Les 15 meilleurs outils pour une réunion en ligne

Les réunions virtuelles sont idéales pour réunir des équipes mobiles, mieux organiser le travail, gagner du temps et booster l’efficacité. Pour profiter de ces nombreux avantages, vous devez vous assurer de choisir les meilleurs outils de réunion en ligne. Ceux-ci doivent offrir des fonctionnalités adaptées à vos besoins (webinaire, brainstorming, vidéoconférence, etc.) et être simples à utiliser.

Les meilleures plateformes de réunion en ligne mettent généralement l’accent sur la collaboration avant, pendant et après les rencontres. Dans cet article, découvrez les 15 meilleurs outils pour une rencontre virtuelle réussie.

1. Bitrix24, une solution de réunion en ligne avec de nombreux outils collaboratifs

En tant que plateforme tout-en-un pour la communication et la collaboration d’équipe, Bitrix24 donne la possibilité de réaliser des réunions en ligne. Vous pouvez télécharger son application mobile gratuitement pour recevoir et passer les appels depuis votre mobile.

Il est possible d’organiser des vidéoconférences avec jusqu’à 48 personnes sans frais ni limite de temps. Si vous avez souvent des meetings avec vos clients, vous pouvez le faire directement depuis le CRM intégré.

Les autres avantages qui font de Bitrix24 un des meilleurs outils de réunion en ligne gratuits incluent :

• Les appels téléphoniques et vidéo de haute qualité
• Le partage d'écran et de documents durant l’appel
• Les fonds personnalisés
• La connexion sécurisée
• Les réunions Zoom intégrées
• La possibilité d’enregistrer l’appel et de créer un résumé (version écrite)
• La création d’un document en direct de type texte ou feuille de calcul
• Les outils pour collaborer pendant un appel vidéo, et plus encore.

2. Zoom, un outil de réunion à distance facile à utiliser

Si vous recherchez une solution simple à utiliser, Zoom est probablement ce qu’il vous faut. Il doit sa place dans cette liste des meilleurs outils de réunion en ligne à sa popularité. Les outils collaboratifs comme Bitrix24 vous permettent même de l’intégrer directement à votre CRM.

En tant logiciel dédié aux rencontres virtuelles, Zoom offre les fonctionnalités suivantes :

• Micro et webcam
• Chat et gestion de participants
• Partage d’écran
• Enregistrement de séance
• Création de sondage
• Attribution de rôles
• Création de sous-salles de discussion
• Blocage ou mise en attente de participants suspects
• Réunions et webinaires
• Contrôle de la sécurité et des droits des participants.

3. Microsoft Teams, un logiciel pratique pour les rencontres virtuelles

Microsoft Teams est la plateforme proposée par Microsoft Office 365 pour le travail d’équipe où vous pouvez travailler en étroite collaboration sur des projets centraux et communiquer en temps réel.

Elle permet dès lors aussi d’organiser des rencontres en ligne à travers des fonctionnalités hyper pratiques comme :

• L’enregistrement et la retranscription des réunions
• Les sondages
• L’arrière-plan personnalisé
• L’accès prioritaire et le mode ne pas déranger
• Les notifications d’urgence
• Le bloc-notes
• L’attribution de rôles
• Les canaux privés
• Les salles de réunion pour petit groupe
• Les statistiques d’utilisation, etc.

L’intégration LinkedIn est même disponible dans Microsoft Teams, vous permettant de voir les profils LinkedIn lors de conversations en tête-à-tête.

4. Zoho Meeting, une des meilleures plateformes de réunion en ligne gratuites

Zoho Meeting se décrit comme une solution de réunion à distance sur laquelle on peut compter. C’est en effet l’une des meilleures plateformes de réunion en ligne gratuites, puisqu’elle offre des fonctions audio, vidéo et de partage d'écran en temps réel sans frais.

Zoho Meeting vous permet notamment de :

• Organiser des réunions instantanées ou planifiées à l’avance
• Intégrer le lien pour une réunion sur votre site Web
• Envoyer des mails de rappel automatiques en y ajoutant votre logo
• Faire des appels audio et des vidéoconférences
• Gérer les rôles durant les rencontres.

