Les logiciels de gestion de projets sont utilisés pour planifier et organiser les ressources. Ils servent aussi à la gestion des évolutions et des changements en cours de projet. Leur fonction est de permettre aux gestionnaires des projets et aux différents intervenants de contrôler les coûts et de gérer le budget. Ils servent également à la gestion de la qualité et peuvent être employés en tant que système d’administration. Les logiciels de planification gratuits constituent un excellent choix en ce sens qu’ils facilitent la collaboration et la communication entre les différentes personnes et instances impliquées dans un projet. Dans cet article, nous nous proposons de vous présenter le top 3 de ces outils gratuits
Lorsqu'il s'agit d'organiser son travail, il existe de nombreuses possibilités et les applications, comme les logiciels, apportent aujourd’hui des facilités qui faisaient autrefois défaut. Ainsi, les applications se révèlent idéales pour organiser sa charge de travail personnelle. Elles sont moins pertinentes lorsqu’il s’agit de coordonner le travail d'une équipe. C’est dans ce contexte qu’un logiciel de gestion de projets contribue à une meilleure communication et à une meilleure collaboration entre les différents partenaires. Encore faut-il choisir le bon logiciel de planification, et si possible, avoir recours à une solution gratuite. Cet outil a en effet un impact non négligeable sur la réussite des projets, en ce sens qu’il aide le chef de projet à réaliser les différentes tâches dans les délais impartis.
Il n’est pas rare que les équipes utilisent aujourd’hui encore des tableurs en lieu et place d’un gestionnaire de projets. C’est d’autant plus surprenant qu’il existe des outils de gestion de projets entièrement gratuits et très performants. Le tableur convient aux petites équipes, qui travaillent dans un lieu unique et qui peuvent discuter physiquement. Mais plus les tâches se complexifient, plus le tableur montre ses limites. Les projets doivent être mis à jour à la main puis partagés par courrier électronique. C’est évidemment fastidieux. Quand on travaille avec des équipes comprenant de nombreux intervenants ou devant communiquer à distance, la coordination est essentielle. L’ensemble des personnes doit être au fait des changements. C’est dans ce cas qu’un logiciel de gestion de projets spécifique est indispensable, de manière à travailler de manière efficace et rationnelle.
Les logiciels de gestion de projets sont utiles aussi bien pour planifier le travail que pour effectuer la gestion des ressources ou contrôler les coûts. Ils mettent en relation tous les aspects d’un projet. Ils aident à établir des rapports réguliers, indispensables au suivi. La transparence des différentes phases est assurée. Voici quelques pistes pour bien choisir votre logiciel de gestion de projets.
Le choix du bon logiciel de gestion de projets commence par une évaluation claire et précise de ce dont vous avez besoin. Assurez-vous aussi que votre équipe est prête à adopter une nouvelle solution. Rien de pire que de travailler avec un outil dont certains collaborateurs ne veulent pas ! Il faudra en tout cas penser à la formation. C’est la raison pour laquelle une solution simple est souvent la meilleure.
Faites une liste de toutes les fonctionnalités dont votre équipe a besoin. Réfléchissez également à l'utilisation que vous ferez de la solution. Avez-vous besoin de fonctionnalités telles que des options de personnalisation, des niveaux d'accès ? L'utiliserez-vous uniquement pour la planification et l'ordonnancement ? Avez-vous besoin de fonctions de rapport ? Faites un inventaire précis qui reflète tout ce dont vous avez besoin dans une solution logicielle de gestion de projets. Si le logiciel de planification est la solution que vous retenez, demandez-vous s’il convient à la méthodologie de projet que vous avez l’habitude d’utiliser. Il existe en effet plusieurs façons de gérer les différentes étapes.
Le mieux est de choisir un logiciel de gestion de projets qui soit aisément compatible avec votre méthodologie actuelle, de manière à ne nécessiter que des ajustements minimes de votre façon de travailler.
Avant de prendre votre décision finale, prenez en compte les coûts des différents prestataires et fournisseurs de logiciels de gestion de projets. Les tarifs varient d’un concepteur à un autre. Certains sont chers, en particulier les solutions ERP complexes. A l’inverse, vous trouverez des plateformes collaboratives entièrement gratuites qui pourraient convenir à votre méthode de travail et vous faciliter grandement la tâche sans venir peser sur votre budget.
Si vous choisissez une solution payante, vous devez décider si vous privilégiez un abonnement et quelle sera la fréquence des versements.
