10 conseils pour l'organisation du travail à domicile

Le télétravail offre de nombreux avantages aux entreprises, comme le gain de temps, la flexibilité et la motivation des employés. Une bonne organisation du travail à domicile est toutefois essentielle pour profiter de ces différents atouts. Cela permet d’optimiser la productivité et l’atteinte des objectifs déterminés.

Utiliser un logiciel de gestion des équipes distantes est un des moyens les plus efficaces lorsqu’il s’agit de planifier et de suivre le travail. Les gestionnaires et les employés doivent aussi adopter les bonnes routines afin d’assurer la réussite de ce processus. Dans cet article, découvrez 10 conseils pour mieux travailler à domicile.

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1. Mettre en place un manuel pour une bonne organisation du travail à domicile

L'un des principaux défis lorsqu'on travaille à distance est de tenir tout le monde informé de manière efficace. Vous devez dès lors faire des efforts pour documenter systématiquement les processus importants dans un endroit central. Cela permet de minimiser la confusion et les dysfonctionnements.

La création d’un manuel est l’une des astuces les plus efficaces pour ceux qui se demandent comment organiser le travail dans une entreprise gérant des employés en télétravail. Ce document sert de source unique de vérité pour les questions plus urgentes. Vous devez trouver le moyen le plus pratique pour le communiquer à l'ensemble de l'entreprise et le mettre à jour en permanence pour une meilleure organisation du travail à domicile.

Selon la taille de votre organisation, il faut créer une base de connaissances dans votre intranet ou concevoir un site web dédié à votre politique de travail à distance. Les différentes règles qui y figurent doivent être définies en collaboration avec les employés pour augmenter les chances qu’elles soient suivies par tous.

2. Utiliser la planification pour une meilleure organisation du temps de travail

La planification du travail à distance est une arme très efficace pour une organisation du travail à domicile optimale. La meilleure chose à faire lorsque vous travaillez à la maison est d’effectuer une programmation hebdomadaire. Pour organiser une semaine de travail de façon à maximiser votre productivité, vous devez :

• Identifier tous les éléments de votre liste de tâches, indépendamment de leur importance
• Éliminer tout ce qui peut l'être et déléguer les tâches restantes si possible
• Préciser le délai de toute tâche à échéance fixe et ajouter vos propres deadlines aux tâches urgentes de manière réaliste
• Inscrire les tâches sur votre calendrier hebdomadaire ou mensuel pour une vue d'ensemble de vos priorités.

Une bonne astuce consiste à utiliser un modèle de plan de travail à domicile avec accès mobile pour consigner votre liste de tâches et créer votre calendrier virtuel. Un tel outil de gestion du travail en ligne vous permet de pouvoir facilement faire des mises à jour lorsque vos priorités changent.

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3. Trouver des moyens de limiter les distractions dans l’espace de travail

Une fois que vos collaborateurs savent comment planifier le travail à domicile, le plus difficile reste encore de respecter leur plan à la lettre. Le volume d’appels téléphoniques, de réunions en ligne, de messages et d’e-mails devient plus important en télétravail.

Si vous ne trouvez pas des moyens pour limiter les distractions, vous finirez par passer la plupart de vos heures de travail à lire et à envoyer des réponses au lieu de réaliser vos tâches. Voici quelques astuces pour limiter les éléments qui perturbent l’organisation du travail à domicile :

• Placer les distractions visuelles hors du champ de vision : ceci inclut les téléphones portables, écrans de télévision, ordinateurs de jeu et bibliothèques susceptibles de vous distraire
• Ecouter de la musique ou des sons qui favorisent la concentration : pour maintenir la concentration, il faut éloigner du poste de travail les sons distrayants comme la circulation
• Bloquer les distractions technologiques : sites web qui aspirent l’attention, notifications pour les e-mails, messages, etc.
• Communiquer ses attentes à toute personne présente à la maison : si vous avez par exemple des colocataires, vous devez fixer avec eux des limites claires quant aux moments où vous ne pourrez pas discuter.

4. Établir un plan de communication pour travailler à domicile

Les managers doivent comprendre qu’une culture d’entreprise négative et un trop grand nombre de plateformes de communication favorisent en réalité la distraction plutôt que la concentration des télétravailleurs. Il faut dès lors adopter une approche plus stratégique de l’arsenal numérique.

A cette nouvelle ère du télétravail universel, la technologie doit être conçue pour rationaliser la communication, supprimer les réunions inutiles, augmenter la transparence et favoriser une collaboration harmonieuse. Offrez aux équipes toutes les pistes et les éléments pour échanger rapidement, simplement et de manière pertinente.

Vous devez par ailleurs maintenir les échanges et rituels collectifs à travers des groupes de discussions et vidéoconférences. C’est un bon moyen d’éviter le sentiment de solitude dont peuvent être victimes vos collaborateurs. Privilégiez aussi la communication asynchrone qui permet aux employés de :

• donner des réponses de meilleure qualité
• Mieux garder le contrôle sur leur journée de travail
• optimiser l’organisation du travail à domicile.

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5. Identifier les créneaux les plus productifs pour optimiser l’organisation du temps de travail à domicile

Identifier les moments où on travaille le mieux figure parmi les meilleures pratiques pour une organisation du travail à domicile optimale. Donnez la possibilité aux employés d’adapter leur emploi du temps en fonction du moment de la journée où ils sont le plus concentrés.

