On est à l’ère du numérique et le management traditionnel se voit bousculé par le management digital. Ce changement n’est pas toujours facile à appréhender et nombreux sont ceux qui se trouvent en difficulté, surtout dans le cadre de la gestion d’équipe. Un problème relativement nouveau, auquel les managers peuvent se heurter : la gestion à distance. Afin de vous aider dans la gestion d’équipe à l’ère du digital, nous vous proposons 12 conseils que vous pouvez appliquer pour un management réussi.
Qu’il s’agisse de techniques de management traditionnel ou de management plus moderne, la base, ce sont les objectifs. Sans objectifs, le management ne pourra pas avoir lieu. Nous conseillons donc de les définir à l’avance et de mettre en place les moyens nécessaires pour les atteindre. En ce qui concerne les moyens, il y a bien sûr l’équipe, mais il y a aussi les outils, les formations, etc. Afin de proposer une bonne gestion d’équipe, tout le monde doit être au même niveau de connaissances, surtout au sein d’un même, et tout le monde doit être apte à atteindre les objectifs fixés. Si certains n’y arrivent pas, vous pouvez considérer leurs difficultés et les orienter. Parfois, afin qu’un collaborateur vole de ses propres ailes, il faut être en mesure d’investir un peu de temps et d’argent dans son accompagnement. Vous pouvez donc fournir les atouts nécessaires pour réussir.
Quand les objectifs sont définis, il est bon de mettre en place les indicateurs de performances ou KPI. Ces derniers permettront de suivre l’évolution de l’équipe, de la qualité, de la productivité, et autres points liés aux objectifs. Les indicateurs de performance sont également très importants, surtout dans le cadre d’une gestion d’équipe à distance, car vous ne pourrez pas suivre votre équipe sur le terrain.
Il est important de s’équiper d’outils modernes et surtout d'outils de partage d’informations en temps réel afin de mieux assurer la gestion d’une équipe de travail. Nous conseillons un outil pour les KPI, un outil pour la communication, un outil pour le reporting, etc. En bref, vous avez besoin d’avoir accès à tout, afin de mieux agir en conséquence, surtout en cas de problème. Et il ne s’agit pas seulement de vous. Il est essentiel également que votre équipe dispose des outils nécessaires pour travailler dans les meilleures conditions. Pour une gestion optimale, il faut que les outils soient bien sécurisés, surtout dans le cadre d’un management à distance. Chez Bitrix24, nous proposons tout cela en un seul endroit.
Les trois premiers conseils sont des classiques du management. Maintenant, concentrons-nous sur le management digital. La difficulté avec cette nouvelle forme de gestion d’équipe, c’est qu’elle éloigne le manager de ses collaborateurs. Cette distance physique, si elle est mal appréhendée, peut créer un fossé entre les deux parties et fragiliser la structure de l’entreprise. Le manager ne sait plus que fait son équipe, ce qu’il en est de l’évolution du travail, de la montée en compétences, etc. Dans le monde digital par contre, on mettra l’accent sur la liberté et le fait d’être autonome. Les collaborateurs souhaitent souvent avancer dans leur travail sans trop d’interruptions donc il est important de programmer votre communication au maximum : souhaitez-vous faire des points quotidiens ou hebdomadaires ?
Afin de tout cadrer, nous vous conseillons de définir la fréquence des échanges officiels, les points qui seront abordés systématiquement et ce que vous attendez de votre employé. Les comptes-rendus permettent de se souvenir, s’il est nécessaire, que l’on est encore régi par le management d’équipe. C’est également une façon de responsabiliser vos employés. Il est également important, dans le cadre d’une gestion d’équipe à distance, que chacun sache vers qui se tourner en cas de problème.
Ce point rejoint un peu la communication dont on a parlé précédemment. A distance, la tentation est forte de talonner vos collaborateurs de près. Cependant, vous avez les outils pour suivre l’évolution du projet, vous avez mis vos employés sur les rails lors de leurs débuts, vous leur avez communiqué un planning et vous leur demandez un compte rendu régulier. Maintenant, vous pouvez leur laisser la marge de manœuvre qui leur permettra de s’épanouir dans leurs domaines d’activité respectifs. Si toutefois il y avait des manquements parmi votre équipe, ceux-ci deviendraient rapidement apparents et vous pourriez alors intervenir..
