Les meilleurs logiciels de gestion de stock en 2023

Un logiciel de gestion de stock est un outil numérique qui aide les entreprises à gérer, suivre et contrôler leurs niveaux de stocks. Certains logiciels sont plus complets et permettent de réaliser encore plus de tâches. On vous dit tout sur ces logiciels dans cet article.

1. Les défis de la gestion de stocks

Nous l’avons évoqué plus haut, dans n'importe quelle sphère commerciale, de nombreux défis et situations désagréables liés à la gestion de stock peuvent survenir. Voici certains d'entre eux :

1. L’incapacité de localiser les stocks destinés à la vente. L'un des problèmes les plus courants est le suivi des colis client dans les entrepôts, qui doivent être expédiés dans les délais prévus. Dans le cas où la livraison des commandes est retardée pour des raisons de mauvaise gestion de stock, cela contribue généralement à une diminution significative de la réputation de l'entreprise auprès du client concerné.
2. Le processus d’inventaire. Il s’agit d’un recomptage du stock pour s’assurer que les stocks théoriques du logiciel sont bien ceux présents en réalité. Cette démarche est obligatoire et sert à corriger les pertes, les oublis et les erreurs lors d’envois et de réception. Pour qu’un inventaire soit fait correctement, il faut qu’aucune référence ne soit ajoutée ou retirée lors de la procédure. Un logiciel de gestion de stock permet de faciliter l’inventaire car des listings avec les positions et les quantités peuvent être imprimés, il ne reste plus qu’à vérifier les écarts éventuels.
3. La date d’expiration des produits stockés. Il s’agit d’un aspect supplémentaire à gérer pour éviter les pertes. Pour gérer les dates d’expiration, il faut souvent diviser le stock en lot et renseigner dans le logiciel les dates d’expiration. Au niveau de l’entrepôt, il faudra essayer de sortir les produits avec la date d’expiration la plus proche en premier, à condition que celle-ci ne soit pas déjà dépassée. Si c’est le cas, les marchandises invendues doivent être enregistrées conformément à la législation et aux règles comptables.
4. L’élargissement d’une gamme de produits. La mise à jour ou l'ajout de produits nécessitent une gestion efficace de tous les stocks. La mise à jour de la liste de stock et des informations d'expédition en l'absence de données peut entraîner des erreurs d'inventaire et de processus.
Lors des manipulations de stock, les gestionnaires doivent si possible vérifier le contenu des colis et leur intégrité. Ils doivent aussi renseigner les expéditions et les mouvements de stock sur le logiciel pour s'assurer que les livraisons sont à l'heure et que tout est en ordre.
5. Une gestion incorrecte. Pour éviter les problèmes, il est recommandé de tout faire à temps et selon les exigences avec un logiciel de gestion de stock : réception des colis; envoi; suivi.

2. Qu'est-ce que le stock ?

Le terme « stock » désigne tous les composants, matériaux et articles nécessaires utilisés dans la production. Le stock peut aussi inclure tous les consommables qu’une entreprise consomme pour son fonctionnement (du papier et des crayons par exemple sont aussi une forme de stock).

Afin de vous assurer que le produit est disponible en quantité suffisante pour éviter d'éventuelles pénuries, vous devez recourir à la gestion des stocks restants. En surveillant l'ensemble du processus, les spécialistes peuvent collecter des données importantes qui affectent l’ensemble du processus de production et de vente.

3. Quels sont les différents types de stock ?

Au sein des entreprises, il existe plusieurs types de stock. Voici les principaux types de stock :

• Les matières premières : il s’agit du stock le plus souvent acheté aux fournisseurs qui va être utilisé ou transformé pour la production.
• Les semi-finis ou les encours de fabrication : il s’agit de produits déjà travaillés mais non terminés qui doivent encore subir une ou des transformations avant d’être vendus.
• Les produits finis : ce sont les produits qui sortent des chaînes de fabrication et qui sont complètement terminés, prêts à être vendus.
• Les marchandises : ce sont les stocks de produits qui ne sont pas transformés par l’entreprise. L’entreprise n’y ajoute aucune valeur ajoutée, elle les achète et les revend à profit.
• Le stock des consommables : ce sont tous les produits qui servent à la production et au fonctionnement de l’entreprise mais qui ne sont pas eux même transformés pour être vendus.

