Les étapes pour évaluer la gestion des coûts d’un projet en agence

La gestion des coûts d’un projet représente le processus global d’estimation, de budgétisation et de suivi des coûts. Les agences l’utilisent pour cartographier efficacement les ressources nécessaires et veiller à leur allocation optimale. Cela offre de nombreux avantages, comme la maîtrise des dépenses et l’acquisition d’une expérience qui sera exploitée lors de futurs projets.

Le chef de projet est la personne responsable de la gestion des coûts. Pour des estimations fiables, il doit demander l’avis des différentes parties prenantes et exploiter les données provenant d’anciens projets ou campagnes similaires. Voici comment évaluer la gestion des coûts d’un projet pour une agence en 4 étapes simples.

1. Créer le plan de gestion des ressources en identifiant clairement les besoins

La planification des ressources constitue la première étape de la gestion des coûts d’un projet. Elle permet d’identifier les ressources nécessaires à la réalisation optimales des différentes tâches. Pour cela, il faut entrer au cœur même du projet et cerner les points importants comme :

• La stratégie du projet
• Les facteurs environnementaux internes et externes pertinents
• La quantité de ressources requises
• Les procédures de travail, etc.

Planifier les ressources permet de concevoir des plans de projet précis, d’éviter les goulots d’étranglement, de gérer les capacités de manière optimale et d’atteindre efficacement les objectifs du projet. Voici en 3 étapes comment procéder.

1. Identifier les ressources nécessaires au projet

La gestion des coûts d’un projet implique tout d’abord d’avoir une vision globale des besoins. Pour cela, vous devez dresser une liste de tout ce qui s’avère utile pour la bonne marche des activités à chaque phase du projet.

N’hésitez pas à demander aux autres membres de l’équipe de réviser votre liste, notamment ceux qui ont déjà réalisé des projets similaires. Classez ensuite les ressources dans les différentes catégories suivantes :

• Personnes
• Budget
• Outils et logiciels
• Équipement et espace.

2. Lister les ressources disponibles

Toutes les ressources que vous jugez utiles pour un projet ne seront pas forcément disponibles à l’instant. Vous devez identifier ce que vous possédez déjà et ce que vous devez encore acquérir. Les ressources existantes en agence, comme l’équipe de développeurs, sont généralement utilisées sur différents projets. Vérifiez leur disponibilité pour éviter les imprévus.

3. Faire un plan pour rassembler les ressources indisponibles

Vous devez mettre en place un plan pour trouver les ressources dont vous avez besoin pour le projet, mais qui sont actuellement indisponibles. Par exemple, si vous avez besoin d’un expert en référencement pour votre blog, définissez la solution pour le trouver. Vous devez en faire de même pour chacune des ressources dont vous ne disposez pas encore pour créer un plan d'acquisition et d'allocation des ressources.

Une bonne astuce pour bien planifier les ressources durant la gestion des coûts d’un projet est d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Cela vous permet de visualiser les projets au sein de l’agence pour identifier les chevauchements entre les ressources et ajuster vos besoins en temps réel. Dès lors, vous pouvez mieux gérer la charge de travail et les capacités de vos collaborateurs.

2. Estimer les coûts du projet pour préparer le budget

En vous basant sur les informations récoltées durant la planification des ressources, vous pouvez facilement évaluer l’équivalence monétaire de vos actions. Connaissant les besoins en termes de quantité et de types, la principale tâche à cette étape de la gestion des coûts d’un projet est d’identifier le juste prix.

Les éléments concernés incluent notamment :

• Les coûts directement liés au projet comme le travail, la formation des collaborateurs, la technologie nécessaire, etc.
• Les coûts de la gestion du projet relatifs au chef de projet, à l’équipe projet, aux consultants, etc.
• Le coût de la qualité
• Les coûts de la gestion des risques
• Les frais généraux.

Les éléments utilisés pour bien estimer les charges et dépenses

Pour une bonne estimation des coûts d’un projet en agence, vous devez :

• Prendre connaissance des informations sur la manière de réaliser ce projet, les niveaux d’exactitude définis, les règles de mesure de la performance et les formats de rapports entre autres
• Exploiter l’échéancier du projet pour obtenir des données sur les missions et les délais
• Connaître les livrables du projet
• Prendre en compte la culture et les systèmes existants dans l’entreprise
• Tirer profit des historiques liés aux estimations sur les projets antérieurs.

En fonction de la complexité du projet, vous pouvez être amené à réaliser plusieurs estimations. Gardez à l’esprit que ces évaluations peuvent changer durant le déroulement des activités.

Les méthodes d’estimation utilisées pour la gestion des coûts d’un projet

Utiliser la bonne approche d’estimation des coûts est essentiel pour obtenir des évaluations pertinentes. Les méthodes par analogie et ascendantes figurent parmi les plus courantes.

