Les débats, réunions à grande échelle, confrontations d’idées ou encore les présentations avec des intervenants experts sont des événements professionnels d’envergure qui offrent de nombreux avantages à une entreprise. C’est généralement l’occasion pour celle-ci de sensibiliser les participants sur une problématique donnée, de mobiliser ses collaborateurs dans un but précis ou encore de faire émerger des idées.
Afin que ces rencontres soient à la hauteur de toutes les attentes, chaque détail doit être minutieusement appréhendé. Pour mettre toutes les chances de leur côté, de nombreuses organisations optent pour Bitrix24, un logiciel de gestion de conférences aux nombreuses fonctionnalités.
Bitrix24 est une solution très avantageuse si vous vous demandez comment organiser une conférence en ligne. Son système de visioconférence vous offre un éventail de fonctionnalités pour tenir une rencontre fluide et sécurisée, grâce au chiffrement avec certificat SSL.
Il est possible de passer des appels de PC à PC, de mobile à mobile ou bien de PC à mobile, et ce depuis un réseau cellulaire ou le Wifi. Durant les appels, vous pouvez utiliser les fonds personnalisés pour animer le meeting, ou un fond flou pour un environnement privé. Vous bénéficiez aussi du partage d’écran, de l’enregistrement ou encore du chat en direct.
L’organisation d’une conférence implique généralement d’établir le budget que vous pouvez allouer, de définir l’objectif et le thème, de déterminer la liste des participants, de choisir les dates et le lieu, etc. Ce sont autant de tâches qui nécessitent la mobilisation d’une équipe qui peut être plus ou moins grande en fonction de l’ampleur de l’événement.
Pour faciliter ce processus, le logiciel de gestion de conférences Bitrix24 propose plusieurs outils de travail collaboratifs qui permettent de fluidifier les échanges. Vous pouvez notamment aisément partager des fichiers, organiser des séances de brainstorming et communiquer les informations en temps réel.
Lorsqu’une conférence est ouverte au public, il revient aux personnes intéressées de s’inscrire. Le logiciel de gestion de conférences Bitrix24 met à votre disposition un créateur de formulaires d’inscription pour aider votre public cible à confirmer sa participation. Cette application vous permet aussi d’envoyer des formulaires d’inscription grâce à la fonctionnalité de marketing par email.
Vous pouvez utiliser une liste d’email de personnes qui pourraient être intéressées par votre conférence et toutes les inviter en un clic ; il s’agit d’une bonne astuce pour gagner en temps et maximiser le taux de participation à votre rencontre professionnelle.
L’organisation d’un événement professionnel ouvert au public implique la collecte de données passives et actives sur les participants. Ceci vous permet de connaître qui sont les personnes qui ont bien voulu assister à votre événement d’entreprise, ainsi que leurs impressions.
Le logiciel de gestion de conférences Bitrix24 regroupe ensuite tous ces détails dans le CRM et les organise, de sorte que vous obteniez de bons retours lorsque vous faites une demande d’information. Cela vous aidera à évaluer l’efficacité des moyens mis en œuvre et d’identifier les aspects qui nécessitent une amélioration.
Les outils digitaux en ligne sont de plus en plus utilisés pour créer des événements et gérer les invitations, ils permettent de programmer des rencontres en un laps de temps et de partager les liens d’invitations aux personnes concernées.
Sur le logiciel de gestion de conférences Bitrix24, vous pouvez facilement ajouter de nouveaux événements au calendrier de l’entreprise, ainsi que des collaborateurs internes. Ces derniers reçoivent automatiquement une invitation. Vous pouvez par ailleurs convier des personnes externes en renseignant leur mail et la notification de décision du participant permet de confirmer sa présence à l’événement.
Étant donné les avantages offerts par la méthode de travail agile, il est essentiel que votre outil d’organisation et gestion facile de conférences soit accessible de n’importe où. Grâce à l’application Bitrix24 Mobile, vous pouvez rester en contact avec toutes les personnes impliquées dans la préparation de l’événement et réagir rapidement, même lorsque vous êtes en déplacement.
Si vous appréciez particulièrement la méthode Kanban, vous pouvez bénéficier d’une vue d’ensemble sur l’état d’avancement du travail de vos équipes en temps réel et ajuster vos ressources au besoin.
Sur Bitrix24, vous pouvez concevoir une page dédiée à votre rencontre professionnelle et exploiter de nombreux outils marketing. Ceci est idéal pour faire la promotion de l’événement et mettre les formulaires d’inscription à la disposition du public.
De nombreuses fonctionnalités sont disponibles en vue de vous aider à créer une page web pour votre conférence en quelques clics. Si votre rencontre professionnelle vise par exemple à sensibiliser sur une problématique donnée ou à démontrer votre expertise, il peut être avantageux d’en garder une preuve numérique. Cela constitue un véritable plus pour votre e-réputation.
Pour collecter des données sur l’impact de votre événement, vous devez vous adresser aux personnes ayant participé. Le sondage physique sous forme d’interview nécessite que vous mobilisiez une main-d’œuvre plus ou moins importante selon le nombre de participants, avec un risque que les informations ne soient pas correctement enregistrées.
Pour vous aider à économiser du temps et des ressources, le logiciel de gestion de conférences Bitrix24 dispose d’une fonctionnalité pour créer un sondage en ligne et l’envoyer à une liste de personnes. Ce dernier est entièrement personnalisable et les réponses sont automatiquement enregistrées.
L’impact des conférences ne se limite pas au CA comme c’est généralement le cas avec les promotions. Le succès de ces rencontres professionnelles s’évalue notamment à travers la notoriété, l’image, le nombre de participants, les retombées presse ou les opportunités créées.
Sur le logiciel de gestion de conférences Bitrix24, vous pouvez fixer des objectifs ou KPIs et les visualiser sur des tableaux de bord. Ces indicateurs incluent le nombre de contacts utiles générés, le taux de satisfaction des invités, le nombre de rendez-vous planifiés, selon que votre objectif soit d’inciter à l’action, de susciter l’intérêt, etc.