15 erreurs de gestion de projet que vous commettez peut être

Planifier un projet est essentiel pour en assurer la réussite. Grâce à un plan clair, les gestionnaires peuvent mieux suivre l’évolution du travail et effectuer des contrôles réguliers. Durant le processus, chaque collaborateur peut apporter sa pierre à l’édifice, cerner son rôle et trouver sa place dans l’équipe. Le logiciel de projet y est pour beaucoup, offrant de nombreuses fonctionnalités pour optimiser l’affectation des ressources et favoriser la collaboration.

Malgré cela, de nombreux gestionnaires ont du mal à bien manager et ne parviennent pas à éviter l'échec du projet. Cela est souvent dû à des objectifs flous et à l’omission de détails importants. Voici 15 erreurs de gestion de projet que vous commettez sans même vous en rendre compte.

1. Définir des objectifs et mesures de réussite peu clairs

Les objectifs et mesures de réussite floues figurent parmi les erreurs de gestion de projet que vous commettez sans même vous en rendre compte. Or, les objectifs tracent le chemin entre la situation actuelle et la situation future, et sont à la base de la structure du projet.

Ils peuvent facilement être confondus au but, qui répond notamment à la question « A quoi va servir le projet ? ». C’est pourquoi vous devez pouvoir distinguer les différents types d’objectifs (performance, qualité, finance, technique…), les définir de façon SMART et attribuer les bons KPIs. En utilisant l’outil de performance Bitrix24, vous pourrez notamment mesurer les indicateurs de réussite et prendre des décisions éclairées en conséquence à tout moment.

2. Le manque de flexibilité dans la gestion de projet

Le plan de projet vous fournit une vision globale du projet et de son déroulement. Cela ne signifie pas que vous devez ignorer les changements qui surviennent en cours de route. Le manque de flexibilité est l’une des erreurs courantes dans la gestion de projet. Aujourd’hui, la tendance est à la gestion de projet hybride qui inclut à la fois les approches traditionnelles et la méthode agile.

Cela concerne non seulement l’organisation du travail, mais aussi la posture ou l’état d’esprit. Pour éviter l’échec du projet, il faut continuellement prendre du recul, et continuer à s’améliorer en fonction de ce qui s’est déjà produit.  

3. Ne pas organiser suffisamment de réunions au long du projet

Les réunions insuffisantes figurent parmi les erreurs classiques dans la gestion de projet. Bien organisées, ces rencontres jouent le rôle non négligeable de rephasage des collaborateurs du projet sur les enjeux réels et poursuivis.

Si vous ne pouvez pas toujours faire des meetings physiques, vous pouvez utiliser un bon logiciel de travail distanciel pour réaliser des rencontres virtuelles périodiquement. Celles-ci favorisent une bonne communication de projet et sont essentielles pour créer une synergie de groupe et la maintenir dans la durée.

4. Désigner un chef de projet incompétent ou inexpérimenté

Le mauvais choix du chef de projet est l’une des erreurs de gestion de projet les plus préjudiciables. Placé à la tête du projet, le responsable est chargé du management, c'est-à-dire de fixer les objectifs, la stratégie, les moyens et l'organisation. C’est également lui qui coordonne les actions nécessaires à la réalisation du projet.

En choisissant un responsable qui manque de compétences techniques liées aux outils de planification, à la gestion des risques, au management des ressources humaines… vous limitez les chances de réussite du projet. Ce manager doit aussi posséder des qualités personnelles comme le leadership, la communication, et les capacités d’analyse.

5. Ne pas adopter une méthode de gestion de projet claire

La mise en place d’un processus de travail clair et adapté constitue la clé du succès dans la conduite de projet. Malheureusement, cet aspect revient souvent parmi les erreurs de gestion de projet. Lorsque vous n’adoptez pas une bonne méthode de gestion, il devient difficile de cadrer et de structurer votre travail, et d’atteindre les objectifs fixés.

Il existe de nombreuses façons d’organiser vos processus de travail. Vous pouvez même associer des éléments de différentes approches pour créer celle qui vous conviendra le mieux. N’oubliez pas de considérer le mode de fonctionnement et l’environnement de votre équipe de travail.

6. Ne pas convenablement gérer les ressources du projet

Les divergences concernant les ressources économiques, la main-d'œuvre et le matériel sont des erreurs classiques dans la gestion de projet. Une entreprise incapable de gérer correctement ses ressources rencontre de nombreux problèmes. Ceux-ci affectent non seulement ses opérations quotidiennes et ses stratégies à long terme, mais aussi sa situation financière.

Pour éviter l’échec du projet, vous devez déterminer la disponibilité des ressources en temps réel et les affecter aux tâches appropriées, au bon moment. Sur le logiciel RH Bitrix24 par exemple, vous pouvez vérifier la charge de travail de vos collaborateurs et optimiser la répartition des tâches.

7. Ne pas déléguer les tâches en tant que responsable de projet

Chercher à tout gérer soi-même est une des erreurs de gestion de projet que les managers commettent souvent, sans même s’en rendre compte. Or en déléguant, vous évitez d’être surchargé par le travail (ce qui peut se répercuter sur le délai global du projet) et motivez par la même occasion vos collaborateurs.

Vous devez voir la délégation comme un outil flexible et évolutif. Tout au long des projets, les tâches peuvent changer. Les personnes qui les accomplissent évoluent dès lors et acquièrent de nouvelles compétences. Déléguer est un bon moyen d’impliquer davantage vos collaborateurs dans le projet, de leur montrer que vous avez confiance en eux. Cela booste leur motivation.

