La gestion de documents en ligne est essentielle pour les entreprises désireuses d’évoluer vers le Paperless qui se trouve être une réelle nécessité aujourd’hui. Cela permet aussi de réduire les coûts inhérents au traitement de l’information, ainsi que le temps de traitement des documents grâce aux options comme l’e-signature.
Lorsque la gestion électronique de documents n’est pas convenablement mise en place, elle peut toutefois générer des soucis. Ceux-ci incluent notamment les difficultés à retrouver la version à jour d’un document ou la frustration des utilisateurs. Il est par ailleurs essentiel d’obtenir l’adhésion de vos collaborateurs pour optimiser l’usage du logiciel GED au sein de l’entreprise. Dans cet article, découvrez 11 conseils pour gérer facilement des documents en ligne.
Pour bien organiser ses fichiers, il faut :
Les principales techniques de partage en ligne sont :
La grande facilité d’utilisation est l’avantage principal de la gestion de documents en ligne. Les fichiers stockés restent accessibles en temps réel pour les utilisateurs autorisés. La plupart des services de stockage dans le Cloud offrent des options de paiement basées sur l'utilisation, vous payez uniquement selon vos besoins.
Une GED ou Gestion Electronique de Documents désigne l’ensemble des processus numériques liés à la gestion de documents en ligne. Ce système prend en charge les fichiers et leur contenu. Cela va de la numérisation ou création du document à la gestion des versions en passant par l’indexation et la diffusion.
La meilleure solution pour anticiper le manque d’implication des collaborateurs est de les intégrer au projet dès le commencement de celui-ci. Il est crucial que votre solution de gestion de documents en ligne soit adaptée aussi bien aux différents besoins de l'entreprise qu'à l’ensemble des salariés.
Le logiciel de gestion de documents ne se limite pas aux fonctions d’archivage et de classement des données. Il intègre de nombreuses fonctionnalités qui lui permettent d’être un atout considérable pour le travail collaboratif en entreprise. Son principal objectif étant de faire gagner du temps aux équipes dans la réalisation de leurs tâches quotidiennes, vous gagnerez à ce que ces derniers adhèrent tous au projet GED.
Vous pouvez commencer par diffuser une communication claire et homogène vers les utilisateurs. Cela permet d’accompagner l’ensemble de vos collaborateurs dans leur projet et de renforcer le partage entre les équipes.
Bitrix24 est un logiciel tout-en-un pour la gestion d'entreprise. Son interface simple et intuitive permet de réunir tous les employés sur une plateforme unique qui contient un CRM, des outils de collaboration, de gestion de tâches et projets, des outils RH et bien plus encore.
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Orienter le choix du logiciel GED en fonction des enjeux et des besoins de chaque service est l’un des meilleurs conseils à suivre pour gérer facilement des documents en ligne. Vous avez principalement le choix entre :
Voici quelques bonnes pratiques pour sélectionner le logiciel de gestion électronique des documents :
Un logiciel GED bien sélectionné est facile à prendre en main par tous les employés. Cela ne signifie néanmoins pas que ces derniers puissent utiliser toutes les fonctionnalités disponibles de façon optimale.
La mise en place de la gestion électronique de documents est aussi un projet à part entière qui va bouleverser votre organisation. La formation constitue dès lors votre meilleur allié pour accompagner vos collaborateurs et vous assurer que votre solution de gestion de documents en ligne ait un impact positif sur leur productivité.
Vous pouvez notamment :
La sécurité des données est un véritable enjeu en matière de gestion de documents en ligne. Pour gérer facilement vos documents numériques, vous devez vous prémunir des problèmes comme :
Pour gérer vos documents en ligne de façon sécurisée, vous pouvez catégoriser et autoriser les actions possibles (consultation, modification, suppression) selon l’identité de l’utilisateur. Cela est aisé à mettre en place lorsque vous choisissez une solution qui offre un accès à des espaces de travail sécurisés, ainsi qu’une gestion des habilitations et une authentification rigoureuse.
Pour que votre base documentaire soit accessible à tous les collaborateurs au sein de l’entreprise, il faut un bon système de stockage en ligne. Ce dernier doit être adapté au volume des documents et à la fréquence de consultation. Il est essentiel qu’il offre différents niveaux de sécurité selon l’importance des données, ainsi qu’un temps d’accès fiable.
Avant d’effectuer le choix de votre système de gestion de documents en ligne, vous devez déterminer le volume de fichiers électroniques et de documents papier traités mensuellement.
