des outils visuels comme les diagrammes de Gantt peuvent illustrer la durée de chaque tâche sur le calendrier. Lorsque tout est synchronisé, vous et votre équipe pour suivre chaque changement en temps réel et être plus réactifs.
En utilisant à votre avantage les modèles et les outils d’automatisation proposés par ce type de logiciel, vous pouvez également travailler plus rapidement et plus efficacement. Certaines tâches chronophages seront en parallèles gérées par le logiciel ce qui résulte à d’importants gains de temps.
Désormais, vous savez que les logiciels de gestion de projet Cloud comporte plusieurs avantages, il ne vous reste plus qu’à trouver le logiciel qui vous correspond. Bitrix24 est utilisé par des millions d’entreprises danse le monde pour gérer efficacement les projets. Avec ses nombreuses fonctionnalités et ses tarifs attractifs, le logiciel de gestion de projet Cloud Bitrix24 a de nombreux atouts à faire valoir. Créez votre compte gratuit pour commencer à gérer vos projets comme un professionnel.