Autre point important, Zoho Meeting s’intègre parfaitement à Microsoft Teams, Gmail, Zoho CRM, Zoho Projects, etc.

5. GoToMeeting, la solution pour une expérience de réunion en ligne plus fluide

GoToMeeting est un logiciel conçu pour ceux qui souhaitent partager, collaborer et innover en temps réel. Il offre un système de messagerie d’entreprise permettant d’échanger sans interruption pour préparer les rencontres et gérer les projets. Vous pouvez même démarrer ou rejoindre des réunions d’un simple clic, directement depuis une conversation en cours.  

Hormis les fonctionnalités des outils de réunion en ligne ordinaires, vous pouvez dessiner sur votre écran pour collaborer ou mener un brainstorming. La fonction « Call Me » est aussi très intéressante, elle permet à GoToMeeting d’appeler sur votre téléphone à l’heure de la réunion.

Concernant les intégrations, GoToMeeting vous permet de lancer des réunions directement depuis Slack, Outlook, Chrome ou encore Salesforce, pour une expérience plus fluide.

6. Highfive, un logiciel de meetings virtuelles aux options intéressantes

Highfive est une solution digitale qui vous permet de personnaliser vos entretiens individuels, de collaborer avec des collègues du monde entier et de tisser des relations plus solides avec vos clients, de n’importe où. Pour ce faire, elle regroupe les outils de messagerie et d’appels téléphoniques dans un seul endroit.

Ce logiciel vous permet de bénéficier des fonctionnalités basiques des outils de réunion en ligne comme :

• Le partage d’écran en temps réel
• La gestion du contrôle du présentateur
• Les alertes et notifications, etc.

Highfive est aussi simplifié pour permettre de transférer un appel vers un téléviseur compatible ou encore passer à des haut-parleurs externes.

7. Boardable, un outil de vidéoconférence avec signature électronique des documents

Boardable se présente comme la meilleure solution pour gérer les défis réels des conseils d'administration. Ceux-ci peuvent notamment économiser du temps via l’automatisation de la planification des réunions en ligne.

Grâce aux gestionnaires des tâches, vous pouvez créer, attribuer et gérer des éléments d'action pendant et entre les rencontres. La fonction sondages permet quant à elle de mettre en évidence les éléments clés de prise de décision.

Autre point intéressant, l’option e-signature de Boardable permet de :

• Télécharger des documents durant vos réunions en ligne
• Demander une signature aux participants
• Afficher l'état des signatures de documents au même endroit.

8. Skype, un outil de réunion instantané offrant une expérience ultra fluide

Skype est une solution de messagerie avec une fonctionnalité Réunion instantanée disponible sur mobile et sur web. Elle vous permet de créer en quelques clics un appel vidéo et d’inviter les personnes à y participer, qu’elles possèdent ou non un compte Skype. Il est possible de convier jusqu’à 100 personnes et d’échanger avec elles pour une durée maximale de 24 heures.

Pour rendre les appels vidéo plus attrayants, Skype dispose des fonctionnalités d’outils de réunion en ligne comme  :

• L’enregistrement de l’appel
• L’arrière-plan personnalisé
• Le partage d’écran
• Le partage du flux vidéo d’un autre appareil
• La salle d’attente Réunion instantanée
• Les réactions d’appel
• Le traducteur RTC, etc.

9. WebEx Meetings, un outil de réunion à distance avec reconnaissance de gestes

Webex Meetings est un produit de marque Cisco qui permet de profiter de conférences illimitées et d’une expérience de réunion interactive. Comme la majorité des outils de réunion en ligne de cette liste, Webex Meetings offre de nombreuses fonctionnalités.

Vous allez particulièrement apprécier :

• Le système intégré de reconnaissance des gestes
• Les arrière-plans virtuels statiques et animés
• La transcription en temps réel de 13 langues parlées
• La gestion du contenu partagé
• Les modèles de courrier électronique et les rappels d’installation personnalisables
• Les sondages lors des webinaires
• La prise en charge des annotations
• La redirection des participants vers une adresse URL après une réunion ou un webinaire.

