Même lorsque vous préparez vos projets minutieusement et que vous estimez les coûts de chaque tâche, quelque chose d'inattendu peut toujours arriver. C'est pourquoi en gestion de projet, il est crucial de commencer par une matrice de flexibilité. Cette matrice permet d’être mieux préparé aux évènements non prévus et aux interruptions que connaissent toutes les entreprises commerciales.
La gestion de projet flexible nécessite des efforts dans un certain nombre de domaines. Pour y parvenir, nous allons couvrir sept clés pour réussir. Nous examinerons les stratégies structurelles qui servent de cadre et détaillerons les changements culturels qui permettent aux équipes d'adopter la flexibilité au sein des projets.
La flexibilité en gestion de projet est la liberté de pouvoir planifier et de réajuster la stratégie au fur et à mesure. Cela nécessite une planification plus détaillée au départ, mais permet aux équipes de réagir aux obstacles et d’atteindre leurs objectifs avec plus de cohérence et moins de stress.
La méthodologie Agile est une des méthodologies flexibles les plus connues. La méthodologie de gestion de projet Agile par excellence est Scrum. Les projets sont divisés en sprints de deux à quatre semaines et l'équipe travaille pour éliminer les blocages, optimiser la stratégie et améliorer chaque élément du projet.
Une matrice de flexibilité de gestion de projet considère les trois éléments : le temps, le coût et la qualité. Les gestionnaires et les équipes utilisent la matrice pour classer les tâches en fonction de leur flexibilité, ce qui permet de canaliser les ressources en priorité vers les tâches les moins flexibles.
Les meilleurs outils pour une gestion de projet flexible sont :
La première chose à faire sur ce sujet concerne les capacités de votre équipe. Alors qu’une équipe de rêve devrait avoir des experts dans tous les domaines, la plupart des équipes n'en ont pas réellement besoin. Bien sûr, vous devez maîtriser votre secteur d’activité, mais vous n’avez pas besoin d’être un expert sur toutes les fonctions support.
Embaucher du personnel qui peut porter plusieurs chapeaux est un élément essentiel de la gestion de projet flexible car cela vous donne une liberté dans votre planification. Lorsque plusieurs personnes sont capables de faire le même travail, vous ne dépendez pas de la disponibilité d'une seule personne et vous pouvez réagir plus rapidement. Pour les évènements les plus imprévisibles, c’est l’équipe entière qui fera la différence et non les spécialistes de certains domaines.
Par conséquent, lorsque vous constituez votre équipe, demandez-vous s'il est absolument nécessaire d'intégrer un stratège légendaire des médias sociaux, ou si un profil marketing complet correspondrait mieux pour être en mesure de couvrir plus de tâches à un niveau satisfaisant.
Loin des compétences techniques, de fortes qualités telles que la responsabilité et la responsabilisation vous permettent, en tant que gestionnaire, de laisser les tâches aux autres et de concentrer votre attention ailleurs. La délégation est un élément clé de la gestion de projet agile, et vous voulez que les membres de votre équipe puissent activer le mode leadership lorsqu'ils sont sollicités. N’oubliez pas cependant de leur accorder de la reconnaissance lorsqu’ils ont réussi les missions qui leur ont été confiées.
Certaines personnes s’intègrent naturellement plus facilement à leur équipe. Cependant, vous pouvez favoriser la consolidation des liens grâce à des activités d'équipe. Lorsque chaque individu est investi avec son équipe, vous pouvez compter sur eux pour qu’ils se soutiennent mutuellement. Sans déployer d’efforts supplémentaires, votre équipe sera plus efficace et vous pourrez maintenir le projet sur la bonne voie.
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Une fois que vous avez réuni votre équipe, la gestion de projet flexible a besoin d’un bon logiciel pour lier tout le monde ensemble. Un tel logiciel doit vous permettre d'ajuster votre approche aux demandes des clients, de travailler à partir de plusieurs emplacements et de lancer rapidement des réponses à des défis inattendus.
Votre siège social basé sur le cloud sera un logiciel de gestion de projet agile, dans lequel vous établirez vos plans et conserverez vos enregistrements sur un tableau Kanban ou un diagramme de Gantt d'équipe. A partir de ces outils, vous pouvez obtenir des détails plus précis dans chaque fiche de tâche. Plutôt que d’accumuler des instructions vagues sur un fils de discussion, vous pouvez détailler chaque étape de la tâche avec des délais et attribuer les ressources nécessaires. Gâce à une interface intuitive et simple qui rassemble toute l’équipe, toutes les personnes impliquées peuvent voir consulter ces détails en un coup d'œil.
