10 conseils de gestion des stocks pour mieux gérer sa boutique en ligne

Une bonne gestion de stocks est essentielle en entreprise pour s’approvisionner à temps, éviter les ruptures et minimiser le coût de stockage. Il existe diverses méthodes, comme FIFO, LIFO, JIT, etc. Quelle que soit la formule choisie, tout cela passe par une organisation efficace des produits au niveau des magasins et l’adoption d’une solution digitale performante. Dans cet article, découvrez les 10 conseils de gestion des stocks pour les propriétaires de boutiques en ligne.

1. Organiser les stocks pour gagner en efficacité au niveaux des entrepôts

Une bonne gestion de stock commence par l'établissement d'un système d'organisation pour l'inventaire. Les techniques d'organisation appropriées dépendent de la nature de votre business en ligne.

Voici quelques conseils de gestion des stocks que vous devez appliquer :

• Lors de la catégorisation, gardez les éléments similaires les plus proches les uns des autres
• Si vous adoptez la méthode FIFO (Premier entré, premier sorti), placez les produits les plus anciens à l'avant et les produits les plus récents à l'arrière
• Identifiez vos best-sellers et stockez-les le plus proche possible de la station d’emballage et de distribution
• Maintenez un espace de stockage ordonné pour préserver la qualité de vos produits et de leurs emballages.

Un e-commerçant d'articles de sport peut choisir de conserver son équipement de camping et celui de sports d'équipe au même endroit, parce que ces articles vont généralement ensemble. D’autres entreprises ont aussi tendance à conserver les 20 % d'articles les plus vendus dans les allées les plus proches de la station d'emballage pour plus d'efficacité.

2. Définir des niveaux de stock minimaux pour éviter les ruptures

Après la création de votre boutique en ligne, vous devez prendre le temps de définir des niveaux de stock minimum viables pour chaque produit. Il s’agit d’identifier la quantité de produit minimum dont vous devrez toujours disposer pour pouvoir répondre à la demande et éviter les retards d'exécution.

Cela nécessite de bien comprendre la demande et le temps nécessaire pour remplacer les articles en rupture de stock. Dès lors que les quantités descendent en dessous du nombre désigné, il faut passer une nouvelle commande auprès du fournisseur.

Les niveaux de stocks minimums doivent par ailleurs être ajustés au fil du temps à mesure que la demande des consommateurs augmente ou diminue. Ils peuvent considérablement varier d’un produit à l’autre. Ils sont en effet basés sur la rapidité avec laquelle l'article se vend et le temps qu'il faut pour le remettre en stock.

3. Automatiser les opérations d'entrepôt grâce à la lecture de codes-barres

La gestion d’une boutique en ligne implique le traitement de centaines ou de milliers de commandes par jour. Puisque les choses doivent aller très vite, il est facile de faire des erreurs.

Si vous recherchez des conseils de gestion des stocks pour les éviter, l'utilisation d'un système de codes-barres peut s’avérer très efficace. Cela permet de préparer les commandes avec plus de précision et de réduire les coûts en aval en cas de soucis lors de l’emballage et de l’expédition.

Les codes-barres représentent des symboles qui peuvent être scannés pour identifier et suivre les produits à différentes étapes de la chaîne d’approvisionnement. Cela favorise un gain de temps considérable, puisque vous obtenez des informations sur le produit presque instantanément. A mesure que votre business grandit, vous pouvez élargir ce principe à un processus de préparation de commande par lots.

4. Sélectionner la méthode de gestion de stocks la plus efficace selon ses besoins

Il existe une variété de méthodes en gestion de stocks. La plus courante est FIFO, ce qui signifie que le stock le plus ancien (premier entré) est vendu en premier (premier sorti). Ceci est particulièrement important pour ne pas vous retrouver avec des déchets invendables lorsque vous commercialisez des produits périssables.

Il y a aussi la méthode de gestion des stocks LIFO (dernier entré, premier sorti), où la marchandise acquise le plus récemment est vendue en premier. Cela peut s’avérer utile dans l'hypothèse où les prix augmentent régulièrement, de sorte que le stock le plus récemment a le coût le plus élevé. En les vendant d’abord, vos bénéfices seront plus faibles et votre revenu imposable inférieur.

