4 secrets pour une meilleure gestion du temps : la communication asynchrone

Les entreprises qui permettent aux collaborateurs de communiquer pendant des périodes de temps dédiées montrent qu’elles apprécient que ces derniers se focalisent sur des tâches uniques. Ainsi, ils n’ont pas à partager leur attention entre différents sujets et interrompre le travail pour répondre aux messages. Voici 4 secrets pour une meilleure gestion du temps avec la communication asynchrone.

1. Rechercher les outils efficaces pour passer à un environnement asynchrone

Selon le fonctionnement de votre entreprise et les caractéristiques de vos équipes, vous pouvez utiliser divers moyens en vue de favoriser un cadre de travail asynchrone. Parmi les plus efficaces pour une meilleure gestion de temps figurent les fils de discussions, les blogs et les logiciels de gestion de projet comme Bitrix24.

• Fils de discussion publics : pour de nombreuses équipes, Bitrix24 est devenu l’outil de communication asynchrone standard. Hormis les discussions de groupe, vous pouvez également profiter de fonctionnalités comme les visioconférences, chats privés, annonces et flux d’activités pour fluidifier les échanges entre les membres de vos équipes.
• Blogs d’entreprise : ce format favorise une meilleure gestion du temps, car toute votre équipe peut rapidement accéder aux notes, documents et priorités de l’organisation. Le blog offre l’avantage d’être facile à partager et à consulter, sans nécessiter aucune formation particulière.
• Logiciel de gestion de projet : l’un des aspects les plus délicats en matière de management des équipes est la coordination des projets, en particulier lorsque vous ne voulez pas perdre de temps. Avec la plateforme collaborative Bitrix24, vous pouvez mieux organiser les tâches individuelles et collectives, les attribuer aux bonnes personnes, et ensuite suivre leur travail pour les aider à respecter les délais.

2. Sélectionner des solutions propres à l’entreprise et expliquer comment les utiliser

À l’ère de la transformation numérique et de la digitalisation des organisations, un éventail de logiciels de communication est disponible sur Internet, chacun ayant des caractéristiques particulières. Pour une meilleure gestion du temps de travail, vous devriez choisir les outils adaptés à votre entreprise. Cela va vous aider à recréer l’environnement collaboratif adéquat pour le travail à distance de vos équipes, de même que pour l’échange avec vos clients.

Le secret ici c’est de ne pas trop en sélectionner pour éviter l’encombrement et privilégier des échanges qualitatifs. Si vous choisissez d’adopter l’outil gestion du temps Bitrix24 pour bénéficier de ses nombreuses fonctions, pensez à établir des règles de communication avec votre équipe. Quand allez-vous utiliser le chat en direct, les fils de discussions ou l’appel ?

Par ailleurs, vous devez vous assurer de bien expliquer comment exploiter les différents logiciels. Vous risquez de perdre certains collaborateurs en chemin si vous mettez à leur disposition trop d’endroits pour le partage de données. Certains peuvent être dépassés, avoir peur de manquer des informations importantes et se fatiguer à les rechercher. Le mieux c’est de lister les différents logiciels dans un guide interne et de clarifier leurs usages pour que chacun puisse les appréhender convenablement.

3. Savoir quand privilégier la communication asynchrone pour optimiser son temps

La communication asynchrone ressemble davantage à une conversation, vous n’avez donc pas de bloc de signature (comme dans le cas des e-mails). Cela favorise une meilleure gestion du temps, car vous pouvez vous dédier à la conversation et revenir rapidement en arrière. Mais pour en tirer pleinement profit dans le cadre de votre entreprise, vous devez connaître dans quelles situations la privilégier. Voici quelques exemples :

• Les collaborateurs ont besoin de se concentrer : si vous effectuez du time-blocking ou vous ne voulez pas être interrompu, priorisez les communications asynchrones, pour garder un meilleur contrôle sur les distractions.
• Les retours ne pressent pas : si vous désirez obtenir un feedback d’une personne, mais que cela ne semble pas urgent, vous pouvez envoyer votre demande par e-mail, message via Bitrix24 ou tout autre canal asynchrone.
• Vous souhaitez créer un processus : parfois, lorsque vous proposez des services à vos clients, ceux-ci vous appellent constamment pour vous poser les mêmes questions. Vos employés peuvent aussi avoir des préoccupations courantes sur un sujet donné. Au lieu d’y répondre de façon synchrone, vous pouvez créer une documentation partagée qui traite ce sujet et leur envoyer automatiquement le lien.

4. Trouver le juste milieu entre synchrone et asynchrone pour améliorer sa productivité

Si vous effectuez une recherche de type « asynchronous communication definition », vous verrez que ce concept se caractérise par des échanges en mode différé, comme le courrier, les mails et les SMS. C’est une bonne astuce pour s’affranchir des contraintes temporelles et spatiales. Elle assure à vos collaborateurs une meilleure gestion du temps, leur permettant de contribuer à différents moments sans avoir à se connecter en permanence au réseau social interne. Ces derniers sont alors moins stressés et plus productifs, car ils contrôlent leurs journées et restent maîtres de leur agenda.

Mais quelques fois, la communication synchrone (qui correspond aux échanges en face à face, par téléphone ou en visioconférence) trouve mieux sa place. Celle-ci vous permet par exemple de :

• garder de contact humain avec vos employés et vos clients
• résoudre des problématiques complexes
• effectuer du brainstorming
• dire quelque chose de délicat
• rechercher des réponses à des questions urgentes.

Plus ce que vous souhaitez communiquer est complexe, plus les collaborateurs vont vous poser des questions. Pour éviter les échanges interminables de questions-réponses par sms ou e-mail, le mieux c’est de privilégier les discussions en temps réel, c’est un autre secret pour une meilleure gestion de temps.

En définitive, adopter les outils de gestion du temps adéquats constitue un premier pas vers un environnement de travail asynchrone. Mais ces derniers ne se montrent efficaces que lorsque vous les employez avec un bon état d’esprit. Le dosage adéquat entre ces asynchrone et synchrone constitue la clé pour une bonne compréhension des informations, sans mauvaises interprétations. Vous pouvez travailler plus intelligemment, en établissant des heures durant lesquelles les notifications de votre application mobile Bitrix24 sont désactivées, pour épargner à votre cerveau alarmes et autres distractions vibrantes.