10 conseils RH de gestion du temps pour le travail d'équipe

La gestion du temps RH impacte l’ensemble des autres secteurs d’une entreprise. S’ils n’arrivent pas à respecter leur propre planning, les autres n’y arriveront pas non plus. Cependant, alors que les gestionnaires RH ont de nombreuses tâches à réaliser, certains conseils de gestion du temps peuvent avoir un impact bénéfique sur toute l’équipe.

Pour vous aider, Bitrix24 a réunis 10 conseils RH de gestion du temps pour optimiser le travail de vos équipes. Grâce à ces conseils, vous pourrez plus facilement planifier votre journée et respecter ce planning pour réaliser vos tâches. Au cours de cet article, nous commencerons par une simple définition de la gestion du temps avant d’étudier quelques stratégies pour l’optimiser.

1. Déterminez les priorités de la journée

La gestion du temps est souvent associée à une liste de tâche dans les esprits, et ce, pour une bonne raison. La gestion du temps commence par une to-do liste qui permet de lister l’ensemble des choses à faire et auxquelles on pourra prévoir et attribuer du temps. Pour un maximum d’efficacité, cette liste de choses à effectuer doit être mise à jour à la fin de chaque jour pendant que vous êtes encore en « mode travail ». Ainsi, vous pourrez débaucher l’esprit tranquille sans craindre d’oublier certains aspects et en commençant la journée suivante de manière efficace.

Priorisez les taches de la semaine et la journée à venir est indispensable pour travailler efficacement et ne pas perdre de temps. C’est aussi le seul moyen de pouvoir faire passer les taches importantes en premier. Cet ordre de priorité doit aussi être communiqué aux équipes pour qu’elles travaillent en harmonie et pour limiter les quiproquos. D’ailleurs, prioriser les tâches n’est pas uniquement valable dans le monde professionnel, on le fait naturellement aussi au quotidien. Cette attribution de priorités peut impacter d’autres aspects et peut mener par exemple à l’annulation d’une réunion. Apprendre que sa réunion est annulée au dernier moment n’est jamais agréable mais c’est toujours mieux que de ne pas être averti et de se retrouver seul dans la salle de réunion en pensant qu’elle aura lieu.

Plusieurs niveaux de priorité peuvent être affectées aux tâches :

• Urgentes et importantes
• Non urgentes, mais importantes
• Urgentes, mais non importantes
• Ni urgentes ni importantes

Avec ces priorités, il sera plus facile de structurer votre journée de travail et d’être sûr de réaliser les tâches les plus importantes à temps.

2. Gérez une seule tâche à la fois et n’ayez pas peur de dire « non »

Afin de garantir l’efficacité au sein de l’entreprise, il faut s’assurer que le service RH est lui aussi efficace. C’est non seulement un service qui est souvent sollicité mais c’est aussi celui qui représente l’entreprise auprès des employés. Pour que ce service reste efficace, il faut éviter qu’il soit surchargé et les employés doivent savoir sur quelle tâche se concentrer. C’est aussi une des responsabilités du service RH de savoir dire « non » lorsque c’est nécessaire.

Le multitâche peut sembler une bonne solution lorsqu’il y a pleins de tâches à effectuer mais c’est aussi le meilleur moyen de mal faire les choses. Lorsque l’on est distrait, les chances d’un oubli ou d’une erreur sont augmentées ce qui peut nuire à la qualité du travail. Ainsi, respecter votre planning établi pour la journée et concentrez-vous sur les tâches en cours. Ainsi, vous serez plus productifs et le travail fourni sera de meilleure qualité. N’oubliez pas qu’à chaque fois que vous changez de tâches, il faut un temps d’adaptation pour comprendre ce que vous êtes en train de faire. Voilà pourquoi le multitâche peut souvent mener à un travail mal fait qui en plus peut nécessiter plus de temps à réaliser.

Dire « non », resté concentré et prioriser ces taches est le meilleur moyen de rester efficace. Votre management d’équipe dépend de votre organisation et souvenez-vous que les employés peuvent également prendre exemple sur la hiérarchie.

3. Planifiez vos tâches et vos réunions

Lorsque vous obtenez de l’expérience sur un certain poste, vous comprenez vite qu’optimiser son temps est indispensable. Afin d’optimiser son temps, chacun a ses préférences : certains préfèrent commencer tôt le matin en plaçant leurs réunions en fin de journée une fois le travail effectué, d’autres préfèrent au contraire commencer par les réunions afin d’être libres pour effectuer leurs tâches ensuite. Si vous connaissez vos préférences de travail, n’hésitez pas à créer votre planning en les prenant en compte.