La méthode JIT (Juste A Temps) mérite aussi le détour. Elle implique des risques que seuls les meilleurs conseils de gestion des stocks peuvent atténuer. Dans ce cas, vous devez maintenir les niveaux de stock les plus bas possibles pour satisfaire la demande et vous réapprovisionner avant qu'un produit ne soit en rupture de stock. Ceci est idéal pour les marques à croissance rapide, avec des lancements calculés et des extensions de gamme de produits.

5. Prioriser les produits avec une analyse ABC pour économiser de l’argent

L’analyse ABC mérite absolument le détour pour ceux qui recherchent des conseils de gestion des stocks pour gagner en efficacité et économiser de l'argent. Elle consiste à hiérarchiser les produits de votre inventaire actuel.

ABC désigne en réalité trois catégories :

• A : produits de grande valeur et qui s'écoulent lentement, comme des équipements de sport
• B : articles de valeur modérée avec une fréquence de vente modérée, comme les bijoux et l’électronique
• C : produits peu coûteux et qui sortent rapidement, comme les vêtements et la nourriture.

Cette analyse repose en partie sur le principe de Pareto, selon lequel 80 % de vos ventes peuvent être attribuées à 20 % de vos clients. Parce que les clients de la catégorie A génèrent la majorité de votre revenu, il est plus coûteux de les perdre comparés aux clients des catégories B et C.

Ce principe vous permet d'identifier les produits nécessitant le plus d'attention du point de vue de la gestion des stocks. Vous voudrez par exemple vous assurer d'avoir toujours les produits A à portée de main pour ne pas manquer les ventes futures.

6. Choisir le meilleur logiciel de gestion des stocks pour les commerces électroniques

La mise à l’échelle est l’un des principaux défis en matière de vente en ligne. Aux premiers stades de la création de votre entreprise d’e-commerce, il est relativement facile (et tentant) de suivre manuellement les commandes, même sur plusieurs canaux. Cela devient cependant beaucoup plus difficile à mesure que votre business évolue pour répondre aux demandes croissantes de la clientèle.

De nombreux propriétaires d'entreprises de commerce électronique décident par ailleurs d’étendre leurs ventes sur d’autres canaux, comme Amazon, Etsy, eBay et Alibaba. Cela implique de travailler avec plusieurs partenaires, fournisseurs et fabricants, et même de gérer des stocks dans différents entrepôts à travers le pays.

C’est pourquoi peu importe vos ambitions en tant qu’e-commerçant, vous devez rechercher le meilleur logiciel de gestion des stocks pour les commerces électroniques. Compte tenu de la variété de choix, assurez-vous de comprendre ce dont vous avez besoin. Cette application doit fournir des analyses importantes pour votre entreprise, être facile à utiliser et s’intégrer à diverses autres technologies que vous utilisez au quotidien.

7. Auditer les stocks de façon régulière pour concilier le physique et le numérique

Même avec le meilleur logiciel de gestion des stocks pour les commerces électroniques, il peut arriver que les stocks soient égarés, endommagés ou mal saisis dans votre système. C'est pourquoi les audits réguliers occupent une place de choix dans la liste des conseils de gestion des stocks. Cela est particulièrement utile lorsque vous avez beaucoup de stock, plusieurs emplacements ou une période d'exécution ou de retour particulièrement chargée.

L’audit d'inventaire consiste à compter physiquement chaque unité de votre inventaire afin de confirmer que les quantités réelles correspondent à celles de votre logiciel de gestion des stocks. Il prend aussi en charge votre processus de réapprovisionnement. Vous pourriez constater lors du comptage que vous êtes tombé en dessous du seuil critique d'un produit sans que le système n'enregistre cette quantité.

La méthode courante d’audit consiste à effectuer un inventaire complet en fin d'année ou de trimestre. Elle peut s’avérer fastidieuse, notamment si vous avez un grand inventaire ou une équipe réduite. Vous pouvez aussi opter pour le comptage cyclique qui consiste à compter une catégorie différente chaque semaine.