Bien que cette approche stricte semble rigide et sans compromis, être méthodique dans vos tâches est une excellente technique pour réussir sa gestion de projet flexible car elle établit une base solide et prévisible qui réduit le temps perdu et libère l'espace libre de votre équipe. Mais ce qui fait vraiment des outils de gestion de projet modernes une arme secrète dans votre arsenal, c'est le flux de conversations basées sur les tâches qui envoie une notification à toutes les parties intéressées pour chaque mise à jour. Désormais, il n'est plus nécessaire de tenir une réunion ou d'envoyer un e-mail en masse; vous pouvez changer de direction rapidement et obtenir une confirmation instantanée que votre équipe comprend clairement les nouvelles instructions.
Avec un logiciel de gestion de projet, vous pouvez améliorer la qualité de votre travail avec d'autres outils interconnectés, tels que des documents collaboratifs partagés, un intranet de projet et toute une gamme de canaux de communication. Si se mettre d'accord sur une politique de communication est idéal pour l'efficacité, avoir la possibilité de réagir et de s'adapter à tout moment est un véritable luxe de flexibilité dans la gestion de projet. Par exemple, si vous avez une mise à jour urgente pour votre client mais qu'il ne répond pas au téléphone, vous pouvez programmer un rappel sur le CRM afin d’être sûr de ne pas l’oublier et vous concentrer pleinement sur la tâche suivante à réaliser.
S'équiper d'outils est une chose, mais cela ne fait pas tout. Sans une approche stratégique de planification de projet, vous risquez de vous effondrer dès que vous rencontrez des problèmes. Quiconque a déjà atteint une date limite pour se rendre compte qu'il a été trop optimiste sur les délais sera conscient de l'importance d'une gestion de projet flexible.
Tout comme vous vous accordez un peu plus de temps à l'aéroport (à moins que vous n'aimiez vivre dangereusement), vous devez légèrement surestimer le temps de chaque projet. Il s'agit de promettre ce que vous pouvez réellement livrer et d'éviter à vos clients de perdre des délais.
En pratique, cela signifie simplement ne pas surcharger votre équipe et de remplir chaque minute de leur emploi du temps. Vous aurez toujours besoin de plus de temps pour répondre à des questions, clarifier des instructions, faire face à des absences de personnel et résoudre des conflits. Ainsi, laissez un peu de temps libre chaque semaine pour absorber les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent sans risquer de mettre votre projet en péril. Et, si tout se passe comme prévu, vous pourrez toujours utiliser ce temps libre pour travailler sur un peu de valeur ajoutée pour vos clients.
Paradoxalement, la matrice de flexibilité pour la gestion de projet doit être rigide dans certains domaines. Cela est vrai surtout pour la gestion des risques. En adoptant une approche méthodique pour mieux gérer les risques, vous serez en mesure de suivre toutes les avancées des projets sans trop de stress. Commencez par vous réunir avec votre équipe et votre client pour explorer les problèmes potentiels qui pourraient survenir et les classer dans les catégories suivantes en matière de gestion des risques :
Ne jouez pas avec le destin : certaines tâches sont mieux laissées de côté. Lorsqu'il y a un risque élevé et une faible récompense, cela ne vaut peut-être pas le coup de travailler dessus. Vous pouvez alors le supprimer de votre flux de travail.
Si vous ne pouvez pas éviter une tâche à haut risque, trouvez des moyens de réduire le danger. Il peut s'agir de rechercher des fournisseurs plus fiables ou de créer des flux de travail d'urgence à lancer en un clic.
Lorsque l’on travaille sur de grands projets, on ne peut pas être expert dans tous les domaines. Lorsque c’est le cas, il est préférable de transférer la responsabilité à un autre collaborateur qui à lui peut-être les connaissances nécessaires. Lorsqu’en interne personne n’a les compétences, il ne faut pas hésiter à consulter en externe pour éviter de mettre en péril le projet.
À l'opposé des éléments à éviter, il y a des risques que vous pouvez accepter car cela ne vaut pas la peine d'investir des ressources pour réduire ce risque. Ce type de risque n’est en général pas une menace pour le projet.
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Lorsqu’une équipe connaît un manque de communication (ou une mauvaise communication) les projets ont de fortes chances d’échouer. Par conséquent, une grande partie de la gestion de projet flexible consiste à créer de la transparence et de la confiance avec vos clients. Prenez le temps, au début de chaque projet, de bien comprendre leurs attentes et leurs objectifs et de créer un environnement de confiance avec une communication ouverte et bidirectionnelle au fur et à mesure de l'avancement du projet.
