Il n'y a jamais assez de temps dans une journée pour tout faire. Malgré toutes les évolutions technologiques sophistiquées, avoir une liste de choses à faire ne suffit plus, et il est facile de se perdre dans un océan d'obligations. Définir des priorités est le secret pour pouvoir jongler entre toutes les obligations professionnelles. Si tout semble avoir la même importance, il peut s'avérer assez difficile de trouver un moyen d'établir une matrice de hiérarchisation des tâches pour votre travail. Cependant, il est essentiel de déterminer comment prioriser les tâches qui correspondent à vos besoins, de contrôler votre travail et de vous assurer que vous atteignez les objectifs fixés.
Identifier correctement les tâches importantes quotidiennes et en fixer les priorités est l'un des problèmes majeurs des équipes de gestion de projet et des chefs d’équipe. Même avec le meilleur logiciel de gestion de projet, la personne qui entre les données dans le système, c'est vous. Ainsi, exiger « une plus grande hiérarchisation » pour chaque tâche qui vous est confiée rendrait complexe la gestion des tâches.
De plus, vous devez aussi rester vigilants et avoir une bonne maîtrise des tâches afin de garantir que personne ne se concentre sur des objectifs passés. Pour atteindre cet objectif, une formation solide et une bonne gestion du temps de travail sont nécessaires. Dans le but de vous aider nous avons élaboré une instruction par point détaillant la façon dont on doit prioriser le travail et les tâches importantes et gérer les flux de travail.
Dans le monde des affaires, l'établissement de priorités se rapporte à la capacité d'une personne à évaluer avec précision la pertinence ou l'immédiateté des tâches déléguées. Les employés dotés de compétences plus solides en matière de gestion du temps, de raisonnement et de hiérarchisation des priorités seront en effet mieux placés pour prendre des décisions judicieuses.
La hiérarchisation des tâches au travail peut être réalisée efficacement en :
Il est important de fixer des priorités car cela a un impact sur votre capacité à accomplir des tâches et à tenir vos engagements. L'établissement de priorités vous offrira de meilleures possibilités et réduira les tensions si vous êtes surchargé par une longue liste de tâches à accomplir lorsque tous les membres de l'équipe collaborent pour atteindre les objectifs communs.
Une matrice de hiérarchisation des tâches est une technique de prise de décision directe permettant de distinguer les tâches considérées comme primordiales, non primordiales, urgentes et non immédiates. Elle divise les tâches en quatre catégories, indiquant celles que vous devez privilégier par ordre et celles que vous devez assigner ou supprimer.
Les avantages de la matrice de hiérarchisation des tâches sont les suivants :
Créez une liste de toutes les tâches particulières que vous souhaitez accomplir avant de commencer réellement un processus de hiérarchisation. Cela vous permet d'avoir une perspective globale du volume de travail quotidien. Générez un résumé de toutes les choses quotidiennes que vous avez l'intention d'effectuer et ajoutez-les à cette liste. En outre, dressez une liste des tâches à court et à long terme que vous devez réaliser. Il peut s'agir de tâches qui doivent être accomplies au cours de la semaine, au cours du mois, du trimestre, de l'année à venir, ou même plus encore.
Il est essentiel de garder la liste des tâches à jour et d'en avoir une copie électronique. La liste principale des tâches sert d'enregistrement mobile de tout ce que vous devez accomplir au cours d'une période donnée. Une liste de tâches complète peut changer rapidement, c'est pourquoi il est plus simple de la gérer et de la tenir à jour sous forme électronique.
À la fin de chaque journée de travail, il est utile de vérifier votre liste de tâches en supprimant celles que vous avez déjà terminées et en y ajoutant les suivantes. Cela vous donne également un aperçu de l'agenda du jour suivant, ce qui en fait un excellent moyen de hiérarchiser les tâches.
Bitrix24 est un logiciel tout-en-un pour la gestion d'entreprise. Son interface simple et intuitive permet de réunir tous les employés sur une plateforme unique qui contient un CRM, des outils de collaboration, de gestion de tâches et projets, des outils RH et bien plus encore.
Créer un compte gratuit
Le tri des activités effectué à l'aide de la matrice de hiérarchisation des tâches : catégories A (critique), B (haute priorité), C (neutre) et D (faible priorité), est un moyen rapide et direct de hiérarchiser les tâches. Elle peut être créée selon diverses méthodes, mais le principe fondamental est de répertorier toutes vos alternatives et de les classer par ordre de priorité. En fait, il s'agit des tâches suivantes :
Il pourrait être difficile d'essayer de gérer plusieurs tâches ou missions importantes en même temps. Par conséquent, c'est une excellente option de les diviser en parties plus petites, peut-être plus réalisables, avant de commencer à travailler dessus. La répartition des projets facilite le suivi des activités à réaliser, qui doivent être entamées rapidement pour respecter les délais. Vous pouvez apprendre à hiérarchiser efficacement les tâches en procédant ainsi.
Par exemple, si vous planifiez une conférence annuelle, vous pouvez la diviser en plusieurs tâches, comme les tâches préparatoires à accomplir huit mois avant la conférence, les tâches à accomplir quatre mois avant l'événement, les tâches à accomplir un mois avant l'événement, les tâches à accomplir le jour de la conférence et les tâches à accomplir après l'événement.
Une liste de contrôle détaillée des tâches ponctuelles ou permanentes sera énumérée sous chaque phase. En accomplissant chaque petite tâche une par une, vous posez progressivement les bases de la planification et de la mise en œuvre d'une conférence exceptionnelle.
