Qu'est-ce que la méthode Kaizen et comment l'appliquer ?

La perte de temps et le mauvais usage des ressources au sein de l’entreprise sont généralement source d’augmentation des coûts. Pour en venir à bout, vous pouvez adopter la méthode Kaizen qui s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue. Le but est d’éliminer le gaspillage et d’optimiser vos processus métier.

Sa mise en place nécessite d’utiliser un ensemble d’outils comme la méthode 5S, le Lean management ou la roue de Deming. Le plus important est de déployer un état d’esprit d’amélioration continue à chaque niveau de l’organisation. Dans cet article, découvrez ce qu’est la méthode Kaizen et comment elle peut profiter à votre entreprise.

Qu'est-ce que la méthode Kaizen ? (Définition de la méthode Kaizen)

Kaizen est une philosophie de développement japonaise qui signifie « changement » et « meilleur ». La méthode Kaizen ou méthode d’amélioration continue s’inscrit dans une démarche de lean manufacturing, avec pour but d’éliminer le gaspillage et d’augmenter les profits. Depuis des décennies, des entreprises japonaises comme Toyota l'utilisent pour améliorer leur chaîne de montage, leur chaîne d'approvisionnement, ainsi que leurs processus commerciaux.

Pour mieux cerner la définition de la méthode Kaizen, on peut se référer aux fondements qui la soutiennent. Ceux-ci incluent notamment :

• Le travail d’équipe
• L’autodiscipline
• Un moral haut
• Des cercles (groupes d’employés) de qualité
• Les suggestions d'amélioration.

Toute personne qui se demande comment mettre en œuvre Kaizen doit dès lors s’inscrire dans une démarche d’élimination du gaspillage (muda) et de l'inefficacité, dans un esprit positif.

Les avantages et inconvénients de la méthode Kaizen

Parmi les avantages de la méthode Kaizen, on peut citer :

• Une meilleure qualité de produits et services : chaque détail de la conception du produit est peaufiné et la chaîne d’approvisionnement optimisée pour devenir plus agile
• La réduction des délais dans tous les services : la limitation des pertes de temps entre deux tâches favorise l’atteinte plus rapide des objectifs
• Une productivité optimale en usine : réviser tous les processus permet de limiter les déplacements inutiles d’un travailleur ou de supprimer les actions sans valeur ajoutée
• De meilleures conditions de travail pour les employés : les employés sont impliqués dans la démarche et aident à identifier les changements nécessaires pour améliorer leurs processus de travail
• Des profits plus élevés : limiter l’excès de stock et les gaspillages permet de faire des économies et d'accroître la rentabilité.

Pour ce qui est des inconvénients de la méthode Kaizen, les actions optimistes à court terme que cette approche implique peuvent finalement être abandonnées, notamment lorsque la motivation des collaborateurs ne tient pas sur la durée. Or, cette approche d’amélioration continue doit être graduelle, incrémentale et menée sur le long terme pour atteindre 100% du potentiel d’amélioration. Elle a par ailleurs de fortes chances d’échouer dans les entreprises avec une culture de communication fermée.

Comment la méthode Kaizen pourrait-elle profiter à votre entreprise ?

La méthode Kaizen pourrait profiter à votre entreprise si vous recherchez des moyens de réduire les pertes de temps et d’argent tout en augmentant la qualité. Cela est possible à 4 niveaux principaux :

1. Satisfaction du personnel : l’approche Kaizen repose sur une culture axée sur le travail d'équipe, le partage d’idées et le changement. Le fait que les suggestions d’amélioration des employés soient prises en compte booste leur motivation.
2. Gestion optimale des ressources : apporter régulièrement de petits changements dans l’utilisation des ressources permet de facilement atteindre les améliorations recherchées.
3. Sécurité des employés : la méthode Kaizen prône le nettoyage et l’organisation des zones de travail. Les actions mises en œuvre se répercutent naturellement sur la sécurité au travail.
4. Efficacité sur le lieu de travail : chaque zone de travail est minutieusement planifiée et débarrassée de toute opération ou mouvement inutile.

Comment améliorer les processus métier avec Kaizen ?

La bonne nouvelle pour ceux qui se demandent comment utiliser la méthode Kaizen est qu’il n’est pas nécessaire d’avoir un budget astronomique pour se lancer. Ce processus d’amélioration continue passe par des actions concrètes, simples et peu onéreuses. Le but n’est pas de chambouler tous vos processus métiers du jour au lendemain. Il s’agit plutôt d’avancer d’un pas constant en commençant par déployer la mentalité Kaizen à chaque niveau de votre entreprise.

Un autre point important lorsqu’on cherche comment améliorer les processus métier avec Kaizen est d’obtenir l’adhésion de tous les employés. Mieux encore, il faut constituer un groupe de travailleurs qui disposent de suffisamment de temps pour participer activement à la démarche. Leur rôle sera entre autres d’identifier les raisons qui poussent l’entreprise à aller de l’avant et de clarifier les objectifs d’amélioration visés.

5 bonnes pratiques à suivre pour améliorer vos processus métier avec Kaizen

1. Cartographier les flux qui créent de la valeur et identifier ceux à optimiser

Faire une carte de flux de valeur est important pour cerner un processus au lieu de simplement constater les résultats. Cela vous aide à comprendre l’état actuel des choses afin d’identifier et supprimer les gaspillages. Vous serez dès lors plus à même de concevoir une solution qui optimise les composants sans valeur ajoutée.

