Dans l’univers professionnel, les événements peuvent être organisés pour diverses raisons : créer de nouvelles relations à travers une fête d’entreprise, accroître la notoriété de l’entreprise ou celle d’un client, vendre un maximum de tickets ou détendre les employés au cours d’une fête du personnel par exemple.
Quel que soit votre objectif, vous souhaitez certainement avoir le plus d’impact possible. Mais savez-vous comment organiser un événement ? En utilisant la plateforme de gestion d’événements Bitrix24, vous pourrez gérer chaque détail au millimètre. Grâce aux outils d’aide à la planification vous pourrez booster le travail en équipe, la promotion, la réservation des ressources, le suivi des indicateurs de performance et plus encore.
La réussite de tout événement implique un réel travail de fond en amont. Depuis l’identification du groupe cible au choix des moyens pour l’atteindre en passant par la fixation du budget et la sélection du lieu, il peut être facile de se perdre.
Sur le logiciel de gestion d’événements gratuit Bitrix24, vous pouvez créer des tâches et des sous-tâches pour votre projet et les affecter aux collaborateurs les plus compétents. Si vous avez besoin d’une aide externe, l’invitation des utilisateurs externes à rejoindre votre projet peut s’effectuer grâce à l’extranet. Dès lors, vous pourrez aisément suivre le travail de chaque intervenant.
Pour optimiser le taux de participation à votre rencontre, vous devez diviser votre public en groupe sur la base de différents critères. Grâce à cette segmentation, vous pouvez mieux personnaliser la manière dont vous comptez toucher les différents profils, car chaque groupe d’individus ne consomme pas l’information de la même manière.
Cette tâche devient très aisée avec l’outil CRM intégré à la plateforme de gestion d’événements Bitrix24. Toutes vos données étant centralisées dans un même endroit, vous pouvez répartir vos clients et prospects selon les canaux de communication utilisés, les caractéristiques psychographiques, le comportement, etc.
Une fois la cible de votre événement identifiée, vient l’étape des invitations. Si vous organisez une fête pour votre personnel, cette phase ne devrait normalement pas poser de problème. Mais lorsque vous visez un public plus large, une campagne de marketing par email peut s’avérer un pari gagnant.
La plateforme de gestion d’événements Bitrix24 propose un éventail d’outils de marketing automation afin de simplifier l’usage de ce canal de communication. Vous pourrez envoyer autant d’invitations que nécessaire en seulement quelques clics. Ce processus automatisé et intuitif vous permet de gagner un temps considérable.
La liste des ressources nécessaires est très importante pour la réussite d’un événement, cela vous permet de connaître ce dont vous disposez déjà, de même que les éléments que vous devez louer et/ou réserver. Grâce au système de réservation de ressources, vous pouvez aisément réserver des salles de réunion, des véhicules d’entreprise et autres matériels.
Au cas où votre événement nécessite de garantir des places, vous pouvez permettre aux participants de le faire en ligne en seulement quelques clics. Cette étape de réservation peut être considérée comme une commande en attente.
Pour vous démarquer auprès de votre public cible et capter son attention, il est conseillé de concevoir une vitrine en ligne. Le design de votre site à lui seul est capable de marquer visuellement les internautes, sans compter les autres outils marketing que vous pouvez y ajouter.
La plateforme de gestion d’événements Bitrix24 vous permet de concevoir rapidement votre vitrine en ligne depuis son créateur de site web et son créateur de formulaires gratuits. Dès lors, cela vous permet de facilement gérer les inscriptions via une page dédiée à votre événement et y ajouter des photos de la rencontre par la suite.
Qu’il soit payant ou gratuit, tout événement vise un but. Vous devez pouvoir aisément évaluer les résultats obtenus tout au long de l’organisation pour ajuster vos efforts en conséquence. L’application de gestion d’événements Bitrix24 collecte toutes les données du début à la fin, pour vous les livrer sous forme de tableaux de bord personnalisables.
Vous pouvez par exemple mesurer l’attractivité de votre événement à travers des indicateurs du processus d’inscription comme les invitations envoyées, les mails ouverts, les visites sur votre site d’inscription, les inscrits, les participants réels, etc.
Le succès d’un événement nécessite une communication efficace entre les différents membres du comité d’organisation. Vos collaborateurs doivent recevoir les informations dont ils ont besoin pour avancer dans leur travail en temps réel et mettre en commun leurs compétences pour mieux innover.
La plateforme de gestion d’événements Bitrix24 possède de nombreux outils de travail collaboratif comme le partage de document, la base de connaissance, le chat en temps réel, les discussions de groupe, la visioconférence pour les réunions de travail virtuelles, les calendriers partagés, et bien plus encore.
La gestion du processus de paiement en ligne offre de nombreux avantages en termes de gain de temps, de minimisation des erreurs, de sécurité et de flexibilité. Pour vous permettre de garder une bonne visibilité sur les revenus de votre événement payant, la plateforme de gestion d’événements Bitrix24 propose un système de facturation et de paiement en ligne.
Sur ce logiciel de devis et de facturation en ligne, vous pouvez faire des conceptions en fonction de votre trame de document. Différents systèmes de paiement sont disponibles, avec la possibilité d’en ajouter de nouveaux en fonction de vos besoins.
Travailler de façon agile constitue un must pour vous adapter rapidement aux évolutions du secteur événementiel, gagner en efficacité et accroître la satisfaction des clients. En vue de vous encourager dans cette démarche, la plateforme de gestion d’événements Bitrix24 met à votre disposition tous les outils de gestion d’événements sur vos appareils mobiles via l’application Bitrix24 Mobile.
Depuis votre tablette ou smartphone, vous pouvez synchroniser vos calendriers Google, Apple et Outlook, accéder au CRM, consulter les tâches, surveiller les indicateurs de performances, utiliser la messagerie instantanée, participer aux vidéoconférences, échanger dans les discussions de groupe, et bien plus encore.