Mais quand on parle de coûts, il faut veiller à bien tout prendre en compte. Ainsi, des coûts de mise en service peuvent venir s’ajouter. Evaluez toujours le rapport entre le prix que vous allez payer et les bénéfices que vous allez en retirer. L'investissement sera-t-il pleinement justifié ? Si une solution est longue à mettre en œuvre, le bénéfice qu'elle apporte risque de s’annuler. Comme l’explique le CTO de MadKudo, il ne sert à rien « d’ajouter 5 minutes de travail supplémentaire à chaque membre de votre équipe pour vous faire gagner cinq minutes. » Votre but doit être d’investir dans une solution pour faire gagner du temps, pas pour en faire perdre !
Il existe différents outils pouvant servir de tableaux de bord pour la gestion de projet. Il y a tout d’abord les solutions Gantt. Il s’agit de diagrammes permettant de mettre en forme et de gérer les différentes étapes d’un projet. Ces étapes sont visualisées dans le temps et les différentes tâches s’organisent en fonction de leur chronologie. Les diagrammes de Gantt peuvent être modifiés au fil du projet, lorsque celui-ci évolue dans le temps.
Outre les diagrammes de Gantt et les solutions Gantt gratuites pour la gestion des projets, vous pouvez utiliser des logiciels s’appuyant sur la méthodologie Kanban. Basée sur l’approche ‘lean’ et provenant de l’industrie japonaise, la méthode Kanban vis à l’amélioration de la gestion des processus de production pour en réduire la durée et augmenter la productivité. Les objectifs principaux sont la réduction des coûts, la diminution des délais, l’amélioration de la qualité.
Certains plannings de projet s’appuieront plutôt sur une modélisation dans le temps, d’autres organiseront la logique et l’enchaînement des tâches. Les meilleurs logiciels de gestion de projet vous donnent la possibilité de choisir vos priorités et d’adopter l’une ou l’autre de ces deux approches, voire de les combiner entre elles.
Vous devrez aussi décider si vous avez recours à des logiciels de gestion de projets hébergés dans le cloud ou sur site (ce que l’on appelle On-premise). La principale différence entre ces deux systèmes est la manière dont ils sont déployés. Les logiciels basés sur le cloud sont hébergés sur les serveurs du fournisseur et accessibles par un navigateur web. Les logiciels sur site sont installés localement, sur les ordinateurs et les serveurs de l'entreprise. Vous pouvez aussi opter pour une plateforme de gestion de projets qui dispose à la fois d’une suite logicielle et d’une application pour smartphones, permettant à vos collaborateurs de se connecter où qu’ils soient pour avoir accès à l’état d’avancement du projet et aux plannings des intervenants.
Pour vous aider à faire votre choix, nous allons à présent vous présenter les trois meilleurs logiciels de gestion de projets gratuits. Parmi eux, notre favori, Bitrix24, avec ses solutions de diagramme de Gantt en ligne, mais aussi ses tableaux de bord de gestion de projet optimisés. Nous avons volontairement retenu des solutions gratuites, car elles offrent souvent des fonctionnalités suffisantes et sont, pour certaines, vraiment performantes.
Pourquoi choisir Bitrix24 comme logiciel de gestion de projet ? Vous choisirez la plateforme pour la gratuité, tout d’abord, mais aussi pour son nombre impressionnant de fonctionnalités bien utiles. C’est l’une des meilleures solutions pour la gestion de projet collaborative, grâce à une plateforme multisupports vraiment intuitive. C’est un outil pensé pour vous permettre d’optimiser la réalisation de vos projets et d’en suivre l’avancée au fil du temps. Bitrix24 est disponible en ligne et peut aussi être installé sur site, avec accès au code source du logiciel pour davantage de personnalisation.
Cette plateforme collaborative gratuite a été conçue pour vous faciliter la vie au quotidien, que vous suiviez une petite ou une grande équipe dans la réalisation d’un projet. Grâce à Bitrix24, vous disposez d’outils conviviaux pour le suivi dans le temps, vous pouvez programmer des rappels, générer des rapports, utiliser des modèles, mettre en évidence la relation des tâches les unes avec les autres. Vous pouvez aussi générer des calendriers de projet et des diagrammes de Gantt. Grâce à votre plateforme collaborative gratuite, ces diagrammes et ces calendriers sont interactifs, peuvent être partagés et mis à jour en fonction de l’avancée de votre projet. Bitrix24 est reconnu pour être un excellent outil de création de diagrammes de Gantt en ligne.
