5 conseils pour la gestion de voyage d’entreprises comme un pro

C’est pourquoi vous devriez vous tourner vers une application de gestion de voyage comme Bitrix24. Cette dernière vous permet d’optimiser les déplacements professionnels pour en faire un investissement rentable. Voici 5 conseils efficaces pour la gestion des voyages d’affaires comme un pro.

1. Établir une feuille de route pour résumer le trajet de voyage

Une feuille de route se présente sous forme de document remis à chaque collaborateur sur le point de voyager pour le compte de l’entreprise. Élément clé du déplacement, elle récapitule simplement l’ensemble du trajet professionnel. Vous devez concevoir cette feuille une fois toutes les réservations finalisées. Pour la rendre plus accessible, vous pouvez la mettre en ligne en utilisant l’option de partage de document du logiciel de gestion de voyage Bitrix24.

Véritable itinéraire détaillé, cette feuille de route doit mentionner la durée du déplacement, les dates, les horaires de transports, les lieux de rendez-vous et même l’adresse de l’hôtel. Les individus que vos collaborateurs doivent rencontrer y figurent aussi. Au cas où l’un de vos commerciaux va en mission de négociation, l’application de gestion de voyage Bitrix24 peut s’avérer très utile, car elle propose une base de données complète concernant vos clients et fournisseurs, y compris contacts et localisation.

Grâce à cette plateforme, vos collaborateurs peuvent même préciser leur indisponibilité dans l’agenda partagé, et continuer à collaborer avec leur équipe sur smartphone à travers l’application Bitrix24 Mobile en cas d’urgence. Pensez aussi à leur fournir un plan de vol, une fiche d’information sur le pays visité, de même que tous les billets lorsque ceux-ci s’apprêtent à effectuer un déplacement d’envergure.

2. S’orienter vers la technologie pour organiser les dépenses de voyage

Manager l’ensemble des dépenses de voyage constitue une étape cruciale pour les organisations de toutes tailles. Pour une gestion de voyage professionnel comme un pro, vous devez recourir aux technologies de pointe, celles-ci jouent un rôle fondamental. La technologie de reconnaissance d’images OCR (Optical Character Recognition) se distingue parfaitement du lot. Grâce à elle, vous pouvez détecter en un laps de temps la totalité des données liées à une dépense sur une facture.

Une fonctionnalité phare et innovante qui limite considérablement les erreurs manuelles qui impactent souvent l’entreprise. Dorénavant, les responsables financiers de votre structure vont optimiser le budget, ainsi que son contrôle. La gestion des frais constitue en effet la 5^e étape clé s’appuyant sur la technologie en matière de déplacements pro, ceci après la stratégie de sourcing Travel & Expense, l’achat des prestations, l’assistance et la sécurité du voyageur.

En adoptant les meilleures pratiques à chacune de ces étapes, vous pouvez assurer une gestion efficace de vos coûts de déplacement, ainsi qu’un rendement optimal. Depuis la réservation aux notes de frais, vous trouverez des solutions de gestion adaptées pour donner plus de lisibilité sur les voyages de votre entreprise dans l’ensemble.

3. Comprendre les collaborateurs pour adopter une bonne politique de voyage

Vos collaborateurs peuvent avoir une vision différente des déplacements pour le compte de l’entreprise. D’un côté, certains en tirent des points positifs, parce qu’ils y voient une preuve palpable de leur valeur au sein de la société, ou une opportunité de découvrir de nouveaux horizons, de nouveaux pays. Du côté inverse, d’autres salariés vont considérer cette expérience comme une source de stress, voire d’anxiété.

Vous devez donc bien assister vos collaborateurs dès le début du processus de réservation en mettant en place une bonne politique de voyage. Commencez par réaliser une étude de toutes les situations sources de problématique pour vos voyageurs. En consultant vos collaborateurs, vous pouvez être certain de combler à la fois leurs besoins et ceux de votre société. Lorsqu’un voyageur connaît directement les règles auxquelles il doit se conformer pendant sa réservation, il est plus confiant.

Et lorsqu’il se pose des questions, il sait qu’il peut trouver sa solution directement dans la PVE. C’est un autre document clé que vous devriez ajouter dans votre Drive Bitrix24 pour qu’il reste dans le Cloud, accessible au besoin.

4. Anticiper les frais et situations imprévues pour une meilleure gestion de voyage

Les déplacements professionnels riment souvent avec voyage en équipe, mais un collaborateur peut aussi très bien le réaliser seul. Dans cette situation, il importe pour votre service financier de savoir comment calculer ses frais de déplacement professionnel. Dans cette catégorie entrent tous les déplacements obligeant l’employé à effectuer des voyages professionnels durant ses horaires de travail et à passer la nuit hors de son foyer.

Ce qui implique la comptabilisation d’un éventail de postes de dépenses, depuis le prix du transport au coût d’hébergement en passant par les frais de repas et de participation à des congrès ou séminaires. Néanmoins, ne vous limitez pas à ces frais directs lorsque vous élaborez vos budgets pour les déplacements professionnels. Un système de gestion de voyage efficace doit aussi inclure de nombreux coûts indirects liés aux imprévus.

Sachez que les voyages d’affaires peuvent constituer une source de stress pour vos collaborateurs nomades, même s’ils disposent déjà d’une bonne expérience en la matière. Peu importe le degré de préparation en amont, des imprévus peuvent se pointer à tout moment lors d’un voyage d’affaires, depuis la perte de bagages à un accident de la circulation en passant par l’annulation de vol pour des raisons de sécurité. Vous devez donc être proactif et apporter des solutions efficaces face à chaque situation.

5. Définir les voyages essentiels pour réaliser des économies

La gestion de voyage comme un pro passe par la minimisation des dépenses. Aussi tentant que cela puisse être, cette idée ne consiste pas à limiter votre budget voyage, mais simplement à le maîtriser. Vous pouvez commencer par planifier et identifier tous les voyages d’affaires essentiels au développement de votre entreprise en utilisant votre logiciel de suivi de déplacements Bitrix24.

Les recommandations pour gagner en efficacité incluent la croissance, l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, la productivité des salariés et l’audit. Veillez à ce que la définition des voyages essentiels s’aligne aux objectifs de votre organisation pour tirer profit des investissements en déplacements professionnels.

Enfin, utiliser les rapports générés par votre application de gestion de voyage vous permet de vérifier le respect des règles imposées par votre politique de voyage entreprise, ainsi que d’éventuels dépassements ou dépenses inappropriées.