Travailler en équipe à distance, depuis son domicile, est devenu plus qu'une tendance dans le monde contemporain. Il s'agit désormais d'une nécessité pour les entreprises du monde entier. Les chefs d'équipe et les managers doivent alors apprendre à gérer au mieux des équipes à distance. Cela peut sembler effrayant, surtout si n’avez jamais diriger à distance et que vous n'avez pas beaucoup de temps pour vous y préparer.
Dans cet article, vous trouverez sept conseils qui vous aideront à diriger des équipes à distance de façon efficace.
Chaque entreprise a des attentes, qu'elle travaille à distance ou non. Être clair avec ses employés, c’est leur permettre de se concentrer sur des objectifs précis. Aidez votre équipe à comprendre ce qu'elle doit faire et créez des buts réalistes pour orienter le travail de vos collaborateurs.
Gérer les attentes est une tâche qui vous appartientt en tant que manager. Mettez votre équipe sur la voie du succès en énonçant clairement les tâches à réaliser et l’intérêt de celles-ci. Il est plus facile de travailler lorsque l’on sait quoi faire et pourquoi on le fait.
Définissez la portée, les délais et les résultats attendus pour chaque mission ou projet sur lequel votre équipe travaille. Cela permet de comprendre comment assurer leur succès.
Une planification précise et des contrôles quotidiens sont indispensables lorsque l’on dirige des équipes a distance. Pour les managers et les superviseurs qui dirigent le travail des équipes à distance, il essentiel de planifier et de faire un suivi quotidiennement.
Les conversations téléphoniques et les courriels ont leurs limites. Votre équipe a besoin de vous voir et vous avez besoin d’échanger avec elle. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les vidéoconférences pour renforcer l’esprit d'équipe en télétravail afin d'établir l'interaction en face à face qui fait défaut.
Les réunions virtuelles permettent aussi de définir l'ordre du jour et de fournir les informations et les ressources dont les membres de votre groupe ont besoin.
Diriger des équipes à distance signifie également que vous devez investir dans un excellent logiciel de gestion d’équipe à distance. En effet, le travail de votre équipe à distance plus productif si chacun possède toutes les données nécessaires à leur travail sur une plateforme unique.
Grâce à un logiciel de gestion d’équipe, toute l'équipe a une vue d'ensemble de la planification d’un projet. Vous pouvez communiquer avec votre équipe à distance, suivre l'avancement et la productivité, gérer et suivre les feuilles de temps (ou les pointages électroniques sur l’horloge connectée).
Vous pouvez également partager des informations en temps réel, gérer des tâches depuis la liste des tâches et interagir peu importe le fuseau horaire dans lequel se trouve votre interlocuteur.
Lorsque le travail est effectué à distance, il est évident que vous avez moins souvent le temps et l'occasion de discuter des problèmes auxquels les membre de l'équipe sont confrontés.
Accordez du temps aux employés pour des réunions individuelles, donnez-leur le temps de vous contacter par vidéoconférence ou par les autres canaux dédiés. N’hésitez pas à utiliser les calendriers partagés pour y renseigner vos disponibilités afin d’en informer vos employés.
Accordez du temps une fois par semaine pour des réunions avec l’objectif de discuter des problèmes, expliquer certaines consignes, partager les résultats et annoncer d’éventuels changements importants. Cela permettra d'avoir des discussions variées et importantes afin qu'ils se sentent impliqués et qu’ils se considèrent comme des membres à part entière de l'équipe.
Qu’il s’agisse d’une gestion d'équipe à distance ou personne, pour que cette gestion soit efficace, vous devez vous assurer qu'elle dispose des ressources nécessaires pour pouvoir réaliser le travail. Les équipes qui travaillent à distance ont souvent besoin d’ordinateurs portables, d'une connexion Wifi stable et d’accessoires électroniques comme des casques et des webcams. Si vous souhaitez optimiser la collaboration et l’efficacité d’une équipe, pensez aussi aux logiciels de gestion et de collaboration.
Bitrix24 c’est à la fois un logiciel de gestion de projet, une plateforme de collaboration et de nombreux outils de communication pour échanger, suivre et collaborer en temps réel avec votre équipe.
Le recours à un tel outil permet de garder un budget réduit tout en utilisant outils essentiels qui permettent d'augmenter la productivité, l'efficacité et la collaboration des équipes à distance.
Savoir diriger des équipes à distance implique également que vous avez de bonnes compétences de communication en ligne.
De nombreuses équipes de travail à distance sont confrontées à des problèmes de communication lorsqu'elles travaillent sur des projets. Il sera difficile d’échanger avec vos équipes des différents domaines si vous n'avez pas de bonnes compétences de communication.
Lorsque vous entamez une conversation, soyez rapide et concis afin que les équipes ne se perdent pas. De même, vous devez développer des aptitudes rédactionnelles, parler avec précision, utiliser les bons outils de collaboration à distance pour collaborer efficacement, car une bonne communication est vitale lorsque l’on travail à distance.
La direction et collaboration des équipes à distance dépend aussi de l'établissement d’un cadre et de règles pour votre équipe. Cette dernière a besoin de certaines limites pour encadrer son travail et sa vie personnelle.
Évoquez la question des horaires de travail avec chaque membre de l'équipe, mettez-vous d’accord sur les horaires flexibles et les horaires impératifs. Une fois les règles établies, c’est à chacun de les respecter. Même avec ces règles en place, montrez à votre équipe que vous êtes présent si y a besoin. Cela vous aidera à établir des relations positives avec les employés, en étant sur de limiter les difficultés éventuelles rencontrées.
Au fur et à mesure que le marché se mondialise, votre équipe doit également devenir plus polyvalente. Lorsque vous devez gérer votre équipe à distance, assurez-vous de savoir avec qui vous travaillez, de connaître son fonctionnement, de faire un suivi régulier et de communiquer efficacement.
Avec ces 7 astuces pour mieux diriger des équipes distantes, vous devriez désormais être en mesure de créer une entreprise dynamique et performante même si vos collaborateurs sont à distance.