4. Les différentes notions de stocks à gérer

• Le stock de sécurité est une réserve qui permet de faire face à des circonstances extraordinaires comme une augmentation imprévue de commande ou d’un retard de la part d’un fournisseur.
• Le stock d’alerte est le seuil auquel il faut déclencher le réapprovisionnement. Ce stock d’alerte n’est pas un stock à part mais un indicateur qui doit être déterminé et qui doit être supérieur au stock de sécurité.
• Le stock saisonnier permet d’anticiper les périodes de l’année où l’activité est plus forte. Grâce à ce stock prévu en amont, vous n’avez pas besoin de commander ou de produire plus pour pallier à l’augmentation de la demande.
• Le stock dormant regroupe toutes les références obsolètes qui ne peuvent pas être vendues. Cela a souvent lieu lorsque des pièces ont été légèrement modifiées ou que de nouvelles normes sont mises en vigueur.
• Le stock en transit représente tous les articles employés sans le processus de production ou ceux qui sont en cours d’acheminement, d’emballage, ou chez un sous-traitant.
• Le stock spéculatif est constitué lorsque vous achetez ou produisez des quantités supérieures à celles dont vous avez réellement besoin pour profiter de meilleurs prix ou d’un coût de production réduit.
• Le stock optimal représente l’équilibre parfait pour pouvoir assurer toutes les opérations de l’entreprise sans risquer la rupture de stock et sans générer de surcoûts.
• Le stock physique est le stock qui se trouve réellement dans l’entrepôt ou magasin.
• Le stock net équivaut au stock physique moins le stock nécessaire pour les commandes clients reçues qui n’ont pas encore été traitées.
• Le stock disponible regroupe le stock net et le stock des commandes passées auprès des fournisseurs qui n’ont pas encore été reçues.
• Le stock minimum est la quantité minimale de stock à toujours dans son entrepôt. Si votre stock d’alerte est bien choisi, vous devriez être réapprovisionné avant d’atteindre ce seuil.
• Le stock maximum est la quantité de stock à ne pas dépasser. Au-delà, cela pourra engendrer des problèmes de place, de trésorerie et de surcoûts et même parfois des pertes si les produits ont des dates de péremption.

5. Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion de stock ?

Adopter un logiciel de gestion de stock a plusieurs avantages. Tout d'abord, il permet de simplifier la gestion des stocks. Utiliser un tel logiciel permet de voir comment et où optimiser ses processus dans le but de réaliser des économies et d'éviter les problèmes.

Deuxièmement, un tel logiciel permet de gérer les commandes des clients et donc les besoins de stock à prévoir. Comme il est essentiel de respecter les délais de livraison des commandes clients, avoir une bonne visibilité permet d’y parvenir plus facilement.

Ensuite, vous pouvez passer des commandes aux fournisseurs. Comme vous avez un aperçu clair des besoins, il est plus facile de tout regrouper sur vos commandes pour gagner du temps et profiter de tarifs plus avantageux. Aussi, vous aurez l’aperçu des dates de livraison fournisseur que vous pourrez croiser avec les dates de besoin ce qui limite le risque de rupture de stock.

Enfin, un logiciel de gestion de stock améliore la prise de décisions. À l'aide de toutes les informations détaillées fournies, le responsable peut tout prévoir et planifier ses futures actions.