8. La micro-gestion, une des erreurs de gestion de projet qui empiète sur la créativité

La micro-gestion est l’une des erreurs courantes dans la gestion des ressources d’un projet. Celle-ci empêche les employés d’oser. En tant que chef de projet, vous n’avez pas besoin de personnellement contrôler les tâches attribuées ni de tout surveiller dans votre équipe.

Une fois que vous avez attribué une tâche dans le logiciel de planification, vous devez simplement demander au collaborateur de vous contacter en cas de questions. Même si rester attentif aux détails peut s’avérer utile dans les projets à petite échelle, le micro-gestionnaire court toujours le risque de ne pas contrôler l’avancement du travail dans sa globalité, ce qui peut provoquer l'échec du projet.

9. Négliger l’estimation du temps et du budget

L’évaluation du temps et du budget conditionne les engagements des collaborateurs et la rentabilité du projet. Au regard de la charge de travail, elle permet de planifier les tâches selon les disponibilités en termes de main d’œuvre et de finances. En négligeant cet aspect, vous commettez l’une des erreurs de gestion de projet les plus préjudiciables.

Il est essentiel de détailler l’estimation des coûts à chaque phase d’avancement du projet et de ne pas sous-estimer le temps à consacrer à chaque tâche. N’hésitez pas à prendre l’avis de votre équipe et à utiliser les expériences de projets passés pour faire l’estimation la plus précise possible.

10. Mettre en place une mauvaise communication au sein des équipes

La mauvaise communication impacte considérablement sur l’efficacité des équipes de travail. Malheureusement, c’est l’une des erreurs de gestion de projet courantes. Elle est d’autant plus importante lorsqu’un projet semble prendre du retard ou lorsque la gestion se complique.

Favoriser la collaboration sur un projet à travers les bons outils de communication permet que chacun sache toujours sur quoi travaillent les autres. Cela favorise par ailleurs l’esprit d’équipe, car chaque collaborateur peut facilement apporter son aide pour la résolution d’un problème, ou savoir à qui demander de l’aide lorsqu’il en éprouve le besoin.

11. Ne pas prioriser les tâches à effectuer

Le temps est précieux et le meilleur moyen d’en tirer profit c’est d’organiser le travail de manière optimale. Cela passe par la priorisation des tâches. Cette approche permet de gaspiller moins de temps, de réduire le stress, d’en finir avec la procrastination, de développer son intelligence émotionnelle et de mieux appréhender les changements.

Une fois que vous avez listé toutes les tâches à effectuer, classez-les en fonction des délais d’actions, des urgences et des degrés d’importance. Vous devez ensuite régulièrement faire le point pour ajuster votre plan d’action, car les priorités ne sont pas figées et peuvent évoluer au fur et à mesure de l’avancée du projet.

12. Ignorer le plan de gestion des risques

Les gestionnaires évoluent souvent avec un grand nombre d’incertitudes et de zones d'ombres. C’est là une des erreurs classiques en gestion de projet. En oubliant ou en choisissant d’omettre les risques inhérents à un projet, vous pouvez très vite être dépassé par les événements.

Vous devez identifier les différentes menaces, qui peuvent être liées aux délais, aux objectifs, à la gestion des ressources humaines, aux technologies utilisées… La prochaine étape consiste à les classer par ordre d’importance et à déterminer la meilleure stratégie à adopter parmi les différentes solutions qui s’offrent à vous.

13. Ne pas bien gérer la portée du projet

La portée du projet permet de décrire en détail les livraisons du projet et les actions à mener pour y arriver. Elle permet à l’équipe de rester concentrée sur l’essentiel, peu importe les différents changements en cours de route. Sa définition commence par la charte du projet qui présente le problème à résoudre, les objectifs à atteindre et les éléments nécessaires, ainsi que les prérequis et les risques éventuels liés au projet.

Une charte peut aussi préciser les membres de l’équipe et leurs responsabilités, la liste des exigences auxquelles répondre, de même que le calendrier et le budget prévisionnel. La mauvaise procédure de gestion de la portée constitue en elle-même une négligence et peut entraîner de nombreuses autres erreurs de gestion de projet.

14. Utiliser les solutions de gestion de projet inadaptées

Il existe de nombreuses solutions pour aider les gestionnaires à mieux planifier, répartir les tâches, et établir une bonne communication au sein des équipes. Mais vous devez encore choisir les meilleures d’entre elles pour éviter l’échec du projet. Il est indéniable que des applications mal sélectionnées peuvent nuire à la productivité de vos équipes.

Le choix dépend de vos besoins et priorités, de votre métier, ainsi que de votre secteur d’activité. L’idéal c’est de discuter avec votre équipe sur le choix des outils de travail, et si nécessaire d’offrir aux collaborateurs une formation pour en assurer l’usage optimal.

15. Oublier d’évaluer le projet après la livraison

Ne pas faire d’évaluation post-projet est une source d’erreurs courantes dans la gestion de projet. Lorsque votre projet est terminé, vous devez :

• Identifier les bonnes pratiques
• Etablir un rapport de clôture
• Reconnaître le travail de l’équipe
• Et préparer l’avenir.

Un projet ne se termine réellement qu’une fois que vous avez dressé le bilan avec l'ensemble de l'équipe. Cela vous permet d’identifier les erreurs de gestion de projet et les mesures pour ne pas les répéter à l’avenir.

Vous pourrez aussi répertorier les expertises et expériences acquises, organiser le transfert de connaissance, identifier les réussites et mettre en avant l’apport de chacun.

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