Les réunions bien qu’indispensables, sont aussi réputées pour leur capacité à interrompre les journées de travail efficaces. Personne n’aime être quotidiennement dérangé voir même stoppé au moment où l’on est le plus concentré sur nos tâches. Ainsi, comme les réunions sont aussi nécessaires pour garantir l’avancement du projet, il vaut mieux prévoir certains créneaux dédiés aux réunions et d’autres dédiés aux tâches individuelles ou personne ne peut placer de réunions. L’avantage de la mise en place de ces créneaux, c’est qu’il y a moins de risques d’oublier les réunions et d’arriver en retard puisqu’elles sont toujours programmées à la même heure. De plus, cela permet d’arriver préparer pour la réunion et d’augmenter l’efficacité de celle-ci. N’oubliez pas que le temps passé en réunion est du temps de travail productif en moins alors autant prévoir une réunion uniquement si elles sont nécessaires. De même, il est important de convier aux réunions uniquement les personnes qui ont un intérêt à y être.

4. Utilisez un outil d’organisation pour planifier votre journée

Pour rester efficace, il n’y a nul doute que l’utilisation de logiciels d’organisation vous seront d’une grande aide. Ces logiciels permettent souvent de simplifier le quotidien, de réduire le stress et d’éviter les erreurs.

Un calendrier partagé un est outil simple et essentiel pour les équipes et le service RH. Celui-ci permet d’enregistrer toutes les tâches quotidiennes et de rappeler lorsqu’un évènement important va avoir lieu.

Les outils de gestion du temps eux, vous permettent de suivre le temps passé sur les tâches et de visualiser l’avancement avec des diagrammes de Gantt. La pointeuse de temps permet quant à elle de répertorier le temps de travail des employés pour faciliter le respect des horaires et la création des feuilles de paie.

Enfin, mettre en place un logiciel de gestion de projet permet d’assurer une bonne organisation des équipes. Plus complets qu’une simple liste de tâches, ces logiciels peuvent contenir des instructions supplémentaires pour les équipes et les étapes à suivre pour accomplir les objectifs. Les rappels permettent à l’ensemble de l’équipe de ne rien oublier et de pouvoir travailler ensemble sur les projets.

5. Utilisez un logiciel SIRH de gestion du temps

De plus en plus d’équipes RH utilisent un système d’information des ressources humaines (SIRH) pour digitaliser leurs processus et simplifier les tâches quotidiennes. Les logiciels de ce type les plus modernes permettent de sauvegarder toutes les ressources internes de l’entreprise y compris la base de données des employés sur le cloud. Ces logiciels représentent un gain de temps important en organisant les données et en les mettant facilement à disposition lorsqu’elles sont nécessaires.

Certains logiciels SIRH comme Bitrix24 permettent de consulter qui est en ligne sur le portail d’entreprise, une fonctionnalité particulièrement utile pour les équipes en télétravail. De plus, les rapports d’absences et les emplois du temps permettent de gérer facilement les congés maladie, les congés payées les heures supplémentaires sans avoir à envoyer de nombreux emails.

Les logiciels SIRH sont également appréciés pour leur capacité à suivre l’efficacité et la performance des employés. Les rapports de travail sont indispensables pour suivre les employés sans passer des heures à analyser toutes sortes d’indicateurs. Bitrix24 aide chaque employer à rédiger son rapport de travail à la fréquence souhaitée (journalière, hebdomadaire, mensuelle ou autre). Une fois le rapport rédigé, il sera automatiquement transféré au responsable défini dans la structure d’entreprise. Associés aux nombreux indicateurs d’efficacité, (nombre de taches complétées, nombre de tâches en retard et évaluation des tâches) vous aurez tout à disposition pour assurer une bonne gestion des temps de vos équipes. En plus le logiciel est parfaitement compatible sur toutes les plateformes (desktop et mobiles) afin de toujours avoir accès aux informations de votre entreprise.

6. Déléguez les tâches les moins importantes et celles qui ne vous concernent pas

Avec le temps, vous serez capable d’identifier les taches qui sont prioritaires, celles qui sont faciles et celles qui vous concernent vraiment. Vous aurez également des spécialités qui feront que vous serez capables d’accomplir certaines taches plus efficacement que d’autres. Apprendre à déléguer et à répartir les taches sera indispensable. Afin de pouvoir effectuer toutes les taches à temps, mettez votre équipe à contribution, certains membres de votre équipe peuvent avoir des compétences que vous n’avez pas. En cas de surcharge, vous ne serez peut-être pas en mesure d’effectuer toutes les tâches, déléguer permettra d’accomplir une plus grande charge de travail.

Bien que la délégation de tâches puisse être bénéfique pour votre équipe, c’est quelque chose qui nécessite de la préparation. En effet, avant de déléguer, vous devez vous assurer que la personne à qui vous déléguer est capable de réaliser la tâche et qu’il possède tous les éléments pour la réaliser. Une certaine confiance est nécessaire pour la délégation de tâche et cette confiance est renforcée au fur et à mesure que vos collègues accomplissent des tâches que vous leur avez délégué. Ainsi, il est impératif de déléguer certaines tâches secondaires aux nouveaux arrivants dès leur arrivée pour qu’ils commencent à comprendre le fonctionnement de l’entreprise et ce qui est attendu d’eux. Au fur et à mesure, des taches plus importantes, plus urgentes et plus compliquées pourront leur être attribuées.