6. Quand faut-il utiliser un logiciel de gestion de stock ?

Un logiciel de gestion de stock doit être utilisé au quotidien pour qu’il soit réellement efficace. Il faut s’assurer que toutes les informations qui y sont présentes soient à jour. Les résultats d’un logiciel de gestion de stock sont encore plus notables si vous êtes dans l’optique d’optimiser les processus de travail. Un logiciel de gestion de stock peut être utilisé pour la comptabilité et l’analytique, connaître la disponibilité des marchandises, prévoir les pénuries, attribuer correctement le budget, et pour la recherche de matières premières et pour la fabrication de produits.

7. Quels critères étudier lors du choix d'un logiciel de gestion de stock ?

Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de stock, vous devez établir le budget et les besoins et fonctionnalités dont vous avez besoin. Ensuite, nous ne pouvons que vous conseiller de choisir un fournisseur fiable avec un excellent taux de service. N’oubliez pas la flexibilité pour que le logiciel puisse s’adapter à différents changements (nouvelles normes, hausse du nombre d’employés, changement de procédures internes…). L’intégration avec d’autres logiciels dans le but de tout centraliser peut aussi être très pratique.

En effet, la personnalisation et la facilité d’utilisation jouent également un rôle. Il est préférable de choisir un logiciel ou il est possible de personnaliser soi-même son logiciel pour qu’il réponde aux besoins de votre entreprise. Lorsqu’une version d'essai gratuite du logiciel est proposée, n’hésitez pas à tester le logiciel et le comparer avec ses concurrents.

7.1 Le coût

Le prix d’un logiciel de gestion de stock peut varier de 0 jusqu'à plusieurs milliers d’euros. Souvent, des options sont proposées comme la gestion des fournisseurs, l'entrepôt, l'inventaire avec l'assemblage des produits, les commandes client, la fonction de choix des méthodes d'emballage, d'expédition, de suivi des lots et en série. Bien sûr, le prix de votre logiciel dépend du fournisseur choisi mais aussi des options souhaitées.

Voici une estimation moyenne pour un logiciel de gestion de stock :

• Licence 175 €/mois
• Forfait de mise à jour et d’assistance ~80 €/mois
• Configuration ~ 750 €

7.2 Les intégrations disponibles

Un logiciel peut être efficace uniquement lorsque toutes les fonctionnalités de gestion des stocks, de comptabilité, de communication, de gestion commerciale et autres sont combinées. Cette combinaison d’outils assure la stabilité du processus, permet un gain de temps et permet aux différents services de collaborer efficacement. C’est ainsi qu’un ERP permet plus d'optimisation, de rapidité et d'universalité.

Par exemple, Bitrix24 est un logiciel abordable qui fonctionne bien et rapidement grâce au travail des développeurs. En plus de cela, il est accessible facilement (Mac, Windows ou Linux et bien sûr sur l’application pour smartphone). Les nombreuses intégrations de Bitrix24.Market permettent de rajouter un nombre impressionnant de fonctionnalités à un logiciel très complet.

7.3 La facilité d’utilisation

La facilité d'utilisation est également un aspect important à considérer. Introduire un logiciel de gestion des stocks en entreprise est déjà un changement bouleversant pour les employés, alors il faut qu’il soit simple à utiliser. La simplicité est une garantie que vous pouvez configurer votre logiciel et travailler dessus de manière fructueuse et responsable. Ainsi, tout sera en ordre : le budget et le stock nécessaire à la production, la réception des colis et des marchandises dans les entrepôts, la collecte et le traitement des informations importantes seront affichés au bon moment et aux bonnes personnes.

7.4 Réputation du logiciel

La réputation d’un logiciel est principalement construite par le contexte de la société qui fournit le logiciel et par son utilisation auprès des clients. Prenons l’exemple de Bitrix24 : depuis son lancement, la réputation de cette entreprise n'a jamais été ternie. Désormais, 12 millions d’utilisateurs mondiaux utilisent ce logiciel et le considèrent comme un des meilleurs choix. Le logiciel est à la fois abordable, fonctionnel, facile à utiliser et à personnaliser et a une bonne réputation auprès des clients, tous les prérequis sont réunis pour ce logiciel de gestion de stock en entreprise.

