Un calendrier permet de planifier des événements entre différentes personnes. Il est souvent simple de planifier des événements au sein de l'entreprise car nous avons accès à l’agenda de nos collègues sur le calendrier. Cependant, les réunions sont très souvent avec des clients ou partenaires qui ne font pas partie de l’entreprise. C’est pourquoi, le calendrier Bitrix24 permet d’inviter des personnes externes grâce à sa fonction « Inviter une personnes externe ».
Tout d’abord, créez l’évènement auquel vous souhaitez inviter des personnes. Renseignez-y toutes les données nécessaires et puis dans l’onglet « Participants », déterminez les employés qui participeront. Ensuite, vous avez la possibilité d’inviter des personnes externes. Cliquez sur l’option « Inviter une personne externe, dans le formulaire qui s’ouvre, renseignez l’email, le nom et prénom de la personne et cliquez sur « Inviter ». Cette étape ajoute la personne à la liste des participants mais ne l’invite pas, il faut appuyer sur « Enter » après avoir sélectionné la personne externe afin de confirmer l’envoi de l’invitation (la personne sera alors écrite en jaune). Si la notification de réponse du participant à l'événement est activée, vous saurez s'ils ont confirmé la réunion ou non. Enfin, n’oubliez pas de sauvegarder.
Pour en savoir plus sur les invitations par mail à partir du calendrier Bitrix24, cliquez ici.