Comment organiser une séance de brainstorming efficace

La séance de remue-méninges est un excellent moyen de renforcer la cohésion d’une équipe et de favoriser les échanges dans un environnement propice à la créativité. Cela permet de générer de nouvelles idées et donne la possibilité aux collaborateurs de contribuer à la réussite de l’entreprise.

Il arrive toutefois que le brainstorming se bute aux problèmes courants comme le manque de créativité ou la réticence des participants à émettre leurs avis. Utiliser les bonnes techniques d'exploration de la pensée créative peut dès lors s’avérer utile. Dans cet article, découvrez comment organiser une séance de brainstorming efficace.

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Définir le but et les objectifs de la séance de remue-méninges

Avant de planifier une séance de remue-méninges, vous devez vous assurer que vous en avez vraiment besoin. Cela commence par l’identification du problème à résoudre. Vous ne devriez entamer une séance de brainstorming que s'il y a quelque chose de spécifique que vous essayez de réaliser, et si vous êtes prêt à agir sur les idées présentées.

Il faut déterminer une problématique que la séance d’idéation abordera. Celle-ci doit être claire, comme « Comment pouvons-nous différencier nos services ? » ou « Comment procéder pour augmenter la productivité du personnel ? ». Cela incite les participants à réfléchir à des solutions. L’objectif doit être résumé en une ou deux phrases.

Il faut ensuite fixer des limites pour les solutions possibles. Celles-ci devraient par exemple pouvoir être mises en œuvre dans un délai d’un mois ou ne pas dépasser un certain niveau d’investissement. En règle générale, lorsque vous souhaitez obtenir un large éventail d'idées, les limites sont moindres comparé à si vous recherchez un ensemble très restreint de solutions.

Rassembler la bonne équipe pour assurer l’efficacité de la séance d'idéation

La compréhension des objectifs, du but et du processus prépare le terrain à la constitution de l’équipe de brainstorming. Une séance de pensée créative peut échouer parce que les invités se sentent déresponsabilisés ou trop responsabilisés dans l’activité. Faites de votre mieux pour que la liste des participants comprenne des personnes directement impliquées dans la gestion et la mise en œuvre de votre projet.

Un trop grand nombre d'esprits dans une même équipe de brainstorming peut conduire à un relâchement social, réduire la contribution de tous les participants ou laisser certains membres faire tout le travail. Si la majorité des personnes qui participent à votre réunion ignorent pourquoi elles sont là, la séance de remue-méninges sera inefficace.

Tout au long de votre sélection, réfléchissez aussi à la dynamique du processus de remue-méninges et identifiez les personnes susceptibles de ralentir les choses ou de générer des frictions. Ensuite, demandez-vous si elles sont essentielles pour le brainstorming ou si vous devriez les laisser profiter de leur temps libre.

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Préparer le terrain pour gagner du temps durant la séance de remue-méninges

Préparer le terrain avant le début de la séance de remue-méninges est essentiel pour assurer la réussite de la réunion. Demandez-vous ce que les invités savent déjà concernant les objectifs de la rencontre, et ce qu’ils ont besoin de connaître en plus. Cela vous permet de rassembler et de leur envoyer d’éventuelles informations supplémentaires. Avant de commencer, rappelez toujours l'objectif de la réunion et expliquez à chaque participant les raisons de sa présence.

Vous devez par ailleurs clarifier les termes clés pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. Si votre objectif porte par exemple sur l’augmentation de la productivité du personnel, vous devez commencer par définir ce que vous entendez par « productivité ».

D’autres règles pour une rencontre réussie incluent :

• Le partage d’informations critiques dont l’équipe aura besoin : comme l’emplacement des toilettes, les plans pour les pauses-repas, l’heure d'exécution prévue…
• La présentation du facilitateur et la description de son rôle lors la séance de brainstorming
• La rédaction, la publication et la réponse aux questions sur les règles et procédures : demande de parole, limites sur le temps de parole, sur les commentaires critiques…
• La nomination d’un preneur de notes et la fourniture d’outils appropriés.

Sélectionner un animateur qualifié pour diriger le brainstorming

Si une équipe se réunit pour une séance de remue-méninge, il faut que quelqu’un la dirige. Les sessions de brainstorming sont des conversations collaboratives, mais un responsable est toujours essentiel pour que les échanges restent concentrés sur l’objectif et le temps bien utilisé.

Son rôle est de :

• Rediriger la conversation lorsqu’elle traîne ou sort du sujet
• Clarifier et s’assurer du respect des règles du brainstorming
• Veiller à ce que chaque participant ait une chance de s’exprimer
• Expliquer les prochaines étapes à la fin de la séance de travail.

Vous devez décider dès le début la personne la mieux indiquée pour cette tâche. Ce peut être une personne de votre entreprise ou un individu externe spécialisé dans l’animation de groupes autour de la créativité. Dans tous les cas, l’animateur devra être doté :

• D’une grande capacité d'écoute pour accueillir pleinement les idées
• De compétences en gestion du temps pour s’assurer que la réunion reste sur la bonne voie
• D’aptitudes organisationnelles pour concevoir un ordre du jour et veiller à l’enregistrement des idées
• De qualités en leadership pour favoriser la collaboration.