En pratique, cela signifie établir un plan de communication au début de votre projet. N’hésitez pas à proposer à vos clients une série de visioconférences pour les tenir informés et leur proposer des suggestions au fur et à mesure de l’avancement. Maîtriser plusieurs canaux est aussi important car chaque canal de communication a son utilité en fonction des situations. Par exemple, un numéro de téléphone ou une messagerie instantanée sont plus appropriés pour les situations urgentes. Ce type de communication vous permet d'aborder et de résoudre rapidement les problèmes, plutôt que de laisser les problèmes s'aggraver jusqu'à ce qu'ils deviennent ingérables.
Tourné vers l'avenir, ce type de flexibilité dans la gestion de projet crée des relations professionnelles durables. En conséquence, vous êtes plus susceptible d'obtenir des affaires répétées et une réputation de flexibilité dans votre travail.
Avec un bon logiciel, vous pouvez intégrer des réunions d'équipe régulières à votre stratégie de gestion de projet flexible, quelle que soit votre structure de travail. Sans avoir à être au bureau, toutes les personnes impliquées peuvent recevoir des notifications à l'avance et même rejoindre un appel vidéo lorsqu'elles ne sont pas au bureau.
Les réunions sont de plus en plus courantes en gestion de projet agile et c'est une excellente habitude à prendre. Le concept est simple : une réunion quotidienne ne dépassant pas les dix minutes, où chaque membre de l'équipe donne une mise à jour rapide de ses avancées et attire l'attention sur les éventuels obstacles. En tant que manager, cela vous donne une compréhension en temps réel de l'évolution du projet et vous permet d'être agile dans votre façon de réagir aux difficultés.
Vous pouvez améliorer la gestion de projet flexible avec des réunions plus longues et plus approfondies pour marquer des jalons, ou « sprints », pour les dirigeants les plus agiles. En compilant un ensemble de tâches dans un sprint, vous pouvez concentrer toute votre énergie sur les tâches à accomplir, avant de les signer et de passer au sprint suivant. Épinglez ces réunions au calendrier de votre équipe de manière récurrente au début de votre projet afin que toutes vos parties prenantes puissent les intégrer à leurs routines.
Ce petit effort à court terme vous évitera de perdre du temps et des ressources par la suite. Ces mises à jour fréquentes permettent d’immédiatement détecter un problème et donc de limiter le risque de devoir refaire toute une partie du projet. Il s’agit aussi d’un excellent facteur de motivation. La fin de chaque sprint est une excellente opportunité pour une mini-célébration pour remonter le moral de votre équipe.
Vos projets n’ont pas lieu en vase clos, ainsi, pour voir les progrès de votre organisation, vous devez évaluer et réfléchir à vos projets. Il est important d’avoir un bon logiciel de gestion de projet car il permet d’évaluer les performances de l'équipe et des individus avec très peu d'efforts. En effet, toutes vos données sont enregistrées automatiquement et vous pouvez faire appel aux rapports personnalisables pour l'analyse post-projet.
Un élément clé de l'analyse réside dans la gestion du temps. En fixant des échéances réalisables pour chaque tâche et en vérifiant si elles ont été atteintes ou non, vous pouvez soit ajuster le temps prévu pour les tâches, soit résoudre les problèmes sous-jacents d'inefficacité. En mettant l'accent sur l'amélioration constante, chaque projet peut devenir plus prévisible, plus efficace et plus flexible.
Mais l'analyse n'est pas seulement une tâche pour la fin de votre projet. Les réunions debout sont une excellente occasion d'identifier les problèmes dans vos flux de travail et de faire des ajustements au fur et à mesure. Plutôt que de créer une liste exhaustive qui contribue à une énorme quantité de travail à la fin de votre projet, nous vous recommandons d'apporter des modifications directement dans vos modèles de projet. De cette façon, les problèmes sont frais dans votre esprit et vos futurs flux de travail seront prêts et disponibles pour vos futurs projets.
Vous avez pu le constater, la gestion de projet flexible est à son meilleur lorsqu'elle combine un excellent leadership, des stratégies agiles et des solutions technologiques pour optimiser vos pratiques de travail. Hélas, nous ne sommes pas qualifiés pour vous donner les compétences nécessaires pour devenir un chef de projet de classe mondiale. Cependant, nous excellons sur la partie technologie et logiciel : Bitrix24 contient tous les outils dont vous pourriez avoir besoin sur une seule plateforme. Pour l’essayer, c’est simple il suffit de créer son compte gratuit, le plan Free est accessible pour une durée illimitée par un nombre illimité d’utilisateurs.