Les solutions GED offrent généralement plusieurs types de formules avec des plafonds de stockage variables. En prenant soin d’évaluer vos besoins réels, vous êtes certain de choisir une gamme dont vous allez exploiter toutes les capacités de façon optimale.
Le paramètre clé pour maîtriser l’espace de stockage, et bien gérer ses documents en ligne, est la résolution des fichiers. Une haute résolution est synonyme de qualité du document, mais aussi de poids important. Il faut faire attention au poids des fichiers, parce que plus ils sont lourds, plus votre système sera encombré et lent.
Une solution intéressante consiste à paramétrer la résolution de votre scanner au moment de numériser les fichiers papiers. Une valeur de 150 dpi est optimale pour que les fichiers s’affichent bien à l’écran et après impression sur votre imprimante de bureau.
D’autres pratiques pour optimiser le poids des documents professionnels incluent :
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Pour faciliter la gestion de documents en ligne au sein de votre entreprise, vous devriez envisager de repenser votre système d’information. Dans les grandes organisations, les solutions digitales peuvent se multiplier, puisque chaque département s’équipe selon ses objectifs, préférences et spécificités. Ces sont des choix qui, à long terme, vous empêchent de faire évoluer votre GED et constituent un risque pour la cohérence et l’intégrité de vos données.
La gestion documentaire en ligne est un sujet qui concerne l’ensemble de vos collaborateurs, ainsi que la communication interne et externe. Repenser l’architecture globale de votre SI du point de vue de la GED est le meilleur moyen de :
La signature numérique figure parmi les outils essentiels pour mener une organisation vers le Paperless. Grâce à un système de clés de chiffrement et des processus complets d’identification, elle garantit l’authenticité des signatures et l’intégrité de vos documents.
Les outils d’e-signature sont complémentaires à la gestion de documents en ligne pour leurs nombreux avantages. Ils permettent notamment de :
Une option de e-signature intégrée à votre GED vous permet de retrouver facilement votre dossier de preuves au sein d’une plateforme intuitive et protégée. En moins d’1h, plusieurs collaborateurs peuvent signer un document et le renvoyer à un client. Chacune des parties prenantes reçoit une copie signée à la fin du processus. Le document est non modifiable et n’a pas besoin d’être scanné à de nombreuses reprises.
L’automatisation des flux de travail est une fonctionnalité très intéressante lorsqu’il s’agit de gérer facilement les documents en ligne. Un logiciel GED est en effet conçu pour acheminer les documents à travers les différentes étapes d'un projet ou d'une tâche en toute transparence.
Dès lors que vous avez repéré une tâche répétitive, vous devriez l’automatiser pour permettre aux équipes de gagner en temps. La possibilité d’automatiser certaines tâches (classement, diffusion, partage, notifications, etc.) est toutefois optionnelle dans les logiciels GED. C’est un autre aspect à vérifier au moment de faire votre choix.
Grâce à cette fonctionnalité, vous bénéficiez d’outils de conception graphique pour construire et éditer un workflow, avec un aperçu visuel du processus créé. Tout ce que vous avez à faire c’est d’adapter le design graphique. Si l’application GED que vous avez choisie nécessite des scripts et du code, vous pouvez faire appel à votre fournisseur.
Une des pires erreurs que vous puissiez faire en matière de gestion de documents en ligne serait de proposer un plan de classement unique à l’ensemble de l’entreprise. Les besoins des utilisateurs varient d’un service à un autre, vous devez dès lors commencer par étudier les différents usages.
C’est une approche clé pour identifier les points communs à l’ensemble de l’entreprise et considérer les aspects spécifiques à certains groupes de collaborateurs. Cela vous permet de :
Une bonne astuce consiste à structurer votre GED par sous-dossiers et métadonnées. Vous disposez dès lors d’une organisation par dossiers et sous-dossiers allégée, avec la possibilité de faire des recherches par métadonnées.
A l’ère de la gestion de projet agile et du travail hybride, mobilité et Gestion Électronique de Documents sont indissociables. Que votre gestion de documents en ligne soit Open source ou non, vos collaborateurs doivent pouvoir la consulter depuis n'importe quel périphérique fixe ou mobile.
La gestion documentaire en ligne ne se limite pas à l'accès aux documents et fichiers de l'entreprise. Elle traite également vos processus métiers et participe à leur dématérialisation. Le smartphone et la tablette doivent être des terminaux mobiles pour opérer des tâches de GED dans un contexte nomade.
L’application mobile permettra par exemple de :