8. Le top 5 des logiciels de gestion de stock

8.1 Bitrix24

Le logiciel Bitrix24 fait partie des meilleurs logiciels de gestion des stocks de cette liste. Plus de 12 millions d'utilisateurs font confiance à ce logiciel et nombreux sont ceux qui laissent un avis positif. Bitrix24 permet aussi de gérer et suivre les différents flux de travail. Les développeurs ont accompli un réel travail pour développer le module de gestion de stock qui est aussi associé aux boutiques en ligne. Ce logiciel peut être hébergé sur le cloud ou sur votre serveur.

8.2 Oracle NetSuite

Depuis 2012, cette société se positionne en tant un professionnel dans son domaine qui coopère avec des entreprises créatives et ambitieuses dans le but d'améliorer leurs méthodes de travail, leurs rapports, leurs flux de trésorerie et leur préparation à divers défis du quotidien. La suite fait emploi un système ERP pour effectuer le travail considéré comme la solution de gestion de stock, qui contribue au fonctionnement efficace et au développement des entreprises.

8.3 Zoho

Pour Zoho Corporation, les logiciels de gestion des stocks sont aussi bien une passion qu’un métier. Les employés de l'entreprise travaillent constamment à la création de logiciels accessibles sur Windows et Apple. Souvent doté de nombreuses intégrations comme Microsoft 360, Google Maps et autres produits qui peuvent être utilisés pour résoudre des tâches commerciales complexes.

8.4 Upserve

L’outil Upserve est d’abord conçu pour gérer des restaurants de toutes tailles. Le programme permet de gérer de nombreuses informations comme les stocks, les paiements, les livraisons mais aussi le matériel du restaurant. Le système de caisse et de paiement permet de mettre en forme les statistiques afin de mieux suivre la performance de l’entreprise.

8.5 InFlow

InFlow est un logiciel de gestion de stock utilisé par plus de 40 000 entreprises. Les fonctionnalités du logiciel incluent la gestion des stocks mais aussi la gestion des achats et des réceptions. Le programme est compatible avec la lecture des codes-barres et s'intègre à plus de 95 plateformes qui accompagnent votre entreprise.

9. Comment l'ERP aide-t-il à la gestion de stock ?

Un système ERP permet aux entreprises de gérer leurs activités de manière centralisée sur seule plateforme (comme Bitrix24). L’ERP est considéré comme solution de gestion des stocks efficace qui fournit des informations complètes sur les produits fabriqués ou vendus en temps réel. Ce type de logiciel aide au développement, à l'expansion de l'entreprise et fluidifie le processus de travail et l'approvisionnement des chaînes de production.

Voici quelques avantages de l’ERP mis en évidence :

• Transparence de la chaîne d'approvisionnement. Ce système peut synchroniser les informations sur les produits, ses commandes et ses livraisons.
• Contrôle de la qualité. Ce système, en tant que logiciel de contrôle des stocks, permet de vérifier les dates de production, les marquages, de lire les étiquettes avec codes-barres à l'expédition et à la réception, ainsi que des informations plus détaillées sur la sûreté et la sécurité des produits.
• L'ERP à chaque étape de la gestion des stocks effectue une revue analytique pour identifier et améliorer l'efficacité en termes de rapidité et d’optimisation des dépenses.
• L’ERP permet d’augmenter l’exactitude des calculs. Les marchandises sont vérifiées et les personnes concernées sont informées des pénuries, excédents, stocks obsolètes, de leur renouvellement et réapprovisionnement. Il y a également un suivi des mouvements des produits entre les entrepôts et chez les fournisseurs et clients pour savoir où se situe votre stock.
• Amélioration de la qualité des rapports. Avec des données plus précises, vous avez des rapports qui contiennent tout ce qu’il faut savoir. Lors d’un échange par exemple, vous connaîtrez l’origine de la non-conformité, quel produit était concerné et lequel a été envoyé en échange. C’est un outil indispensable pour le suivi de la performance.
• L’inventaire. Il permet de compter les cycles et de réaliser un véritable audit de la comptabilité des matières, des produits et des différents stocks et de leur utilisation.
• Avec un ERP, la planification et l’organisation d’un inventaire est plus simple. Le suivi des marchandises et de tous les mouvements dans les entrepôts est enregistré. Ainsi, vous pouvez facilement planifier avec plus de précision et calculer la quantité précise de stock nécessaire.