7. Automatisez les tâches répétitives

Au fur et à mesure des avancées technologiques, de plus en plus de tâches répétitives et chronophages peuvent être automatisées. Il s’agit d’une stratégie parfaite pour les équipes RH pour diminuer drastiquement le nombre de tâches administratives tout en laissant plus de temps pour les tâches qui nécessites une intervention humaine.

Voici quelques aspects qui peuvent être automatisés au sein d’un service RH :

• La planification d’évènements ou réunions répétées
• L’automatisation de réponses pour les candidats qui postulent pour un poste
• La répartition des tâches au sein de l’équipe
• La demande et validation des congés ou absence
• L’automatisation du remboursement des notes de frais
• L’envoi de rappels pour les formations

En maîtrisant l’automatisation, vous pouvez libérer plus de temps pour réaliser plus de tâches chaque jour.

8. Réunissez les données de performance de votre équipe

Réunir les données d’entreprise pour établir des rapports et des analyses de performance nécessite à la fois du temps et des compétences spécifiques. Voici pourquoi de nombreuses entreprises recherchent des solutions qui intègrent des rapports journaliers pour suivre les employés et l’avancement des tâches. Avec un bon outil de gestion du temps, vous serez capable d’immédiatement identifier le temps passé et les tâches en retard à l’aide de nombreux indicateurs de votre choix.

Plutôt que de demander à chaque employé de faire un rapport de travail, vous pouvez automatiser le processus pour que cela leur prenne moins de temps et pour qu’ils envoient tous un rapport avec la même structure. Pour leur permettre d’être encore plus efficaces, il faut leur permettre de suivre les temps par tâche et de consulter l’échéance des tâches qui leur sont attribuées. Un outil performant est alors capable de tout centraliser dans la section analytique ou chaque rapport de travail peut être consulté et ou toutes les données concernant les temps passés par tâche peuvent être mises sous forme de graphique ou de tableau facilement lisible et analysables.

9. Créez des modèles pour optimiser vos processus de travail

Certaines tâches sont répétitives comme le processus de recrutement d’un employé. Ainsi, il est fortement conseillé de créer un modèle de tâche qui contient toutes les données et informations qui sont incluses à chaque fois que l’on créer une tâche de ce type. Ces modèles peuvent vous faire gagner un temps précieux lors de la création de nouvelles tâches. Les tâches créées à partir de modèles peuvent être divisées en plusieurs sous-tâches afin de suivre les temps plus précisément et afin de mieux diviser la tâche en étapes pour mieux la planifier et s’adapter au cours de sa réalisation.

En utilisant les modèles, vous serez également capable d’uniformiser la structure des tâches afin que les responsables retrouvent plus facilement leur contenu et qu’ils aient une certaine habitude de travail. Cela permet de gagner du temps une nouvelle fois, de limiter les oublis et d’augmenter la qualité du travail réalisé.

10. Fixez vos propres limites

Nous avons tous besoin de temps de repos au cours duquel nous oublions les difficultés et les règles du monde professionnel. Fixer les règles de pause et de congés fait aussi partie des responsabilités du service RH qui va impacter la productivité de toute l’équipe. Faire une pause du monde du travail permet non seulement de se reposer physiquement mais cela repose aussi l’esprit. Parfois, cela permet de retrouver ses sources d’inspiration et même de trouver de nouvelles idées à mettre en place lors de son retour au travail.

Ainsi, n’hésitez pas à fixer des limites et savoir quand prendre du temps pour soi. Certaines entreprises n’hésitent pas à mettre en place une politique qui décourage les employés à consulter leurs emails professionnels pendant leurs vacances afin qu’ils reviennent pleinement ressourcés. Pour cela, l’application Bitrix24 est idéale puisqu’elle permet de contacter son équipe sur un canal uniquement professionnel. Ainsi, lorsque le temps de travail est terminé, vous n’avez pas de risqué de trouver sur vos réseaux de communication privés des messages ou des appels de vos collègues pour le travail.

Essayez de mettre ces 10 conseils RH de gestion du temps pour le travail d’équipe et suivez la performance de votre équipe. N’hésitez pas à revenir vers nous pour nous dire si ces conseils ont été efficaces. Vous pouvez aussi nous proposer d’autres méthodes/suggestions pour améliorer les processus que nous pourrions partager. Autre bonne nouvelle, si vous voulez essayez les outils de gestion du temps évoqués au cours de cet article, vous pouvez créer votre compte gratuit Bitrix24 et tester les fonctionnalités du logiciel.