12 conseils pour gérer des équipes virtuelles

De plus en plus d'entreprises y compris des start-ups passent au télétravail. Cette méthode de travail permet non seulement de réduire les coûts, mais peut aussi augmenter la productivité en offrant aux travailleurs des horaires flexibles et en supprimant le besoin de déplacement ce qui accroît la satisfaction des employés.

Cependant, afin d’assurer le succès et de profiter au maximum du passage au travail à distance, il est nécessaire de disposer de compétences et d’un équipement adéquat pour pouvoir gérer les équipes virtuellement. Découvrez dans cet article les conseils essentiels pour gérer les équipes virtuelles de la meilleure façon possible.

1. Créez une structure et un plan

Le principal conseil pour gérer les équipes virtuelles efficacement est de définir un système (ou méthode de travail) auquel tout le monde peut adhérer.

Pour standardiser les procédures et définir les règles pour tous les employés, vous pouvez créer un manuel téléchargeable. Ce manuel doit être le plus complet possible tout en restant simple. Cela permet aux employés de mieux assimiler la durée qu’ils doivent consacrer aux différentes tâches la méthode à suivre pour mener à bien chaque projet.

2. Utilisez un outil de gestion de projet efficace

Lorsque plusieurs membres d'équipe collaborent sur un projet, l'utilisation d'un outil de gestion de projet est essentielle pour optimiser la répartition du travail, diriger des équipes virtuelles plus facilement pour atteindre le même objectif final commun.

Cela permet de suivre les processus efficacement, d’optimiser la saisie de données, communiquer avec votre équipe, d'améliorer la collaboration entre les membres et surtout d’améliorer le taux de réussite des projets.

3. Construisez une culture d'entreprise

Un autre conseil essentiel pour gérer les équipes virtuelles consiste à créer une culture d'entreprise. Cela peut sembler une affaire un peu délicate lorsque tous vos employés ne travaillent pas depuis le même site et n’ont pas de contacts réels au quotidien, mais avec des outils de communication et de collaboration efficaces cela est déjà beaucoup plus facile.

Les visioconférences permettent d’organiser des rencontres virtuelles en utilisant la fonctionnalité appels de groupe. Ainsi, vos collaborateurs à distance pourront partager leurs expériences et renforcer leur confiance et leur compréhension les uns envers les autres.

4. Optez pour un outil de partage des fichiers

L'envoi de documents volumineux par courrier électronique peut non seulement ralentir considérablement votre boîte de réception, mais aussi entraîner une perte d'informations.

Pour partager des documents et fichiers, utilisez une plateforme collaborative basée sur le Cloud. C’est une solution efficace car les fichiers sont bien organisés, sécurisés et faciles d'accès, et ce, depuis n'importe quel appareil. Un tel outil est très utile si vous êtes souvent en déplacement et que vous devez accéder à vos fichiers.

5. Planifiez des réunions régulières

Parmi les principaux conseils essentiels de gestion d’équipes virtuelles, on retrouve l’importance des réunions régulières. Chaque semaine, préférablement le même jour à la même heure pour créer la routine de travail, prévoyez des réunions avec vos équipes pour traiter les sujets les plus importants. Toutefois, attention à ne pas tomber dans l’excès et à créer trop de réunions, cela les rendrait inefficaces.

Les réunions virtuelles permettent aussi à votre équipe de se sentir à l'aise et de poser ses éventuelles questions et de discuter de ses besoins.

6. Définissez les horaires de travail

Des horaires flexibles ne signifie pas qu’il ne doit pas y avoir de règles. Pour établir les horaires de travail, les besoins internes et les besoins externes doivent être pris en compte. Un employé qui travaille avec les clients a tout intérêt à être présent lorsque les clients sont les plus susceptibles d’appeler ou d’envoyer des demandes. A l’inverse, un employé qui travaille avec des équipes internes doit avoir des horaires qui permettent à ces équipes d’être productives.

Le fait que des personnes qui collaborent sur un projet travaillent en même temps, peut permettre de réduire le délai d’exécution et cela permet à ces personnes de se soutenir mutuellement.

7. Utilisez un calendrier partagé

Pour vous aider à identifier les heures de travail et les horaires des membres de votre équipe, envisagez d'utiliser un calendrier collaboratif auquel tous les membres de l'équipe peuvent accéder. C’est un outil pratique qui permet de gagner du temps, limiter les oublis et d’être beaucoup plus organisé.

Avec les calendriers partagés de Bitrix24, créez des calendriers individuels et des calendriers de group pour y renseigner les évènements professionnels, les congés annuels, les réunions, les formations et autres événements.

8. Soyez flexible et empathique

Être flexible et empathique fait aussi partie des conseils qui permettent de mieux gérer les équipes virtuellement. Il est évident que les personnes qui travaillent depuis leur domicile sont en plus du travail confrontées à leurs exigences personnelles ce qui nuit probablement à leur productivité. Lorsque c’est ainsi, il est normal de vouloir garder l’équipe productive mais il faut trouver un moyen efficace et intelligent de le faire.

Par exemple, permettre aux employés de fixer leurs propres horaires pour les tâches qui n’ont pas besoin d’être réalisées à une heure précise. Les employés pourront alors terminer les tâches prioritaires en étant moins déranger et accomplir les autres tâches au moment où ils peuvent être plus concentrés et moins dérangés par leur environnement.

9. Maintenez une excellente communication

Avoir une bonne communication est un des conseils les plus importants pour gérer les équipes virtuelles. Pour optimiser et faciliter le management d’une équipe à distance, vous devez disposer d’outils de communication interne de pointe.

Par exemple, une messagerie sécurisée permet d'envoyer des chats et d'appeler vos collègues en un quelques clics.

10. Soutenez et encouragez votre équipe

Les membres d’une l'équipe virtuelle peuvent avoir moins d'occasions pour discuter de leurs problèmes et de leurs préoccupations. Pour maintenir la convivialité en télétravail, il est important d’être attentif aux besoins de chacun et de fournir conseils, méthodes et encouragements lorsqu’il y en a besoin.

Soutenez votre équipe dans leur développement professionnel et aidez-les à se fixer des objectifs. Restez honnêtes et faîtes leurs des retours sur le travail accompli.

11. Encouragez les interactions sociales à distance

Les équipes virtuelles ont peu ou pas d'interaction sociale qui permet d'établir des relations de travail solides. Il n'est pas surprenant que de nombreux membres d'équipes travaillant à distance déclarent se sentir déconnectés de leurs collègues.

Vous pouvez donc aider vos employés à éviter ce sentiment d'isolement en organisant des rassemblements et des événements en ligne occasionnels pour refléter la culture sociale de l'entreprise.

12. Fixez des objectifs et des limites

Un bon moyen de maintenir l'engagement des employés à distance est de fixer des objectifs et de récompenser leurs réalisations.

Il est également important de fixer des limites, comme le nombre d'heures ou de jours à effectuer par jour et par semaine. Cela vous permet de mieux les suivre les employés et d'améliorer la productivité.

Conclusion

Gérer des équipes virtuelles représente un sacré défi, mais avec les bons outils, une bonne planification et un bon leadership, il est possible d’y arriver.

Si vous voulez que vos employés à distance restent engagés et motivés appliquez ces conseils pour vous aider à atteindre ces objectifs. N'oubliez pas que vos employés sont la clé de nouveaux marchés et de nouvelles opportunités et que créer une équipe plus soudée est dans votre plus grand intérêt.