Les personnes qui font de la gestion de projet savent à quel point il est important d’avoir la bonne application pour chaque tâche. Mais saviez-vous que même à distance ou en déplacement, il existe des outils de gestion des taches mobiles ?
Les smartphones offrent aujourd’hui de nombreuses possibilités et il y a aussi des applications professionnelles. Plus besoin d’attendre de rentrer au bureau pour mettre à jour ses dossiers, vous pouvez le faire même à distance.
Au cours de cet article, nous allons évoquer en détail tous les atouts des logiciels de gestion des tâches mobiles et comment ils peuvent améliorer les processus de votre entreprise.
La gestion des tâches mobile est le processus de démarrer, suivre, adapter et terminer les tâches avec l’aide de la flexibilité et l’efficacité des technologies mobiles.
Les principaux avantages de la gestion de tâches mobile sont :
La fonction principale d’un logiciel de gestion de tâche est bien entendu de gérer les tâches. Ça tombe bien, les logiciels de gestion de tâche mobiles sont conçus pour cela. Il y a quelques années, personne n’aurait pu prédire que des outils aussi puissants auraient pu être développés pour être utilisés sur des téléphones.
Sur les logiciels de gestion de tâches mobiles les plus modernes, vous pouvez gérer vos projets aussi bien que sur PC. D’ailleurs, de plus en plus de gens emploient ces outils sur les smartphones étant donné que les smartphones est plus qu’un simple gadget, il en est presque rendu à être un outil principal pour certains. En étudiant de plus près, il est certain qu’il n’y a pas besoin d’un ordinateur pour créer des tâches, suivre leur avancement ou répondre à des messages et des notifications.
Ces applications intuitives nécessitent peu de formation et permettent de nouvelles possibilités dans le domaine de la gestion de projet. Des fonctionnalités de cartographie d’un projet en simple cliquer-glisser, c’est ce que permettent les logiciels de gestion de tâche mobiles les plus modernes. Vous pouvez alors rentrer dans le détail d’une tâche ou au contraire voir l’avancée globale de toutes les tâches.
Ce type de logiciel présente aussi l’avantage de pouvoir vous dépanner si la batterie de votre ordinateur est à plat ou si vous êtes en déplacement. Les applications de gestion de tâches mobiles permettent de ne pas avoir une baisse de productivité.
Au fur et à mesure que la technologie mobile s'améliore, il est normal que notre façon de l’utiliser change aussi. Il n’y a pas si longtemps, les téléphones portables étaient réservés aux appels ! Ils font désormais bien plus que ça : photos, calendrier, banque en ligne, réseaux sociaux et il est possible d’installer tout un tas d’applications que l’on peut avoir à portée de main.
Parmi toutes ces applications mobiles, il y en a aussi qui sont destinées à gérer les tâches. Il s’agit d’un excellent exemple de notre adaptation de la technologie. Les managers qui se considèrent plus à l'aise sur un PC pour leurs aperçus de projet n’hésitent tout de même pas à passer sur mobile pour les listes de tâches. En fin de compte, c'est beaucoup plus facile et rapide que d'ouvrir un ordinateur portable, de se connecter et de lancer un navigateur, et beaucoup plus difficile à perdre qu'un bout de papier. Ainsi vous pouvez avoir votre liste to do tout le temps dans votre poche.
La meilleure application de gestion des tâches mobile doit vous proposer une gamme d'options pour votre liste de tâches. Bien sûr, il est souhaitable d’avoir de nombreux détails, instructions et délais sur un tableau de bord principal, mais les rappels doivent aussi s’adapter aux besoins.
Si vous faites partie de ceux qui aiment ce sentiment lorsque vous passez vos tâches au statut « terminé », les listes de contrôle sont l'option ultime. Simples et conviviales, vos priorités seront clairement visibles tout au long de la journée pour rester sur la bonne voie. Après une bonne journée de travail, vous pourrez rentrer chez vous avec la satisfaction de ce qu’une journée productive peut apporter.
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Jusqu'à présent, les points évoqués concernaient plutôt des tâches individuelles. Cependant, il ne faut pas oublier que c’est le travail d'équipe qui est capable de mener une équipe au succès. Une communication rapide et claire devient alors indispensable.