Ce travail nécessite toutefois de collaborer avec tous ceux qui participent réellement ou utilisent le système/processus en question. Il faut aussi y impliquer le client de résultats (personne censée bénéficier de l’output du processus) et un facilitateur. Cette collaboration pour la conception de la carte de flux de valeur permet de facilement :

• Identifier les opportunités d’amélioration dans les processus
• Niveler le flux de travail pour un usage optimal des ressources
• Mapper l’état futur idéal du processus de façon visuelle
• Documenter le processus, ainsi que les changements nécessaires, et les suivre
• Encourager la philosophie d’amélioration continue utile à l’atteinte des objectifs.

2. Mettre en œuvre les 5S dans le lieu de travail

La méthode Kaizen repose sur 5 principaux éléments que vous pouvez mettre en œuvre étape par étape dans votre lieu de travail :

1. Seiri (trier) : garder ce qui n’est utilisé qu’à l’occasion, ou ce qui n’ajoute aucune valeur, en dehors de la zone de travail. Les éléments que vous n’avez pas utilisés durant la dernière année, et que vous ne comptez pas utiliser à court terme, doivent être éliminés.
2. Seiton (ranger) : réserver une place pour chaque élément (outil, document, etc.) dans le poste de travail. L’idée c’est qu’on puisse aisément trouver la chose nécessaire au moment opportun.
3. Seiso (garder le lieu de travail propre) : déterminer les principales causes de soucis de malpropreté pour prendre les mesures nécessaires afin de les éliminer à la source.
4. Seiketsu (ordonner) : instaurer des méthodes de travail standard à respecter par tous ceux qui partagent un même poste de travail. Il faut aussi réaliser des contrôles visuels pour pouvoir mesurer la performance des processus.
5. Shitsuke (autodiscipline) : assurer la suivi de façon rigoureuse pour que les 5S s’intègrent pleinement à la culture de l’entreprise.

3. Rechercher sans cesse les 8 types de muda (gaspillage) pour les éliminer

Un muda ou source de gaspillage est une activité improductive, sans valeur aux yeux du client, que tout le monde dans l’entreprise accepte et pratique sans remise en question. Ceux qui se demandent comment utiliser la méthode kaizen devraient commencer par identifier ces gaspillages pour les éliminer ou les réduire. Cela contribue à optimiser les processus de l’entreprise.

Les 8 types de muda (gaspillage) sont les suivants :

1. La surproduction : produire par exemple plus que le client n’en a besoin
2. Le surstockage ou les stocks inutiles : à l’instar des dossiers en attentes, souvent dus à une organisation multitâche
3. Les transports et déplacements inutiles : déplacements de matériaux, de produits, de documents ou d’informations qui ne procurent aucune valeur pour le client
4. Les surprocessing ou les traitements inutiles : processus trop complexes en comparaison au prix de vente
5. Les mouvements inutiles : déplacements inutiles des collaborateurs et sans valeur pour le client
6. Les erreurs, défauts et rebuts : défauts impliquant une retouche, un contrôle supplémentaire, une mise au rebut, ou provoquant l’insatisfaction du client
7. Les temps d’attente et délais : comme un collaborateur inactif pendant une interruption dans le processus de travail
8. La sous-utilisation des compétences : lorsque l’ensemble des responsabilités attribuées à un collaborateur est inférieur à ses capacités réelles.

4. Adopter une méthodologie standard pour la résolution des problèmes

Pour s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue sur le lieu de travail, vous devez vous poser les bonnes questions au bon moment. Mettre en place une méthodologie standard permet de trouver les solutions adéquates, tout en économisant du temps.

Voici 5 étapes que vous pouvez suivre pour appliquer la méthode Kaizen dans la résolution des problèmes :

1. Identifier l’origine du problème : il est possible d’identifier les écarts de qualité à travers des échanges avec les employés et en observant leur travail. Cela doit se faire dans un état d’esprit positif, sans critiques, jugements ou blâmes.
2. Trouver un moyen d’attaquer la source du problème : les gestionnaires doivent considérer les suggestions créatives des travailleurs, vu qu’elles reposent sur des informations tirées du lieu de travail. Cela favorise des améliorations à faible coût, mais de grande valeur, et alignées sur les objectifs de qualité de l’organisation.
3. S’assurer de l’implémentation cohérente des changements : il faut que les initiatives suggérées et approuvées soient effectuées de façon cohérente, par tout le monde et dans tous les domaines. Les petits changements progressifs doivent aussi être suivis d’actions percutantes à long terme.
4. Évaluer l’impact des améliorations apportées : surveiller les performances et mesurer l’efficacité des changements mis en œuvre pour partager les résultats avec les employés. Cela permet à ces derniers de constater la différence que leurs actions, apparemment mineures, font dans l’ensemble de l’entreprise.
5. Trouver des moyens pour continuer à s'améliorer : la méthode Kaizen ne vise pas le perfectionnisme, mais repose sur un désir de croissance personnelle et organisationnelle. Même après de nombreuses victoires, votre entreprise ne doit jamais cesser de s’améliorer.

5. Soutenir l’amélioration continue avec des outils de gestion du travail

Les initiatives de la méthode Kaizen fonctionnent mieux lorsque vous les intégrez à des stratégies itératives de gestion de projet. Il est conseillé d’adopter une plateforme tout-en-un comme Bitrix24 qui centralise la gestion de vos activités.

Cet outil de collaboration permet par ailleurs à vos équipes d’implémenter les changements indispensables pour assurer la réussite de vos projets. Cela est notamment possible à travers divers outils de communication et de partage, des tableaux Kanban et des calendriers de groupe, entre autres.

Vous pourrez aussi utiliser le logiciel de gestion du travail pour suivre l’impact des actions menées. Une fois l'amélioration du processus en place, il est primordial de mesurer les résultats et de les comparer aux valeurs d'origine. Les tableaux de bords personnalisables et les KPIs sont vos meilleurs alliés. Vous pourrez partager les données collectées avec vos collaborateurs pour leur montrer à quel point le changement a été efficace et les motiver à s’impliquer davantage.