8. Favoriser les relations fournisseurs, un des meilleurs conseils de gestion des stocks

En gestion des stocks, il est essentiel de pouvoir s'adapter rapidement. Pour ce faire, assurez-vous d’avoir une relation solide avec vos fournisseurs. C’est probablement l’un des meilleurs conseils de gestion des stocks pour les e-commerçants qui souhaitent être à mesure de toujours satisfaire leur clientèle.

Cela peut notamment vous aider dans divers cas, comme celui où vous souhaitez :

• Retourner un article qui se vend lentement afin de faire de la place pour un nouveau produit
• Réapprovisionner très rapidement un de vos meilleurs vendeurs
• Résoudre des problèmes de fabrication
• Agrandir temporairement votre espace de stockage, et plus encore.

Lorsque vous avez de solides relations avec les fournisseurs, les quantités minimales de commande sont souvent négociables. Notez que ce n’est pas uniquement une question d'amitié, il s’agit aussi de maintenir une communication claire et proactive. Vous devez par exemple informer vos fournisseurs lorsque vous prévoyez une hausse d’activité afin qu'ils puissent ajuster la production. Demandez-leur également de vous avertir en cas de retard pour que vous puissiez suspendre les promotions ou rechercher un substitut temporaire.

9. Analyser les données pour faire des prévisions d'inventaire et prendre des décisions

La prévision des stocks est une bonne astuce pour anticiper les pénuries ou les excédents de stocks. Elle s’assimile aussi à la prévision de la demande, qui consiste à utiliser une variété de facteurs pour prédire ce que les clients voudront acheter à l’avenir. Cela implique d’analyser les données de ventes historiques, et de considérer des facteurs comme les tendances saisonnières et le calendrier des efforts de marketing.

Ce sont des conseils de gestion de stocks faciles à mettre en œuvre lorsque votre logiciel de gestion de stocks s’intègre parfaitement à votre CRM. Cela permet notamment d'examiner les commandes d'achat et les données de vente passées. Vous pouvez dès lors déterminer les produits à commander, les dates de commande idéales et la fréquence de rotation au sein de l’entrepôt.

L'achat est sans aucun doute l'une des tâches les plus critiques et les plus difficiles de toute entreprise de vente au détail. Avec les meilleurs conseils de gestion des stocks, vous pouvez satisfaire vos clients en stockant les produits qui correspondent à leur demande tout en respectant vos objectifs financiers.

10. Anticiper la saisonnalité et créer un plan d'urgence pour une gestion efficace des stocks

Si vous gérez un magasin de commerce en ligne qui profite d'une saison de magasinage particulière (comme les vacances ou l’hiver), faites ce que vous pouvez pour vous préparer. Il faut maintenir des niveaux d'inventaire bas pendant les mois de ralentissement, mais ne pas attendre trop longtemps pour augmenter l’approvisionnement. Vers la fin d'une saison de pointe, vous devez faire la promotion d'offres spéciales pour écouler la majorité des stocks.

Élaborer un plan d’urgence est par ailleurs l’un des meilleurs conseils de gestion des stocks à mettre en œuvre. Malgré tous vos efforts, de nombreux problèmes peuvent survenir et paralyser votre entreprise lorsque vous n’êtes pas préparé.

On peut notamment citer les situations où :

• Vous rencontrez un problème de trésorerie et ne pouvez pas payer les produits dont vous avez besoin
• Votre entrepôt manque d'espace pour accueillir votre pic saisonnier de ventes
• Vous vous retrouvez avec moins de produits que vous ne le pensiez à cause d'une erreur de calcul dans l'inventaire
• Vos ventes augmentent de manière inattendue et vous dépassez les limites de stocks minimaux
• Un produit qui sort très lentement occupe tout votre espace de stockage
• Votre fabricant ne peut plus vous fournir et vous avez des commandes à remplir
• Votre producteur interrompt votre produit sans avertissement, etc.

La question n’est pas de savoir si ce type de situation peut se produire, mais quand cela arrivera. Selon la nature de votre business, l’un des meilleurs conseils à suivre est de déterminer où se situent vos risques et de préparer un plan d'urgence en conséquence.