Lorsque les meilleurs logiciels de gestion des tâches mobiles sont arrivés, ils ont résolu deux problèmes distincts mais étroitement liés. Premièrement, ils ont permis aux employés de réduire l’utilisation des boîtes de réception de courrier électronique en transférant toute la communication dans les tâches qui ont besoin d’être discutées ou pour celles où il y a de l’avancement. Cela permet de ne plus avoir à déterminer de quoi parle l'email, mais surtout, les informations et l’historique des échanges est directement enregistré au bon endroit afin qu’il soit rapidement consulté par ceux qui travaillent sur la tâche. Modifier un délai ne nécessite plus un long email sur un logiciel de gestion des tâches mobile, il suffit de modifier la fiche de la tâche en question.
Là où la gestion des tâches mobiles a vraiment pris tout son sens, c'est avec les notifications en temps réel. Le système vous prévient directement sur votre téléphone lorsqu’une mise à jour est effectuée sur une tâche. Il est alors facile de savoir en un clin d’œil ce sur quoi on doit agir. En fait, ce type de logiciel peut être considéré comme un assistant personnel infaillible. Il est même souvent possible de choisir le type de notifications que l’on reçoit. Par exemple, lorsque vous effectuez un suivi des tâches, vous n'avez peut-être pas besoin de voir tous les messages de votre équipe, mais vous voulez certainement savoir si votre nom a été mentionné, il s’agit probablement d’un appel à l'aide ou d’une tâche qui nécessite votre intervention.
Vous avez sûrement déjà entendu dire que des « conditions de travail flexibles » sont très appréciées par certains départements marketing du monde entier, mais qu'est-ce que cela signifie vraiment ?
Mal appliquée, la flexibilité peut avoir des impacts négatifs sur une entreprise et peut, contrairement à l’objectif, nuire à la performance. La mise en place de limites concrètes et logiques est un indispensable pour que la flexibilité des conditions de travail se passe bien. Associé à la gestion des tâches mobiles, votre équipe peut être réellement épanouie et efficace au travail sans avoir recours à l’autoritarisme.
Prenons l’exemple du trajet matinal pour se rendre au bureau. Permettre au personnel d'arriver 30 minutes plus tard à condition qu’ils gèrent leurs tâches sur mobile avant leur arrivée, est un excellent moyen de contourner les inconvénients de l'heure de pointe sans perdre des heures de la journée. Comme tout est déjà organisé et planifié, votre équipe peut commencer dès leur arrivée sans avoir besoin de se préparer.
Cette flexibilité peut aussi s'étendre au bureau lui-même. Rester assis sur une chaise jusqu'à huit heures par jour et se donner à 100% est compliqué car les humains ne sont tout simplement pas faits pour faire ça. Une promenade rapide à l'extérieur, ou même simplement dans la cuisine du bureau, peut être tout ce dont vous avez besoin pour insuffler un peu d'inspiration dans votre journée.
Le suivi des tâches est idéal lorsqu'il est effectué avec un peu d'air frais car cela permet d’être plus concentré et inspiré. Au lieu d'être collé à un écran, lorsqu’il n’y a rien à faire, vous pouvez sortir avec votre téléphone et surveiller l'avancement de votre projet dans un environnement plus tranquille et voir lorsque vous devez retourner à votre poste.
Les cadres supérieurs savent qu’employer un logiciel de gestion des tâches mobile est un excellent moyen d'améliorer leur efficacité. En réduisant les tâches répétitives et chronophages, il permet de se concentrer davantage sur la planification stratégique et les interactions axées sur le client.
Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion des tâches, assurez-vous de tester les fonctions d’automatisation. Avec un bon outil, vous pouvez considérablement accélérer le travail des équipes de vente en attribuant automatiquement de nouveaux prospects à votre équipe sans intervenir manuellement. Pour encore plus d’efficacité, vous pouvez répartir les différents types de contacts et les attribuer à un responsable.
L’automatisation peut aller au-delà de la simple attribution de tâches. Avec un peu de sagesse et de planification, vous pouvez créer des processus d’entreprise complets. À ce niveau-là, la dépendance entre les tâches va avoir un rôle clé. Liez deux tâches ensemble de sorte que lorsque l'une est terminée, la suivante soit immédiatement attribuée afin que votre équipe puisse continuer sur sa lancée. Quant au responsable, il recevra les notifications directement sur son smartphone afin qu’il sache lorsque la tâche est complétée et qu’il est nécessaire de vérifier le travail réalisé.