La méthode par analogie

Lorsque vous avez déjà eu à réaliser des projets similaires avec d’autres clients par le passé, la méthode par analogie peut être très efficace pour l’estimation des coûts du projet actuel. Elle vous aide à obtenir des chiffres proches de la réalité. Il vous suffit d’utiliser les mêmes éléments en faisant quelques ajustements. Une fois que vous avez identifié les contours de votre projet, vous pouvez facilement rechercher un projet semblable.

Les ajustements s’effectuent simplement en fonction des différences entre les deux projets. La méthode analogique se distingue par sa rapidité, bien que peu précise. Elle s’utilise le plus souvent pour juger si un projet mérite d’être lancé ou non.

La méthode ascendante

En partant de l’estimation de groupement de tâches, vous pouvez ensuite additionner les valeurs obtenues pour évaluer le coût global d’un projet. La méthode ascendante offre plus de précision dans la gestion des coûts d’un projet, puisque les données proviennent de l’expérience et de l’avis des collaborateurs.

Étant donné qu’une estimation des coûts est une prévision d’un résultat futur, vous devez bien évaluer les risques en incluant la valeur de toute alternative mise en place pour réduire les dangers. Il est aussi important de fonder votre travail sur des données de bonne qualité et de faire appel à un large éventail d’intervenants et d’experts en la matière.

Lorsque vous vous attendez à ce que les exigences du projet changent ou que vous avez du mal à déterminer la durée exacte du projet, vous pouvez réaliser une estimation en temps et en matériau. En agence, les projets avec peu d’incertitude ou de risque sont généralement facturés sur une base fixe.

3. Déterminer le budget pour établir la base de référence des coûts du projet

Cette étape de la gestion des coûts d’un projet consiste essentiellement à cumuler les différentes estimations obtenues précédemment. Ce faisant, vous dimensionnez avec plus de précision les enveloppes budgétaires selon le découpage du projet. Une bonne astuce ici consiste à distinguer les coûts directs des coûts indirects afin de facilement évaluer les bénéfices bruts et nets de l’agence.

Les coûts directs incluent les charges et dépenses directement en lien avec le projet, comme :

• Les fournitures, matériels et équipements utilisés uniquement pour réaliser les diverses missions
• La rémunération des membres de l’équipe
• Les ressources humaines externes à l’agence (sous-traitants et consultants).

Les coûts indirects sont plutôt ceux engagés par l’agence de manière générale. Ils constituent une réalité, même si vous ne réalisez pas le projet du client, comme :

• Les salaires des services transversaux de l’agence : administratif, marketing, informatique, comptabilité, etc.
• La location des locaux de l’entreprise
• Les frais de chauffage, de communication, les services extérieurs, etc.

Le plan de management du budget détaille la façon dont les fonds seront dépensés et à quel rythme ils le seront. En utilisant un logiciel de gestion des coûts de projet, vous pouvez aisément visualiser les estimations, les tâches, les deadlines et la disponibilité des ressources pour affecter les fonds aux tâches.

Les imprévus et aléas peuvent être inclus dans le budget sous forme de provisions. Par mesure de prudence, il est souvent recommandé de leur laisser une bonne marge. Toutefois, cela n’est pas sans conséquence sur votre budget prévisionnel et son impact concurrentiel.

En considérant les montants de dépenses en fonction des dates prévisionnelles des activités, vous pouvez vérifier leur acceptabilité pour l’entreprise. Vous devez aussi réconcilier le budget du projet aux contraintes budgétaires de la charte de projet. Une fois que toutes vérifications sont effectuées et le plan est validé par le client, il devient la référence de base des coûts du projet.

4. Contrôler les coûts du projet pour veiller au respect du budget

Le contrôle est une étape essentielle en gestion de projet, car elle permet d’obtenir une meilleure rentabilité. Grâce au suivi des coûts publicitaires ou autres, le chef de projet peut surveiller son plan de gestion des ressources et réagir en cas de dépassement du budget.

Bitrix24 propose diverses fonctionnalités, comme la génération de rapports automatiques, pour faciliter ce processus. Vous pouvez le personnaliser de façon à mettre en évidence les domaines les plus onéreux et à identifier en détail la nature des dépenses dans chacun de ces domaines.

Pour un contrôle optimal :

• Gardez un œil sur l’ensemble des dépenses : cela vous permet d’identifier les écarts à temps et d’adopter les mesures correctives
• Utilisez des systèmes de contrôle du changement : cela évite que les équipes ne dérivent des objectifs, puisque vous anticipez les changements avant leur apparition, et adaptez dès lors le projet en conséquence
• Gérez efficacement le temps : vous pouvez mettre en place diverses stratégies de gestion du temps pour accroître la productivité de vos équipes et éviter que la durée globale du projet n’augmente.