Des réunions efficaces sont des événements durant lesquels les membres d’une équipe travaillent ensemble pour prendre des décisions importantes ou résoudre des problèmes. Certaines réunions peuvent être intéressantes mais le plus important est qu’elles soient productives.
Malheureusement, de nombreuses réunions auxquelles participent des employés, des partenaires ou des clients sont tout sauf productives. Ces réunions sont souvent mal dirigées et perçues comme une perte de temps rendant les participants épuisés et frustrés. Ces réunions non productives représentent aussi une perte de temps et des coûts non négligeables pour une entreprise.
La façon dont les réunions sont planifiées et dirigées peut faire la différence. Sachez que la planification et de multiples efforts sont nécessaires pour rendre une réunion d'équipe efficace. Dans cet article, découvrez les 7 conseils pour diriger une réunion efficacement et tirer le meilleur de ce précieux moment de collaboration.
Il est facile d’être perdu au cours d’une réunion lorsque les participants discutent de beaucoup de sujets à la fois sans ordre du jour. Pour diriger une réunion d'équipe de manière efficace, il est essentiel que chaque participant soit intéressé, engagé et qu’il comprenne l'objectif de la réunion.
Avant chaque réunion, établissez un plan de réunion avec les points qui doivent être abordés et un ordre du jour écrit à transmettre aux participants suffisamment de temps avant la réunion. L’ordre du jour doit intégrer les sujets clés et les personnes susceptibles de diriger certaines discussions. Cela permet de cibler et d'identifier les thématiques prioritaires et de rappeler le motif de la réunion.
Toute l’équipe peut utiliser le temps de la réunion pour déterminer le moyen idéal d’atteindre un objectif ou discuter et résoudre des problèmes éventuels. Vous pouvez aussi établir les prochaines étapes nécessaires pour atteindre un résultat souhaité ou faire l’analyse d’un résultat passé.
Une façon simple de rendre une réunion d'équipe efficace est de respecter le calendrier établi. Assurez-vous que les participants arrivent à l'heure et qu’ils sont prêts à discuter des points définis par l’ordre du jour.
Si les participants ne sont pas préparés ou si un imprévu empêche les principaux intervenants d'être présents, il est préférable de reporter la réunion plutôt que de la maintenir sans atteindre les objectifs fixés.
Les réunions doivent avoir lieu à des moments qui conviennent aux participants et intervenants principaux. Les réunions doivent être programmées à l’avance avec une durée spécifique (à respecter lors de la réunion). Cela permet aux participants d’adapter leur emploi du temps afin d’être disponible. Ils peuvent aussi mieux se concentrer sur la réalisation de l'objectif de la réunion et se préparer et à prendre les décisions nécessaires.
Lorsque trop de participants assistent à une réunion, le risque est de se retrouver avec des discussions interminables, une orientation peu claire et trop d'opinions guidant le processus de décision.
Avant d’inviter une personne, posez-vous la question de pourquoi vous l’invitez et quel sera son rôle. Si quelqu’un n’a aucune raison de faire partie d’une réunion alors ne l’invitez pas. Lorsque moins de personnes participent, l’ordre du jour sera plus facilement respecté et vous réduisez les coûts de la réunion. Après la réunion, envoyez le compte rendu à ceux qui auraient pu participer sans apporter de valeur ajoutée ainsi qu’à toute l’équipe et même aux absents éventuels. Enfin, n’oubliez pas d’informer les personnes concernées par les décisions prises lors de la réunion mais qui n’en faisaient pas partie.
Bien que les réunions doivent rester sérieuses et qu’il est important de respecter les objectifs et l’ordre du jour, il est aussi conseillé de réserver quelques minutes au début et à la fin de chaque rencontre pour une petite conversation, des questions et autres discussions. Cela permet de maintenir une atmosphère positive et d'encourager l'équipe et maintenir de bonnes relations.
L'humour (utilisé raisonnablement) peut aussi être un excellent moyen d’impliquer les participants et d'alléger une discussion sérieuse. Lors des réunions, restez amical, faites rire les participants et interagissez de manière positive. N'oubliez pas l'objet de la réunion, mais rappelez-vous que les participants sont humains.
Lors d'une réunion, certains participants peuvent s'exprimer et intervenir plus facilement que d'autres. Cependant, pour garder la réunion d'équipe efficace, vous devez vous assurer que personne ne domine la discussion. Si c’est le cas, arrangez-vous pour demander l'avis des autres participants.
Par exemple servez-vous de la réponse d'un participant pour interroger un autre participant en lui demandant son avis sur la réponse du premier. Afin d’organisez des réunions efficaces, chacun doit avoir le sentiment de faire partie de l'équipe et de pouvoir partager ses idées.
Le fait que chacun prenne ses propres notes peut être source de confusion, car chaque participant peut comprendre des choses différentes. Au lieu de cela, dans le but de diriger la réunion d'équipe de manière efficace, prenez des notes en collaboration, pour vous assurer que tout le monde est sur la même page.
Cette méthode est particulièrement utile pour les personnes dont la langue maternelle est différente, car la lecture de ce qui a été dit complétera ce qu'elles ont cru entendre.
Utiliser des outils d’organisation de réunion en ligne (comme Bitrix24) peut contribuer à maintenir les réunions organisées. En effet, les notes et l'ordre du jour les plus récents seront en haut de la page, et les participants pourront faire défiler le document pour voir l'historique de ce qui a été dit et décidé.
L'établissement préalable d'un ordre du jour vous aidera à déterminer le temps nécessaire à consacrer à une réunion. Lorsque vous fixez une réunion sans heure de fin, il est plus facile de s'écarter du sujet, même avec un but concret. Aussi, il est beaucoup plus probable de passer plus de temps que nécessaire sur le sujet. Cela peut être déconcertant et ennuyeux pour les participants.
Pour suivre le temps que vous passez en réunion, vous pouvez utiliser un outil de suivi du temps et des tâches. Vous pouvez également programmer votre réunion virtuelle et définir des rappels pour vous rappeler l'heure du début et de fin. Une autre solution consiste à désigner un maître du temps en début de réunion qui va être chargé de surveiller l’heure et le temps à consacrer à chaque section du rendez-vous.
Pour préparer une réunion, il est important de comprendre les raisons pour lesquelles elle a lieu. Les réunions doivent toujours être des efforts informatifs pour les participants.
Pour garantir l’efficacité d’une réunion, un objectif précis doit être fixé, et l’ordre du jour envoyé à tous les participants. En fin de réunion, il est commun de discuter des résultats que l’équipe souhaite obtenir et de répartir les tâches restantes à effectuer. Enfin, n'oubliez de faire preuve de respect et d'engagement au cours de chaque réunion.