10. HubSpot Meetings, un outil conçu sur mesure pour les rendez-vous en ligne

HubSpot Meetings est un outil disponible avec Hub Sales Pro pour aider les utilisateurs à optimiser le processus de prise de rendez-vous avec leurs prospects. Vous pouvez simplement programmer des meetings directement depuis votre CRM.

Cette solution se distingue par son caractère personnalisable. HubSpot Meetings vous permet entre autres de personnaliser votre branding et vos options de prise de rendez-vous.

Comme les meilleures plateformes de réunion en ligne, HubSpot Meetings possède une application mobile et s’intègre parfaitement avec vos calendriers Google Agenda, Outlook et Office 365.

11. Magic Minutes, la solution digitale conçue pour simplifier les réunions en ligne

Magic Minutes est une solution en ligne permettant de préparer une rencontre virtuelle, d’assurer son bon déroulement et de facilement faire le point par la suite. Cela favorise des rencontres plus efficaces, puisque tous les détails clés sont vérifiés à l’avance.

Avec Magic Minutes, vous pouvez notamment :

• Demander et soumettre des rapports avant la réunion
• Envoyer l'ordre du jour et d'autres notifications de réunion automatiquement
• Prendre des notes pour capturer facilement la discussion
• Partager l’écran avec les participants
• Envoyer le procès-verbal de la réunion, et plus encore.

12. Google Meet, une solution aux nombreuses options pour les utilisateurs de Google Workspace

Si vous utilisez déjà de nombreux outils Google Workspace au quotidien, Google Meet est l’outil idéal pour organiser vos réunions de travail en ligne. Il vous permet de démarrer facilement des visioconférences sécurisées sur navigateur Web ou sur application mobile.

Google Meet figure dans cette liste des 15 meilleurs outils de réunion en ligne en raison de ses innovations continues. Ses fonctionnalités les plus intéressantes incluent notamment :

• Le lancement de réunions virtuelles depuis Docs, Sheets et Slides
• L’intégration des réactions emojis dans les réunions
• La navigation sur ordinateur tout en continuant à voir les vignettes des participants
• La diffusion de réunions Meet sur YouTube.

13. Lifesize, des outils de réunion en ligne nouvelle génération pour mieux collaborer

Lifesize est incluent des outils de réunion en ligne nouvelle génération, à la fois digitaux et matériels. Cette approche vous permet notamment d’utiliser votre appareil pour rejoindre toutes les plateformes de visio, grâce à un équipement de visioconférence installé dans votre salle.

En termes de fonctionnalités, Lifesize propose entre autres :

• La connexion instantanée ou lors d’appels planifiés
• Les options de webconférence
• Une solution de conférence audio
• Le partage de présentations
• La gestion des invitations par email
• Les options d’enregistrement et de streaming, etc.

14. BigMarker, une des meilleures plateformes pour organiser des webinaires

BigMarker occupe une place de choix parmi les outils de réunion en ligne. Cette solution offre de nombreuses fonctionnalités pour organiser des webinaires en direct, à la demande, ou encore automatiques.

L’outil vous permet notamment de :

• Choisir un modèle de page de destination de webinaires adapté aux mobiles pour favoriser la conversion
• Profiter des intégrations Google et Outlook (pour importer des contacts), Salesforce, Hubspot, etc.
• Faire vos présentations dans votre propre salle de conférence en ligne personnalisée
• Télécharger votre présentation avant le début du webinaire
• Interagir avec votre public en temps réel
• Associer votre hashtag Twitter à votre webinaire, etc.

15. Meeting King, la plateforme pour collaborer avant, pendant et après les réunions

Meeting King clôture notre liste des meilleurs outils de réunion en ligne. C’est une solution avec de nombreuses fonctionnalités pour permettre de se réunir plus rapidement, de partager en toute simplicité et de faire avancer le travail, de n’importe où.

Elle permet à tous les participants de facilement travailler ensemble pour établir l'ordre du jour, partager des documents et réaliser des mises à jour sur les tâches.

Pour ce faire, toutes les informations sont conservées dans un seul endroit et facilement accessibles. Cela inclut notamment les ordres de jours, les discussions et les décisions de réunions antérieures.