Le développement d’une stratégie de marketing nécessite une organisation bien pensée. Les diagrammes de Gantt sont couramment utilisés dans la gestion de projets. Ils constituent l'une des méthodes les plus efficaces pour afficher des activités, des tâches et des événements en les rapportant aux repères de temps. En d’autres termes, il s’agit principalement d’un calendrier des tâches interactif, que se partage toute une équipe. À gauche du diagramme de Gantt figure une liste d'activités, et sur la barre du haut se trouvent les éléments de chronologie, orientés de la gauche vers la droite. Chaque activité est représentée par une barre indiquant la date de début, la durée et la date de fin. En somme, un diagramme de Gantt indique les tâches à accomplir et les délais impartis pour le faire.
Le premier diagramme de Gantt a été conçu vers 1890 par Karol Adamiecki, un ingénieur polonais qui dirigeait une aciérie dans le sud de la Pologne et qui s'est intéressé aux idées et aux techniques de gestion. Ce premier diagramme ne portait pas encore son nom actuel, bien évidemment, mais il constituait déjà un calendrier des tâches dont s’est par la suite inspiré Henry Gantt.
Ce dernier était ingénieur et consultant en gestion aux Etats-Unis. En s’appuyant sur les travaux d’Adamiecki, il choisit de développer sa propre version du calendrier des tâches. Ce premier modèle de diagramme de Gantt a été largement popularisé dans le monde occidental. C’est la raison pour laquelle ce type de calendrier de gestion porte aujourd’hui le nom de diagramme de Gantt.
A l’époque des deux créateurs de la solution, Gantt et Adamiecki, ces calendriers de gestion des tâches étaient conçus à la main. Par conséquent, à chaque fois qu’une modification intervenait dans le projet, il fallait retoucher ou redessiner le diagramme. L’utilité de la solution était donc encore limitée. Comme chacun sait, les projets ont la fâcheuse habitude d’évoluer plusieurs fois au cours de leur conception et surtout, de leur mise en œuvre.
Aujourd’hui, la méthode Gantt a fait son chemin. Les modèles de diagrammes de Gantt peuvent être créés et modifiés bien plus facilement à l’aide de logiciels de gestion de projet.
Les tableaux de Gantt se révèlent très utiles dans de nombreuses situations de gestion, mais pour autant, ils ne sont pas parfaits. Pour les utiliser au mieux, il faut savoir quels sont les avantages et les inconvénients des diagrammes de Gantt, et surtout, quelles sont leurs limites. L’important est de faire le bon choix pour chaque projet. Pour vous permettre de savoir si la méthode de Gantt est adaptée à vos objectifs, nous vous proposons une analyse des avantages et des inconvénients de ce type de tableaux.
Ces tableaux vous offrent une vue d’ensemble du calendrier de votre projet, grâce aux jalons du diagramme de Gantt. Il s’agit en quelque sorte d’une carte à suivre, d’une sorte de navigateur, qui vous permet de visualiser toutes les étapes du projet. Votre équipe sait quelle direction elle doit prendre et quelles sont les tâches à accomplir, les unes après les autres. Elle est aussi informée des délais dont elle dispose pour atteindre les objectifs qui lui sont fixés. Les diagrammes de Gantt informatisés permettent de partager le calendrier des tâches avec l’ensemble des personnes impliquées dans le projet et donc de mieux gérer votre personnel et vos ressources. Le suivi scrupuleux des jalons du diagramme de Gantt vous garantit que tout se déroule comme prévu.
La méthode de Gantt vous permet aussi de mettre en évidence les relations entre les tâches successives. De cette manière, toute la démarche prend sens pour vos collaborateurs. Il leur est possible de percevoir l’interdépendance des actions et de comprendre comment chaque étape affecte et conditionne les suivantes. Il est ainsi plus facile d’identifier les problèmes et de les résoudre, même avant qu’ils ne se produisent. Le diagramme de Gantt est donc un excellent outil d’anticipation. Il permet par ailleurs d’affecter les tâches à des collaborateurs précis, de manière à optimiser la gestion des ressources humaines. La charge de travail des employés est mieux équilibrée, puisqu’il est aisé de repérer les collaborateurs ou les équipes surchargés. Grâce aux solutions informatiques, il est facile de réaffecter les tâches selon les besoins.
Bien que les diagrammes de Gantt soient d’une grande utilité et qu’ils présentent d’indéniables avantages, ils ne sont malheureusement pas totalement dépourvus d’inconvénients. Vous trouverez ci-dessous certains des obstacles auxquels les utilisateurs sont souvent confrontés.
La création d’un tableau de Gantt prend du temps. Il n'est pas possible d'établir un diagramme de ce type du jour au lendemain. Surtout si vous utilisez un tableur Excel, il vous faudra un certain temps pour mettre en forme votre travail selon la méthode de Gantt. Même si vous utilisez un modèle, vous devrez peut-être procéder à des ajustements pour l'adapter aux besoins spécifiques de votre équipe.
Que vous utilisiez un diagramme de Gantt par tâche ou par heure, la solution se révèle souvent plus efficace durant la phase de planification que durant la phase de réalisation. Le plus souvent, lors de cette seconde étape du projet, mieux vaut passer à un autre outil ou se servir d’une autre plateforme, le diagramme de Gantt se révélant peu souple et peu satisfaisant lors de la gestion des tâches quotidiennes. Le recours à plusieurs solutions informatiques ou plusieurs tableaux différents peut par conséquent se révéler source de confusion pour votre équipe.