Bitrix24 vous offre aussi la possibilité d’améliorer la communication au sein de vos équipes. Or, pas de collaboration efficace sans une communication optimisée. Vous pouvez utiliser tous vos outils habituels avec Bitrix24. Vos collaborateurs ne sont à aucun moment dépaysés, les pratiques au sein des équipes demeurent les mêmes, elles sont simplement plus efficaces et plus rapides. Bitrix24 est compatible avec votre Intranet, les outils de chat, de vidéoconférence, les messageries instantanées. L’intérêt est de regrouper toutes ces ressources au même endroit, sur une même plateforme, pour que quand vous communiquez, vous ayez toujours vos documents de gestion de projet à portée de main.
Plus de 7 millions d’entreprises dans le monde entier ont choisi le logiciel de planning gratuit Bitrix24, et l’on peut affirmer à juste titre que ce n’est pas un hasard. Nous allons voir ci-dessous qu’il y a d’autres solutions intéressantes, elles aussi disponibles en version gratuite, du moins pour un essai. Mais aucune n’est vraiment aussi complète et aussi flexible, d’autant que votre gestionnaire de projet Bitrix 24 vous est livré avec différentes applications gratuites, pour le bureau et les PC, mais aussi des applications mobiles. Vous n’êtes pas toujours dans votre entreprise pour gérer vos projets. Pourtant, vous devez pouvoir y accéder de partout et à tout moment. Bitrix24 est disponible sur Android, IOS, Mac et PC. C’est évidemment un atout supplémentaire !
Asana est un logiciel de gestion de projet qui vous permet d’améliorer le travail de votre équipe. La version gratuite est cependant bridée et il vous faudra investir dans la version premium pour déployer toutes les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin. L’avantage d’Asana est cependant que vous pouvez tester, grâce à la version gratuite, ce logiciel de planning. En tout état de cause, il s’agit d’un outil complet, qui vous aide à dépasser la simple liste des tâches à accomplir et à utiliser les différentes fonctionnalités dont vous avez besoin au quotidien, pour planifier et gérer vos projets.
Asana vous permet d’augmenter l’efficacité de votre équipe : les tâches peuvent être accomplies en moins de temps et elles consomment moins de ressources, grâce à des fonctionnalités puissantes. L’un des avantages d’Asana, c’est que vous pouvez relier ce logiciel de planification, y compris dans sa version gratuite, avec d’autres outils que vous avez l’habitude d’utiliser au quotidien. C’est le cas si vous travaillez avec Slack ou avec Outlook, par exemple. Toutes les informations importantes relatives à un projet donné sont reliées entre elles et disponibles sur une même plateforme collaborative.
Autre logiciel de gestion de projets gratuit fiable et performant, Zoho Project a bien des adeptes. Il vise à l’efficacité dans le suivi des projets et dans leur programmation. Son objectif est de vous aider à garder une vue panoramique, de façon à accomplir les tâches à temps, et cela tout au long des différents projets que vous avez à mener ou à gérer.
Zoho Project est un gestionnaire de projets qui s’appuie en particulier sur les diagrammes de Gantt, dont nous avons parlé plus haut. Il permet donc de créer des plannings avec un calendrier des différentes tâches à accomplir et de modifier ce calendrier si besoin au fil du temps, lorsque le projet progresse. Comme on le sait, les projets doivent souvent être retouchés durant les différentes phases de leur réalisation : ils avancent plus ou moins vite. Les plannings initiaux ne sont donc que des projections théoriques destinées à évoluer.
En tant que logiciel de planification gratuit, Zoho Project se révèle un outil remarquable et très apprécié dans de nombreuses entreprises, dans le monde entier. Il permet l’automatisation des tâches pour gagner du temps et offre des fonctionnalités de personnalisation vraiment intéressantes. Comme nous avons pu le voir, c’est important pour les entreprises ou les équipes qui ont déjà leur propre méthodologie de travail et donc leurs habitudes. Zoho Project trouvera parfaitement sa place dans votre démarche. Enfin, tout comme Asana, Zoho Project permet d’intégrer les applications que vous avez l’habitude d’utiliser, comme Google, Slack ou Dropbox.
Comme nous avons pu le voir, les outils de gestion de projets sont aujourd’hui incontournables pour les entreprises. Certains sont gratuits, ou offrent une version gratuite vous permettant de juger de leurs fonctionnalités. La plus complète, mais aussi l’une des plus faciles à prendre en main nous semble être Bitrix24. Pour vous faire une idée, n’hésitez pas à comparer et à essayer aussi Zoho Project ou Asana, deux de ses concurrents directs, qui proposent également des plateformes collaboratives gratuites de grande qualité. L’une de ces solutions peut être mieux adaptée en fonction de vos habitudes et de celles de votre équipe. Néanmoins, nous avons trouvé que Bitrix24 est un logiciel gratuit de planning à la fois performant et très flexible.