Le management visuel est une technique de gestion d'entreprise qui permet de communiquer des informations importantes sur un lieu de travail. Il s'agit d'un système d'affichage d'informations, de contrôles visuels, d'étiquettes et de panneaux, de codes de couleur et d'autres marquages qui remplacent des instructions écrites.
Pour intégrer le management visuel dans votre processus de travail, vous avez besoin d'un outil spécifique. C'est là que le tableau Kanban visuel entre en jeu. La principale utilité du tableau Kanban est de rendre le processus de travail plus transparent.
Ainsi, les chefs de projet peuvent agir en conséquence dès que survient un problème qui empêche ou retarde l'avancement des tâches en cours. De plus, ils sont en mesure de suivre l'évolution du flux de travail dans les temps impartis et de prendre des décisions optimales pour l'améliorer constamment.
L'un des avantages les plus importants de l'utilisation d'un tableau Kanban est sa capacité à aider les équipes à comprendre comment elles passent et gèrent leur temps.
Les tableaux Kanban offrent plusieurs moyens pour suivre la productivité et les performances et aident les membres de l'équipe à identifier les zones problématiques.
Les équipes peuvent dès lors résoudre les problèmes efficacement au fur et à mesure qu'ils se présentent, introduire des améliorations continues et fournir en permanence des produits ou des services de haute qualité, le tout sans perdre de temps sur des tâches secondaires et en restant toujours centré sur les objectifs principaux définis sur le tableau Kanban.
Votre équipe passe probablement beaucoup de temps à fournir des mises à jour de statut via des réunions, des messages ou des rapports, ce qui ralentit les efforts qu'ils fournissent et les rend moins efficaces dans le travail réel qu'ils doivent accomplir.
En général, sur le tableau Kanban original, les tâches se présentaient sous la forme de notes autocollantes et ne contenaient que les informations les plus importantes. Toutefois, avec l'émergence du tableau Kanban numérique, les membres de votre équipe sont en mesure de tout partager entre eux sur une plateforme unique.
L'information est plus accessible, ce qui réduit le temps qu'un membre de l'équipe passe à poser des questions, à assister à des réunions ou à fournir des rapports de suivi à la direction.
L'amélioration de l'efficacité du travail par l’élimination de la surcharge est un élément recherché dans l'évolution des processus de travail de toute entreprise. Le système de management visuel Kanban peut aussi vous offrir quelques améliorations dans ce domaine.
Vous pourrez définir des limites de travaux en cours afin de restreindre le nombre d'éléments en cours à un moment donné. Cela permet aux membres de votre équipe de concentrer leur attention sur l'achèvement de leur travail en cours avant de commencer de nouvelles tâches, ce qui réduit le problème du changement de contexte (multitâche).
En conséquence, vous bénéficierez d'un débit de travail plus élevé et d'une meilleure qualité de travail pour votre client final.
La visualisation de l'ensemble du projet et des processus qui l'entourent rend non seulement les informations plus accessibles, mais aussi plus mémorisables et exploitables.
Un tableau Kanban vous permet de suivre les progrès et les réalisations en rendant les problèmes et les obstacles plus visibles.
Il élimine également le besoin de rapports d'état d’avancement, de mises à jour des progrès effectués ou de longues réunions. Les données sont affichées de manière transparente et les membres de l'équipe peuvent facilement discuter des tâches et des progrès accomplis.
Résoudre les problèmes d’une entreprise le plus rapidement possible est un objectif commun à tous les gestionnaires. C'est pourquoi vous devez être en mesure de repérer les problèmes dans votre flux de travail dès qu'ils apparaissent.
Un tableau Kanban visuel peut vous aider sur cet aspect. En créant un flux de travail plus transparent, vous serez en mesure de voir si certaines de vos tâches ne progressent pas comme elles le devraient.
Ainsi, une fois que les obstacles, les retards, les difficultés sont détectés et partagés, il vous sera plus facile de demander de l'aide si nécessaire et d'agir en conséquence pour les résoudre le plus rapidement possible.
La mise en œuvre d'un tableau de management visuel Kanban peut servir de base à une démarche d'amélioration continue.
Par exemple, avec une représentation visuelle de votre flux de travail, le feedback interne et externe est beaucoup plus facile à obtenir et à partager entre les membres de l'équipe. Chacun peut continuellement apprendre des uns des autres et devenir de plus en plus performant dans ses tâches individuelles au fil du temps.
Par conséquent, les performances de votre équipe augmentent, ce qui conduit progressivement à des produits ou services plus raffinés et à des clients plus satisfaits.
La méthode Kanban, en tant que méthode de gestion Lean, encourage les actes de leadership à tous les niveaux de l'organisation. L’idée est de donner plus de liberté aux personnes qui dirigent le processus de travail. Le résultat souhaité est d'accroître la motivation de votre équipe afin qu'elle puisse fournir plus de valeur dans un délai plus court aux clients.
Avec un tableau visuel Kanban, chaque membre de votre équipe peut accomplir ses propres tâches et être responsable de sa progression dans le flux de travail. Cela crée un sentiment d'appartenance et chacun prend conscience de son rôle et de ses responsabilités dans la réalisation des objectifs du projet.
En suivant les performances en temps réel, l'équipe s'implique et se dévoue davantage. Tous les membres sont davantage responsabilisés et motivés en raison du sens accru des responsabilités que le tableau Kanban leur confère.
Dès lors, les membres de l'équipe sont désireux de prendre des initiatives et de s'assurer que les éléments de travail avancent rapidement sur le tableau jusqu'à ce qu'ils atteignent la colonne « Terminé ».
Bitrix24 propose des outils permettant la gestion efficace de vos tâches et de vos projets. Grâce au tableau Kanban, vous pouvez visualiser tous les processus et mieux organiser les tâches accomplies, en cours et à faire.
Les principaux points forts du Kanban de Bitrix24 sont :
Cette solution est également un excellent choix pour les équipes éloignées géographiquement qui souhaitent rester en contact les unes avec les autres et collaborer efficacement.
Optez pour Bitrix24 pour avoir une meilleure vue et suivre l'évolution des différentes tâches de votre projet afin d’atteindre les objectifs fixés en respectant les délais.