En règle générale, les gens travaillent mieux le matin ou en milieu de journée. Autrement dit, vous gagnerez à vous plonger dans votre liste de tâches dès le réveil, en vous comportant comme si vous alliez au bureau. L'association mentale entre le travail et un bureau peut rendre plus productif, conservez ce sentiment même si vous travaillez à distance.

Chaque personne est toutefois différente et la motivation va et vient naturellement tout au long de la journée. Raison pour laquelle il est conseillé de garder les tâches les plus difficiles pour le créneau horaire où on est plus alerte et plus concentré, et de réserver les tâches moins importantes pour plus tard.

6. Choisir un espace de travail propice pour rester productif

Le télétravail ne signifie pas que vous n’avez pas besoin d’un bureau. Plutôt que de travailler enfermés dans leur chambre, sur le canapé du salon ou dans les espaces associés aux loisirs, les employés distants devraient dédier une pièce ou une surface spécifique de leur maison au travail à distance. L’idée est que vous ayez une zone pour optimiser l’organisation du travail à domicile et rester engagé tout au long de la journée.

Si cette option semble ne pas marcher pour vous, allez plus loin dans votre initiative et sortez de la maison. Il existe de nombreuses options de lieu de travail à distance pour vous aider à simuler l'énergie d'un bureau : cafés, bibliothèques, salons publics et espaces Wi-Fi similaires.

Quel que soit votre choix, mettez en avant le confort ergonomique, notamment si vous devez rester assis pendant de longues périodes. Maintenir une posture saine facilite le travail et vous évite de nuire à votre corps de manière involontaire.

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7. Interagir avec d’autres personnes pour combattre l’isolation

Le télétravail vous prive généralement des interactions sociales informelles avec les collègues tout au long de la journée. Les petites conversations et autres activités sont ce qui rend chaque journée au bureau unique. Chercher à garder le contact figure dès lors parmi les meilleurs conseils pour travailler à domicile.

Vous devez fréquemment échanger avec d’autres employés pour combattre l'ennui et la solitude à travers les solutions de communications mis à votre disposition par l’entreprise. Voir un autre visage est une bonne idée lorsque la majeure partie de votre journée de travail est solitaire. Cela n’est plus un problème lorsqu’on choisit de s’installer dans un espace public hors de chez soi.

Créez un programme qui fait une distinction claire entre votre temps de travail et votre temps libre personnel, et prévoyez du temps pour sortir faire une promenade ou rencontrer des amis et proches.

8. Adopter les bonnes routines pour prévenir l’épuisement professionnel

L'efficacité, la flexibilité et les heures plus courtes sont quelques-uns des principaux avantages qui impressionnent les passionnés de travail à domicile. Cette flexibilité peut toutefois aussi présenter des inconvénients. Votre bureau est toujours là, accessible. Avec le lot de travail à terminer absolument, vous pouvez être facilement tenté de prolonger les heures de travail.

Lorsque vous vous retrouvez à travailler plus d'heures, en vous connectant au bureau virtuel les nuits et les week-ends, l’épuisement professionnel n’est pas très loin. Pour une bonne organisation du travail à domicile, vous devez :

• Planifier à l'avance ce sur quoi vous allez travailler durant la journée : solidifier votre emploi du temps la veille est un moyen de le rendre plus officiel lorsque vous vous réveillez le matin
• Manger et se reposer : une alimentation saine et le repos aident à faire le plein d’énergie et favorisent la productivité
• Choisir une heure de fin définitive : le travail à domicile permet un meilleur équilibre travail-vie personnelle si vous fixez et respectez les heures d’arrêt
• Faire des pauses claires : utilisez les pauses pour vous éloigner de votre bureau plutôt que de rester connecté aux outils de travail.

9. Développer des compétences essentielles au télétravail

L’organisation du travail à domicile et la gestion des employés distants sont tellement importantes pour la réussite de votre entreprise que vous devriez envisager de former vos collaborateurs sur le sujet. Il existe des cours dédiés aux gestionnaires, cadres et professionnels RH pour les aider à diriger et soutenir une équipe distante performante et évolutive.

Pour un télétravail réussi, vos collaborateurs ont par ailleurs besoin de diverses compétences. Il s’agit par exemple de :

• L’autonomie : qui aide à prendre des décisions sans l’aide des collègues ou du manager
• La gestion du temps : pour pouvoir concevoir et suivre son emploi de temps
• L’auto-motivation : pour ne pas laisser les distractions du quotidien et les interruptions affecter le travail.

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10. Utiliser un logiciel de gestion pour mieux manager les employés distants

Établir une équipe de direction à distance est une bonne astuce pour favoriser l’organisation du travail à domicile lorsqu’une entreprise décide de passer en mode télétravail. Il s’agit le plus souvent de gestionnaires ayant une expérience de travail à distance et capables de servir de ressources à ceux qui auraient des questions.

Afin de les aider dans leur travail, il faut adopter un logiciel RH efficace pour la gestion des équipes distantes. Cette plateforme tout-en-un offre généralement des fonctionnalités intéressantes comme :

• La communication en ligne : chats, appels audio, vidéoconférences, etc.
• La gestion des tâches et des projets : création des groupes de travail, attribution des tâches à distance et suivi du travail
• La gestion des employés : heures travaillées, pauses et congés maladie
• L’espace de travail en ligne unifié : création, modification et partage de fichiers
• Les ventes et marketing en ligne : réception des commandes, acceptation des paiements en ligne et campagnes marketing
• La disponibilité sur plusieurs plateformes : accès mobile, sur navigateur et application de bureau.