En utilisant intelligemment l’automatisation, les employés peuvent rester concentrés sur les tâches à réaliser tout en réduisant les temps de recherche, d’attente et autres. De plus, avec la gestion des tâches mobiles, ces bénéfices peuvent être obtenus même lorsque tout le monde n’est pas au bureau. Toutes les tâches seront à jour et facilement accessibles et consultables depuis un téléphone portable.
Lorsque vous êtes sous pression avec vos projets et que vous devez agir rapidement, vous n’avez pas forcément le temps de vous familiariser avec de nouveaux outils. C’est un des avantages du smartphone : vous savez probablement déjà vous en servir. Ainsi, si vous téléchargez une application de gestion des tâches, vous saurez intuitivement vous en servir et vous pourrez accélérer la réalisation d’une partie de vos tâches.
Les gens sont toujours plus performants dans les environnements dans lesquels ils se sentent à l'aise, et cela est également vrai pour l’interface d’un outil de travail. Même dans certaines écoles, des enseignants commencent à utiliser le téléphone portable comme un outil d’apprentissage alors qu’il était auparavant complètement banni des salles de classes.
La même logique peut être appliquée dans le cadre du travail. Comme les gens utilisent leur téléphone au quotidien, ils maîtrisent l’interface et l’appareil ce qui leur permet de réagir rapidement lorsqu'ils en ont besoin. De plus, il y a eu tellement de progrès technologiques réalisés sur les smartphones au point que certaines actions sont plus rapides sur un smartphone que sur un ordinateur. Au cours d'un projet, permettre à votre équipe de faire appel à la gestion des tâches sur mobile lorsqu’il y en a besoin permettra d’économiser un temps précieux.
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Certains projets nécessitent de nombreux contributeurs pour leur réalisation. Lorsque c’est le cas, perdre du temps à cause de l’informatique est vite arrivé : le temps que tout le monde télécharge le même programme, un autre aura une mise à jour à faire, un autre n'aura pas droits nécessaires… Pendant ce temps-là, l’échéance du projet approche. Si vous avez déjà été ralenti par des problèmes techniques, vous saurez à quel point cela peut être frustrant. C’est pour cette raison que choisir un logiciel fiable est important et s’il est aussi disponible sur mobile, c’est encore mieux.
Les outils disponibles pour iOS et Android permettent de commencer à travailler avec des collègues et des collaborateurs en un instant. Demandez simplement à votre équipe de télécharger l’application lors de votre réunion initiale et 30 secondes plus tard, vous êtes tous en ligne ensemble.
Les meilleurs logiciels de gestion des tâches mobiles permettent même de réunir plus que son équipe. Vous pouvez aussi collaborer avec des clients et des tiers. Grâce à un accès personnalisable pour chaque tâche, vous pouvez inviter des utilisateurs externes au besoin. Par exemple, vous pouvez donner l’accès complet à votre équipe interne responsable de la tâche et des droits d’observateurs à un client qui doit donner son accord final ou qui souhaite faire des suggestions.
Maintenant que vous connaissez sept avantages concrets des logiciels de gestion des tâches mobile, vous allez pouvoir en choisir un afin d'améliorer les performances d’entreprise et vos processus. Si vous vous êtes déjà retrouvé à feuilleter un magazine dans le cabinet d'un dentiste ou assis dans un train sans pouvoir tirer le meilleur parti de votre temps mort, cela devrait vous aider à vous convaincre qu’un tel logiciel pourrait vous intéresser. Bitrix24 est une excellente option que vous souhaitez peut-être découvrir.
Bitrix24 contient toutes les fonctionnalités de gestion des tâches mobiles évoquées dans cet article et bien plus encore. Véritable plateforme d'entreprise tout-en-un, elle permet d'exécuter des projets, d'organiser des vidéoconférences, de travailler sur des documents, d'analyser les performances et bien plus encore. Ce logiciel regroupe tout sur une interface unique et les applications sont disponibles pour Mac, Windows, Linux et bien sûr pour iOS et Android. Vous pouvez créer un compte gratuit pour découvrir les fonctionnalités Bitrix24 et révolutionner votre entreprise avec des solutions intelligentes conçues pour les professionnels.