Le diagramme de Gantt est souvent peu adapté à l’ajout de détails supplémentaires, pourtant nécessaires lorsqu’on passe à la phase d’exécution. Il n’est pas rare que cela mène au chaos, alors qu’il s’agissait initialement de structurer les tâches et leur attribution au sein d’une équipe. Veillez toujours à ne pas transformer votre diagramme, clair à l’origine, en un fouillis dans lequel vos coéquipiers se perdent.
Pour créer un diagramme de Gantt, il est indispensable de procéder par étapes. Le tableau est relativement facile à concevoir, surtout lorsqu’on dispose d’un outil dédié. C’est plus laborieux lorsqu’on se sert d’un autre type d’outil, plus courant, comme un tableur. Les logiciels spécialisés, en tout cas, vous permettent de saisir les différentes tâches qui doivent être effectuées et de leur affecter une durée. De cette manière, vous obtenez un calendrier des tâches.
Dans l’idéal, vous allez pouvoir saisir l’heure de début et de fin à côté de chacune des étapes du projet. Tous les collaborateurs impliqués dans ce travail pourront accéder à la table et sauront ainsi à tout moment quelle tâche leur est confiée. Il vous sera facile de suivre l’avancement des travaux. Les diagrammes de Gantt permettent aussi de saisir les étapes d’un projet. Il s’agit donc d’une manière relativement élaborée de planifier et de gérer différents travaux. La méthode de Gantt est idéale pour tous les projets clairs et structurés. Il est possible de réaliser des diagrammes de Gantt par heure ou des diagrammes de Gantt par tâche.
Comme nous l’avons vu, il est possible de créer un diagramme de Gantt avec n’importe quel tableur ou logiciel permettant la création de tableaux. Néanmoins, cette solution est loin d’être la plus efficace. Elle est même peu adaptée à la méthode de Gantt. C’est pourquoi il vaut mieux utiliser un logiciel spécifique, par exemple Bitrix24, qui vous permet de réaliser gratuitement des diagrammes de Gantt par tâche ou par heure.
La plupart des solutions offrant une fonction de création d’un diagramme de Gantt sont soit utilisables en local, au bureau, sur un PC, ou alors directement en ligne, par le cloud. La création du tableau de Gantt peut se faire selon deux entrées : par tâche ou horaire. A vous de déterminer quelle solution vous convient le mieux. Certains préfèrent établir leur diagramme de Gantt une fois que les tâches sont clairement définies au sein des équipes, mais grâce aux solutions en ligne, il est souvent plus rapide et plus facile de se servir du diagramme durant les réunions de travail ou de planification. Les différents jalons du diagramme de Gantt peuvent ainsi être directement reportés, dès que les décisions sont prises et que les contours du projet se dessinent.
Une bonne gestion de projet comprend inévitablement la gestion des tâches. C’est pourquoi il est intéressant de choisir un outil permettant de créer des tâches personnelles, mais aussi des tâches de groupe, ou encore d’automatiser le travail, lorsque les missions sont répétitives. Pour que rien ne soit oublié, vous trouverez dans la plupart des logiciels ou applications dédiées à la gestion de projet des listes de contrôle pratiques et des fonctionnalités visant à l’automatisation des flux de travail.
Dans Bitrix24, vous pouvez créer un nombre illimité de projets. Avec les diagrammes de Gantt en ligne et la planification du travail des employés, vous pouvez affecter un certain nombre d'heures ou d'employés à des projets et suivre le temps qu’ils y passent. Le compteur des tâches a été pensé pour vous permettre de suivre en direct l’avancement des missions. Vous savez ainsi toujours où en est votre équipe et comment progresse votre projet.
Bitrix24 vous permet de créer ces tableaux facilement et gratuitement en ligne. En 30 secondes, vous disposez d’une solution prête à l’emploi, bien plus performante que d’autres outils et tableurs. Vous pouvez ainsi choisir parmi l’un de nos modèles. Vous disposez d’une fonction de zoom et pouvez changer l’échelle de temps. La création de diagrammes de Gantt n’est pas limitée et vous avez donc la possibilité d’en concevoir autant que vous voulez : pour vous-même, pour vos collaborateurs ou collègues, pour différents projets auxquels vous participez ou que vous dirigez.
Mais Bitrix24 a bien d’autres avantages. En tant que gestionnaire et calendrier des tâches, cette solution conviviale ne se limite pas à la création de graphiques. Vous disposez de listes de tâches, vous pouvez les classer, les filtrer, élaborer des listes de contrôle, automatiser des tâches récurrentes, et bien plus encore. Bitrix24 vous aide aussi à évaluer le temps consacré aux différentes missions et donc à établir des devis et des factures.
La meilleure solution pour un calendrier des tâches de type diagramme de Gantt consiste en un hébergement dans le cloud. Si vous choisissez Bitrix24, vous aurez l’assurance d’une procédure parfaitement sécurisée, utilisant le protocole SSL. Les données internes de votre entreprise sont toujours bien protégées, tout comme les mots de passe des utilisateurs autorisés.
Bitrix24 vous permet aussi d’inviter des clients, des travailleurs indépendants ou des sous-traitants et de collaborer avec eux grâce à une plateforme sécurisée, efficace et simple à prendre en main. Point important : Bitrix24 est conforme à la RGPD et s’engage à respecter les directives du règlement de base sur la protection des données.
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