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Choisir un lieu qui convient le mieux au groupe pour favoriser la créativité

Il est possible que vous soyez tenté de choisir la même salle de conférence chaque fois que vous convoquez un brainstorming. Si vous souhaitez améliorer la qualité des idées issues de cette rencontre, envisagez de changer de lieu. Le cerveau humain aime la nouveauté. Si vous ne pouvez pas changer de lieu de rencontre à chaque fois, vous pouvez apporter un nouvel élément à l'ancienne routine.

Une salle adaptée pour faire un brainstorming doit être choisie en tenant compte des points suivants :

• Grand tableau blanc ou paper-board : les posts-it, dessins, tableaux, graphiques… favorisent la créativité et les idées. Vous pouvez aussi garnir un mur de papier peint blanc pour l’occasion.
• Taille adéquate et espace aéré : choisissez la salle en fonction du nombre de participants, car l’esprit peut se sentir confiné dans de petits espaces et vous devrez probablement diviser l’équipe en petits groupes.
• Espace détente : idéal si vous prévoyez des pauses pour permettre à vos collaborateurs de recharger leurs batteries et de se détendre avant de reprendre le brainstorming.

Essayez de garder le juste milieu durant le choix du lieu de brainstorming. Une salle de réunion confortable constitue un excellent choix, mais trop de paysages magnifiques peuvent favoriser la distraction. De même, le café et les collations sont excellents, mais un buffet peut occasionner des discussions et autres activités qui détournent l'attention.

S’assurer que tout le monde participe pour favoriser l’émergence de nouvelles idées

Lorsque vous avez des leaders d’opinion dans votre liste de participants, vous devez vous attendre à ce qu’ils soient particulièrement actifs lors du brainstorming. Un participant motivé est d’une grande aide, mais en prenant trop la parole, il peut démotiver les autres ou simplement les priver de la possibilité de parler. Envisagez de vous entretenir avec ce type de personne avant la réunion de travail.

Vous pouvez par ailleurs impliquer davantage les autres participants en coordonnant habilement les prises de parole. Plus vous en savez sur l’équipe et ses leaders d’opinion, plus ce sera facile de vous assurer que tout le monde participe à votre brainstorming.

Voici d’autres astuces que vous pouvez utiliser pour améliorer le taux de participation :

• Commencez avec un brise-glace : en organisant des jeux dans lesquels tout le monde a un rôle égal, vous favorisez l’implication et la créativité.
• Assouplissez le processus : il s’agit par exemple de commencer la séance de remue-méninges avec une question à faible risque en relation avec le projet, cela permet à chaque participant de faire une suggestion sans se soucier qu’elle paraisse idiote.
• Proscrivez la critique des idées des autres : les membres de l'équipe seront plus susceptibles de suggérer des idées novatrices s’ils éprouvent un sentiment de sécurité psychologique.
• Demandez aux participants de s'appuyer sur les idées nouvellement suggérées : cela favorise la cohésion de l'équipe.

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Anticiper et gérer les problèmes courants du brainstorming

Planifier une séance de remue-méninges est souvent l’occasion d’anticiper les éventuels problèmes qui apparaissent tout au long du processus de brainstorming. Vous devez les reconnaître et savoir les résoudre.

Il s’agit notamment de :

• La difficulté à trouver de nouvelles idées : les membres de votre équipe peuvent avoir du mal à dénicher des idées supplémentaires. Cela arrive parce qu’ils ont vraiment épuisé toute leur pensée, à cause de la fatigue, du besoin de prendre une pause-café ou un peu de temps pour réfléchir.
• Le manque ou l’excès de créativité : les suggestions ridicules destinées à amuser la galerie peuvent détourner du sujet principal et les idées extrêmement conservatrices peuvent étouffer la pensée créative. Les compétences en animation sont dès lors essentielles pour ramener les gens sur la bonne voie.
• La tendance à s’éloigner du sujet de la séance d’idéation : Il arrive que la discussion s'éloigne de la vision pour se concentrer sur des questions pratiques. Suggérez aux participants de prendre des notes sur ces questions particulières et organisez une équipe de travail dédiée.
• L’ennui durant la rencontre : cela est visible à travers les discussions hors sujet, l’usage du téléphone portable ou le griffonnage durant le brainstorming. Anticipez cela en programmant vos sessions de travail sur une durée raisonnable et en variant les techniques de brainstorming (brainwriting, starbursting, etc.).

Effectuer un suivi après la séance de remue-méninges

Le suivi après la séance de remue-méninges est essentiel pour encourager les futures participations, puisque les gens auront l’impression d’avoir donné leur énergie pour une bonne cause. Vous devez sélectionner les idées à conserver, les classer et rédiger des fiches synthétiques destinées aux décisionnaires n’ayant pas assisté à la réunion. Ces fiches visent à expliquer en quoi une idée est bonne, les opportunités qu’elle offre et ce qu'il y a à faire pour la rendre possible.

Le travail de synthèse après un processus de brainstorming peut s’effectuer avec l’équipe ou par l’animateur seul. Nommer un secrétaire neutre pour la prise de notes systématique de l’ensemble des idées produites sera encore plus important dans ce cas. Ce dernier peut participer si une idée lui traverse l’esprit, mais il doit enregistrer la séance sans trier ni porter de jugement aux notes.

Pour transformer les idées en action, mettez en place des groupes de travail qui réfléchiront aux problèmes et à la logistique. Vous devez créer un calendrier de groupe avec des objectifs, des buts et des jalons précis. Ensuite, attribuez des responsables aux différentes tâches sur le logiciel de gestion de projet et fixez des échéances pour faire avancer le travail.