Plus vous comprenez le secteur, plus vous êtes performant à chaque étape de votre carrière. Cela implique d'établir des priorités. Vous comprendrez comment évaluer efficacement le travail si vous avez une solide connaissance des objectifs, du fonctionnement interne et des faiblesses de l'entreprise.
Vous devez réserver du temps pour faire des recherches sur l'entreprise et le secteur auxquels vous appartenez. Il n'y a aucun moyen d'y échapper si vous voulez savoir comment prioriser les tâches. Pensez à faire ces tâches professionnelles rapides pour rester bien informé :
Tout au long de la journée de travail, les perturbations sont inévitables. Il est donc important d'y faire face pour hiérarchiser les tâches. La performance peut souffrir si vous recevez des perturbations assez nombreuses, ce qui peut faire perdre du temps qui pourrait être consacré aux tâches prioritaires. Les courriers électroniques, les conversations téléphoniques, les textos, les notifications push, les chats instantanés, la navigation sur Internet, les conférences continues, le bavardage avec les collègues, les collègues bruyants et le trafic incessant sont des exemples de dérangements typiques, en particulier si votre poste de travail se trouve à proximité d'ordinateurs collectifs et de photocopieuses.
Chaque fois que vous êtes perturbé, vous perdez votre élan et avez besoin d'un peu de temps pour retrouver votre tempo ou votre cadence. Vous risquez d'être frustré et de prendre plus de temps pour terminer un travail si vous vous retrouvez fréquemment à le commencer et à l'arrêter à cause de distractions. Analysez les types de perturbations que vous rencontrez couramment. Pour que ces perturbations soient le plus possible à votre portée, identifiez les tendances et élaborez des solutions pour y remédier.
Voici quelques stratégies pour gérer les perturbations fréquentes lors de la hiérarchisation des tâches :
Une liste de tâches à faire peut développer une collection particulière de devoirs à la suite de la procrastination qui est continuellement là et ne cesse de passer d'un agenda de tâches à un autre. Vous vous sentirez alors dépassé par la quantité de tâches inachevées qui doivent être terminées à un moment donné.
Lorsque vous remettez régulièrement à plus tard des tâches difficiles et que vous attendez le tout dernier moment pour les accomplir parce que vous êtes réticent à commencer ou que vous manquez de motivation, vous procrastinez probablement. Vous finirez par devoir accomplir ces tâches, car elles ne disparaîtront pas d'elles-mêmes.
Vous pouvez mettre fin au désespoir que provoque la procrastination en :
Gagnez de la vitesse en accomplissant un travail simple l’un après l'autre afin de commencer à apprendre à hiérarchiser les tâches. Vous pourriez commettre des erreurs en cours de route, mais à force de pratiquer, vous pourrez effectivement trouver un rythme régulier. Lorsque l'équipe termine les projets qu'elle a remis à plus tard, elle doit se sentir soulagée. Laissez ce sentiment d'accomplissement vous motiver à terminer tous les éléments inachevés de votre matrice de hiérarchisation des tâches.
Réfléchissons également aux résultats d'une mauvaise hiérarchisation des tâches.
Une mauvaise efficacité résulte d'un manque de planification et de fixation d'objectifs. Par exemple, s'il y a plusieurs tâches critiques qui doivent être terminées, une méthode efficace pourrait être de terminer les tâches connexes simultanément ou progressivement. Mais si vous ne vous préparez même pas à l'avance, vous pouvez vous retrouver à devoir faire des va-et-vient ou revenir en arrière tout en travaillant. Cela entraîne une baisse de la production et des performances.
Bitrix24 est un logiciel tout-en-un pour la gestion d'entreprise. Son interface simple et intuitive permet de réunir tous les employés sur une plateforme unique qui contient un CRM, des outils de collaboration, de gestion de tâches et projets, des outils RH et bien plus encore.
Créer un compte gratuit
La perte de temps est la conséquence de mauvaises façons de hiérarchiser les tâches. Vous pourriez perdre du temps et être distrait en conversant avec des copains sur des sites de réseautage en ligne alors que vous travaillez sur un projet, par exemple.
Vous avez une perte de contrôle sur votre travail puisque vous n'êtes pas sûr de la tâche suivante. Cela pourrait vous rendre plus stressé et anxieux.
La qualité du travail souffre souvent lorsque vous ne contrôlez pas bien votre temps et ne savez pas comment hiérarchiser les tâches. Par exemple, se précipiter pour faire un travail au dernier moment entraîne fréquemment une baisse de la qualité.
Les demandes des clients et l'opinion de votre chef à votre égard sont négativement impactées si vous êtes incapable de réaliser les travaux dans les délais prévus. Les clients sont susceptibles de trouver un autre prestataire s'ils ne peuvent pas compter sur vous pour achever les tâches dans les délais.
Si quelqu'un prétend qu'établir des priorités est simple, cela implique simplement qu'il n'a pas encore fait l'expérience de l'incroyable circonstance d'être surchargé de nombreuses tâches d'importance égale. Soyez tranquille ! L'anxiété et le découragement que vous ressentez sont naturels. Tout ce que vous avez à faire, c'est d'établir une stratégie pour y faire face.
Si vous avez vraiment du mal à faire face à la situation, tournez-vous vers un outil de gestion des tâches et du temps de travail comme Bitrix24 pour améliorer la façon de hiérarchiser les tâches au sein de votre entreprise. Inscrivez-vous dès maintenant !