Comment gagner en agilité sur le lieu de travail

L’agilité au travail permet aux entreprises de mieux orienter leurs ressources afin d’améliorer leur capacité d’exécution des projets. En éliminant les lourdeurs liées à la documentation et au contrôle, toute organisation est capable de devancer les délais de livraison et de générer des résultats plus rapidement.

Les avantages et inconvénients du lieu de travail agile sont nombreux. Une telle approche implique de laisser une marge de liberté et de flexibilité aux employés, ce qui pourrait aboutir au libertinage lorsque cela n’est pas bien cadré. Voici 7 conseils efficaces pour gagner en flexibilité et profiter pleinement des avantages du lieu de travail agile.

1. Adoptez une plateforme de collaboration basée sur le Cloud pour favoriser la mobilité

Pour gagner en agilité sur le lieu de travail, il est essentiel de comprendre qu’est-ce qu’un lieu de travail agile. Reposant sur la vitesse, la capacité d’adaptation, l’orientation client et la remise en question permanente, ce concept s’avère très précieux pour les entreprises soucieuses de relever les défis imposés à l’ère du numérique. Raison pour laquelle elles doivent accorder une place importante aux outils digitaux, notamment ceux basés sur le Cloud.

En adoptant une plateforme collaborative tout-en-un comme Bitrix24, vous pouvez optimiser le stockage et l’utilisation de vos ressources. Accessible depuis divers appareils connectés, et même sur smartphones via l’application Bitrix24 Mobile, cette solution offre à tous vos collaborateurs une grande mobilité et une flexibilité nécessaire à l’agilité au travail. Ils peuvent utiliser vos différents outils professionnels à tout moment et partout, du moment où il y a une connexion internet.

2. Donnez la liberté à vos collaborateurs de s’exprimer pour encourager l’innovation

Pour relever les challenges actuels et générer de la valeur ajoutée tout en faisant progresser votre organisation, vous devez permettre à chaque collaborateur de devenir un acteur du changement. L’agilité au travail implique de petites équipes interdisciplinaires qui fonctionnent de manière itérative en recherchant une amélioration progressive, sans l’intervention excessive de la hiérarchie.

Ceci dit, vous devez faire preuve d’audace et de confiance, en reconnaissant que peu importe son statut, son poste ou sa fonction, chaque membre constitue un potentiel d’innovation. En promouvant la liberté d’expression, vous développez l’implication et la motivation chez les employés.

Pour favoriser l’agilité stratégique sur le lieu de travail, vous pouvez par exemple adopter une gestion de projet ascendante qui encourage les collaborateurs à concevoir des listes de tâches personnelles et à organiser leur temps de travail à leur gré pour atteindre les objectifs.

3. Veillez à la discipline pour assurer le respect des délais

Même si l’agilité au travail implique d’offrir davantage de liberté aux employés, les responsables doivent pouvoir exercer un contrôle sur le travail. Ce processus doit être aussi bien axé sur les résultats, projets et délais plus importants, que sur les heures travaillées. Veillez à vérifier l’atteinte des objectifs, même si vous ne suivez pas les performances à chaque étape.

Pour un lieu de travail agile, Bitrix24 vous offre des outils pour mettre en place un système de contrôle du temps de travail, ainsi qu’une vision globale des projets à travers la vue kanban. Vous pouvez aisément identifier les collaborateurs qui peinent à atteindre leurs objectifs pour ajuster leur charge au besoin et assurer l’atteinte des délais fixés.

4. Soyez résilient pour être moins vulnérable aux changements

L’agilité sur le lieu de travail implique que les collaborateurs puissent réfléchir de manière individuelle et collective aux conséquences d’une situation défavorable. Vous devez pouvoir reconnaître et trouver des solutions aux incidents et imprévus, mais aussi, mettre en place des garanties contre les bouleversements.

La gestion des projets est naturellement liée à divers types de risques (politiques, technologiques, économiques, sociaux, etc.) susceptibles de paralyser les activités de votre entreprise. Afin de gagner en agilité au travail, vous devez adopter des stratégies pour parer aux situations particulièrement pénibles et déstabilisantes.

Un état d’esprit résilient au sein de votre entreprise vous permettra de détecter les signaux faibles, de trouver des pistes d’amélioration et de garder le moral haut pour reprendre le dessus face aux difficultés majeures.

5. Misez sur la communication pour mieux avancer dans la réalisation du travail

Une mauvaise communication peut avoir des répercussions importantes, notamment en matière de gestion de projet agile. En favorisant les échanges avec vos équipes et entre les différents collaborateurs, vous pourrez progresser efficacement dans les diverses étapes. Les responsables doivent se connecter avec tous les membres en se souciant d’eux et de leur travail.

À travers un réseau social d’entreprise comme Bitrix24, vous pouvez réaliser des communications et réunions projets de façon régulière. Cette plateforme vous offre de nombreux outils de communication gratuits, y compris visioconférences, chats privés et de groupe, annonces et flux d’activités. C’est la clé d’une meilleure culture projet, car elle favorise les réunions, l’échange d’informations, la projection, ainsi que la clarté sur les décisions importantes.

6. Évaluez continuellement les compétences pour offrir des formations adéquates

Une meilleure agilité au travail nécessite que vous questionniez régulièrement la capacité de vos collaborateurs à suivre le cap. En plus de vous aider à savoir si les stratégies des collaborateurs sont bien en phase avec celle de l’organisation, l’audit vous permet aussi d'identifier leurs besoins en compétences. Vous pourrez ensuite faire remonter les points de blocage dans le déploiement des projets afin d’y trouver des solutions efficaces.

Si vous vous rendez par exemple compte que vos collaborateurs ont une mauvaise politique de gestion de priorités, vous pouvez leur offrir une formation aux méthodes de travail agiles. Veillez à ce que ces derniers suivent et apprennent de nouvelles compétences, technologies ou approches en fonction des besoins.

7. Accélérez la prise de décision pour gagner en temps

L’agilité au travail signifie que vous êtes capables de réagir rapidement aux changements, et même de les anticiper, plutôt que de vous limiter à appliquer un plan. Cette approche est très exigeante, puisqu’elle nécessite que vous soyez attentif en permanence et cadrez vos actions pour résoudre les imprévus en un laps de temps. C’est pourquoi vous devez faciliter le processus de prise de décision au sein de l’entreprise et encourager la réflexion rapide.

Responsabilisez vos collaborateurs pour que chacun prenne connaissance des enjeux et agisse en conséquence. N’hésitez pas à mettre à leur disposition des outils d’aide à la prise de décision, de sorte qu’ils soient capables de recueillir, puis d’organiser des informations pour déterminer les différentes alternatives et choisir la meilleure option pour l’entreprise.