Les principales fonctions d'un outil de partage de fichiers sont de permettre à plusieurs utilisateurs d'accéder aux dossiers et fichiers enregistrés sur un emplacement unique et de libérer de l'espace de stockage inutilisé pour permettre la sauvegarde de nouveaux contenus.
Grâce à une telle plateforme, vous pouvez partager des fichiers instantanément, permettre à diverses personnes de travailler en même temps sur un document, accéder rapidement aux informations, sauvegarder de manière sécurisée les fichiers et éviter les retards dans l’exécution de votre travail.
Utiliser un outil de partage de fichiers gratuit permet de limiter la perte de données, car elles sont instantanément sauvegardées sur un espace de stockage unique. Certains fournisseurs sauvegardent les données en double sur deux serveurs différents afin de ne perdre aucune donnée en cas de problème.
Lorsque les fichiers sont partagés directement sur la plateforme partagée, les modifications sont automatiquement enregistrées et disponibles pour les autres utilisateurs. Ainsi, les parties prenantes ne se demandent pas quelle version d’un document est la plus récente.
Bitrix24, est doté d'options de sécurité telles que les sauvegardes quotidiennes. Bitrix24 possède sept couches de protection pour vos données y compris l'autorisation en deux étapes.
Le partage de fichiers sur un serveur commun favorise la collaboration entre les membres de votre équipe en temps réel. Les données sont centralisées, chaque employé a la possibilité d'accéder à toutes les informations et ressources dont il a besoin pour créer de la valeur plus rapidement.
Aussi, des fonctionnalités telles que les chats privés et de groupe, les appels, les visioconférences ainsi que la messagerie mobile proposées par Bitrix24, permettre d’avoir une communication interne optimale. C’est un moyen facile et rapide pour échanger des idées, discuter et partager des fichiers.
Bitrix24 propose des fonctionnalités qui permettent de gérer efficacement les droits d’accès aux fichiers. La gestion des droits permet de gérer qui a accès aux informations des clients par exemple. En contrôlant l'accès aux informations et données sensibles de ces derniers, vous évitez qu’elles ne soient dévoilées à vos concurrents.
Avec la plateforme de partage de fichiers de Bitrix24>, votre compte est protégé par un mot de passe et les données y sont chiffrées. Cela implique que seules les personnes autorisées peuvent accéder à vos fichiers stockés. Cela vous permet de créer et de sécuriser toutes les données spécifiques liées à chaque projet.
Une plateforme de partage de fichiers gratuite permet de consulter les connexions et les activités des utilisateurs. En un seul coup d'œil, vous savez qui a apporté les dernières modifications à un document. Cette traçabilité permet de savoir qui a travaillé sur quoi et de s’adresser aux bonnes personnes en cas de besoin.
Bitrix24 affiche l’historique de vos fichiers sauvegardés de manière claire et lisible. Aussi, le système de génération de rapports de tâches permet d’avoir rapidement la visibilité des activités en cours, celles qui sont terminées ou en retard pour optimiser davantage la collaboration.
Avec un outil de partage de documents, en plus de vos documents personnels, il est possible de stocker la totalité des données et des sauvegardes de l'entreprise. La gestion des droits d’accès d’une telle plateforme est beaucoup plus simple que la gestion des accès à un serveur physique. De plus, vous n’avez pas la maintenance du serveur à gérer ainsi que les multiples paramétrages.
Ainsi, grâce à une organisation optimisée des répertoires et des dossiers, vous avez automatiquement une meilleure vue d'ensemble de tous les fichiers d’entreprise. Vous pouvez aussi stocker en toute sécurité tous vos documents clients. Bitrix24 permet d’optimiser votre gestion de documents grâce au Drive. Vous avez 5Go d’espace de stockage gratuit sur le plan Free et encore plus d’espace sur les plans commerciaux.
Autre avantage du stockage Cloud, les fichiers sont toujours accessibles lorsque vous êtes en déplacement, ce qui vous permet de consulter les fichiers à tout moment.
Les meilleurs outils de partage de fichiers possèdent souvent un lecteur. Il s’agit d’un outil qui permet de visualiser rapidement les documents sauvegardés sur le serveur commun. Ces documents peuvent être au format Word, Excel, PDF et le lecteur vous permettra de consulter le document sans avoir à l’ouvrir ni à le télécharger.
Avec le serveur de partage de fichiers Bitrix24, vous disposez des options les plus avancées du lecteur notamment drive personnel, droits d'accès personnalisables. Le lecteur de Bitrix24 prend également en charge les formats audio et vidéo de vos fichiers pour mieux préserver vos données et les partager aisément. Il peut également être intégré aux services externes de votre entreprise.
Lorsque vous travaillez sur une tâche, il est essentiel d'avoir toute la documentation nécessaire à portée de main afin de ne pas perdre de temps à la rechercher inutilement. Partager ses fichiers sur un serveur commun permet de les lier facilement aux tâches spécifiques auxquelles ils sont nécessaires et de permettre à vos collaborateurs d'avoir plus d'informations sur ce qu'ils doivent faire. L’avancement des projets est ainsi facilité et le temps passé à rechercher des fichiers réduit.
Grâce au gestionnaire de versions et d'historique de l’outil de partage de fichiers, il est facile et rapide de retrouver la dernière version d'un fichier. Plus besoin de parcourir vos dossiers de messagerie pour retrouver l'historique des révisions. Cela vous fait gagner en temps et augmente la productivité.
Bitrix24 est une plateforme polyvalente gratuite idéale pour la collaboration, la gestion de projets et la gestion de clients grâce au CRM. Ce logiciel est disponible en deux versions : Cloud et On-Premise. Les deux versions regorgent de fonctionnalités, notamment le partage de fichiers.
Sur Bitrix24, vous pouvez sauvegarder, créer et modifier des fichiers. Vous pouvez facilement gérer l'accès des fichiers enregistrés et les partager avec les membres de votre équipe. Mais ce n’est pas tout, vous pouvez également tout en travaillant sur un fichier spécifique, avoir une conversation, un appel ou une réunion virtuelle en direct avec votre équipe.
Ces fonctionnalités permettent d’améliorer la communication et d’apporter plus de transparence dans le processus de coopération entre les équipes. Créez votre compte gratuit dès maintenant et découvrez la puissance et la simplicité des solutions Bitrix24.