10. Comment peut-on améliorer sa gestion de stock ?

1. Paramétrer sur son logiciel de gestion de stock le réglage stock de sécurité pour éviter les ruptures de stock. Effectuer le calcul de stock optimal est aussi conseillé pour répondre aux demandes du client et éviter les surcoûts sans créer de produits qui risquent d’être invendus.
2. Rester flexible. La flexibilité est nécessaire dans toutes les situations, pour être capable de s’adapter et de prendre des décisions en fonction du contexte.
3. Comprendre la chaîne d'approvisionnement pour éviter les problèmes et faire avancer le processus. Une meilleure compréhension des flux augmente aussi les chances de clients satisfaits.
4. Se débarrasser des produits périmés et obsolètes qui représentent un gaspillage d'espace et d'argent.
5. Choisir et mettre en place un bon logiciel de gestion de stock comme Bitrix24.

11. Qu'est-ce qu'une mauvaise gestion de stock ?

Une mauvaise gestion de stock peut avoir les effets suivants :

1. Des opportunités de vente manquées. Dans le cas d’une boutique en ligne qui affiche les produits disponibles, si un client constate que le produit souhaité n’est pas disponible, il peut décider de s’en passer ou de se le procurer ailleurs.
2. Impossibilité de transférer des stocks. Cela peut entraîner une grave confusion et une interruption complète du travail, ce qui peut faire attendre le client pendant une longue période en cas de force majeure.
3. Un manque ou un surplus de stock peut entraîner un retard dans le processus de fabrication et des coûts supplémentaires importants. À l’inverse, un excès de marchandises est également indésirable, car il ajoute des coûts de stockage parfois élevés et peut engendrer un manque d'espace d’autres marchandises.
4. De mauvaises relations avec les clients. En cas de manque de stock de marchandises, cela peut avoir pour conséquence la perte de confiance entre le vendeur et le client. Si jamais ce client arrive à trouver le produit souhaité ailleurs, il risque de ne plus revenir vers vous.

12. Gestion de stock multi-sites

La gestion de stock multi-sites fait référence à un système utilisé par les entreprises pour suivre et gérer les processus d'inventaire au sein de plusieurs emplacements.

Un logiciel de gestion de stock multi-sites fournit généralement une vue unifiée du stock sur tous les sites, permettant aux organisations de surveiller et de gérer leur inventaire plus efficacement. Le multi-emplacement est disponible pour les entreprises de différentes tailles et peut-être implanté via le logiciel de gestion de stock Bitrix24.

13. Analyses et Rapports

L'analyse est importante pour les rapports de vente, l'analyse de la rotation des stocks, les pénuries, la demande, etc. Le logiciel de gestion de stock Bitrix24 effectue des analyses analytiques rapides en collectant et en regroupant les données et en créant le résultat sous forme de graphiques/tableaux/diagrammes statistiques.

14. Support client et formation

Bitrix24 Ltd est toujours là pour aider ses clients. Vous pouvez nous contacter et nous envoyer votre demande via la section Support24 au sein de votre messagerie instantanée d’entreprise. Vous serez alors mis en contact avec nos meilleurs spécialistes. De plus, Bitrix24Help contient de nombreux documents et articles pour vous aider à prendre en main votre logiciel.