Sachez que le fait de passer au management digital ne veut pas dire que vous n’avez plus rien à faire. Un manager, à l’ère du numérique, est plus un coach qu’un superviseur. Nous vous encourageons à coacher votre équipe fréquemment pour que vos collaborateurs puissent être à jour sur les nouveaux objectifs, sur les indicateurs de performances, sur les résultats, sur les outils, etc. Cela permet également de réaliser une gestion d’équipe multidisciplinaire. Le coaching peut se faire à distance. Plusieurs moyens sont à votre disposition pour réaliser cela en citant par exemple les conférences vidéo. Vous pouvez également créer un groupe de discussion sur les réseaux sociaux ou autre pour échanger en toute aisance avec votre équipe.
L’humilité est importante lorsqu’il s’agit de leadership et de gestion d’équipe. Un manager est un membre d’une équipe bien qu’il soit le pilote principal. Les managers peuvent aussi faire des erreurs et lorsque c’est le cas, il est important d’accepter ses responsabilités et de montrer l’exemple.
Il est important que l’humanité soit présente dans les échanges. Certes, la communication sera digitalisée, mais cela ne vous empêche pas de communiquer humainement avec votre équipe. Même lorsque vous êtes débordé ou enseveli par vos mails, quand vous échangez avec l’équipe, faites comme si vos collaborateurs étaient avec vous. Lorsque vous envoyez un mail par exemple, vous pouvez prendre le temps de leur demander comment ils vont, comment s’est passée leur journée, etc. Vous pouvez être adepte des formules qui font plaisir comme « s’il vous plaît » ou « merci, bon courage à tous », etc., surtout que certaines messageries proposent la saisie intuitive et cela vous prend très peu de temps mais fait son effet auprès de vos interlocuteurs.
N’hésitez surtout pas à encourager votre équipe à s'exprimer, qu’il s’agisse de questions ou de nouvelles idées. Notez qu’à distance, il est possible que votre équipe se sente plus à l’aise pour s’exprimer. Si vous proposez un canal de communication ouvert, la gestion n’en sera que meilleure. De plus, encourager vos collaborateurs à partager leurs ressentis permet de les faire grandir également. Un point en plus pour la gestion d’équipe multidisciplinaire.
Le digital n’est pas la mort du management traditionnel. Au contraire, ce sont deux choses complémentaires. La gestion d’équipe peut se faire à distance, mais ne négligez pas les communications physiques pour autant. Afin de garder votre équipe soudée et pour rappeler la hiérarchie et le cadre de travail professionnel, vous pouvez toujours organiser des réunions. Cela peut être hebdomadaire ou mensuel par exemple. L'important, c’est que, dans la mesure du possible, vous rencontriez vos collaborateurs pour échanger en personne avec eux. De nouvelles idées peuvent émerger lors de ce genre de réunion. Certains blocages pourraient être résolus facilement lors d’un face à face.
Lors de la gestion à distance, il est important pour un manager d’anticiper sur sa façon de recadrer si le besoin se présente. Quelle communication choisirez-vous lorsque vous repérerez des failles ? Que se passera-t-il si celles-ci sont répétées ? Ce n’est pas toujours évident de travailler à distance et nous pensons qu’il est important de prendre en compte les circonstances dans lesquelles le travail se fait. Y a-t-il des conditions que votre employé doit subir, par exemple ? Cependant, il nous semble primordial de faire preuve de fermeté et d’avoir des limites claires et bien établies. Nous avons à notre disposition les outils nécessaires pour jauger de l’efficacité de chacun. Si un hic est repéré, nous vous encourageons à entamer une communication ouverte avec la personne concernée et de préciser vos attentes de façon explicite. Si aucun effort n’est détecté par la suite, vous agirez alors selon les règles que vous aurez présentées.
Management traditionnel ou management digital, la motivation de l’équipe est primordiale. Oubliez le fait que votre équipe se trouve dans un environnement qui leur est favorable. Oubliez le fait que vos collaborateurs travaillent à leur aise. Gardez en tête qu’il s’agit d’un travail et que le travail n’est pas toujours amusant. Pour une meilleure gestion d’équipe à distance, soyez créatif et animez votre équipe. Il y a maintes façons de procéder : organiser des challenges, envoyer des communications personnalisées, etc.
Fort de ces conseils, n’oubliez surtout pas d’avoir confiance en vous et en vos moyens. Une communication authentique et des objectifs communs peuvent consolider toutes les équipes.