6 astuces pour choisir un logiciel de gestion de projet

Le logiciel gestion de projet est l'outil par excellence utilisé pour la planification, l'ordonnancement, l'affectation des ressources et la gestion des changements. Il permet aux chefs de projet, aux parties prenantes et aux clients d'avoir une vue d'ensemble de l'exécution et de l'avancement des tâches, du respect du calendrier ainsi que du suivi des collaborateurs.

Pour ce faire, le choix de votre logiciel de gestion de projet doit inclure les fonctionnalités dont votre organisation a besoin pour gérer les projets à sa manière. Dans cet article, découvrez comment choisir un logiciel de gestion de projet avec 6 astuces efficaces à suivre.

1. Assurez-vous que le logiciel est facile à utiliser

Avant de choisir votre logiciel de gestion de projet, il est important de vérifier que vous et votre équipe allez pouvoir l'utiliser facilement. Certains outils sont très complexes et les utilisateurs ont besoin de plusieurs jours de formation, ce qui implique des coûts supplémentaires pour l'entreprise et une courbe d’apprentissage plus longue et fastidieuse.

Le meilleur logiciel gestion de projet doit être intuitif et simple à prendre en main pour les différents membres de votre équipe, tant pour les anciens que pour les nouveaux. N’hésitez pas à demander un essai gratuit afin d’évaluer le fonctionnement du logiciel avant de vous engager. Aussi, pensez à faire participer vos employés et à recueillir leurs avis.

Bitrix24 est un logiciel de gestion de projet facile à configurer et à déployer. Aucune compétence n'est requise, même si c'est la première fois que vous adoptez ce type de logiciel pour gérer vos projets et votre équipe. De plus, une démo et un essai 100% gratuit, avec un nombre illimité d'utilisateurs par compte, permettent de tester les différentes fonctionnalités sans prendre de risques.

2. Privilégiez un logiciel disposant de gestion des tâches

La gestion d’un projet implique de manager les différentes tâches à effectuer pour mener à bien le déroulement de ce dernier. Ainsi, avant de choisir votre logiciel de gestion de projet, assurez-vous qu'il dispose de fonctionnalités vous permettant d’organiser et de contrôler facilement le travail de vos équipes.

Aussi, le logiciel idéal devrait inclure la possibilité d'assigner des tâches aux divers membres de l'équipe afin que chacun sache sur quel travail il doit se concentrer. Cela permet de hiérarchiser les actions à accomplir de manière rationnelle, en regroupant les tâches par ordre de priorité tout en indiquant les dates limites d'exécution.

Le logiciel gestion de projet Bitrix24 est doté du tableau Kanban, un outil visuel pour organiser et gérer le travail de l'équipe de projet. Chaque tâche est représentée par une carte. L’équipe affectée fait glisser la carte entre les colonnes "prévu", "en cours" et "terminé''. Cette fonctionnalité avancée aide à évaluer rapidement l'état des livrables tout au long des projets évitant ainsi les éventuels retards.

3. Optez pour un logiciel avec capacité à partager en interne et externe

Recherchez un logiciel gestion de projet qui vous autorise à partager les plannings, les tâches et les plans avec les membres de l'équipe de votre entreprise. Assurez-vous également qu'il vous permet de diffuser les données du projet aux personnes extérieures impliquées afin qu'elles puissent fournir un retour d'information tout au long du processus. Cela est particulièrement utile lorsque vous travaillez avec des partenaires et des tiers, tout en vous permettant d'apporter les corrections nécessaires et de gagner la confiance de tous. C'est pourquoi les logiciels basés sur le cloud comme Bitrix24 sont si efficaces.

Avec Bitrix24, vous disposez d'une plateforme collaborative ainsi que de calendriers publics auxquels vous pouvez ajouter toutes les personnes impliquées dans le projet. Cela favorise la communication et la collaboration avec les parties prenantes internes et externes.

4. Optez pour un logiciel doté d'outils de planification

Si vous voulez être en mesure de gérer efficacement vos projets, vous aurez besoin d'outils de planification professionnels, comme un logiciel de diagramme de Gantt. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez fixer des objectifs, planifier comment les atteindre, communiquer sur le planning établi et suivre l’avancement, en temps réel, avec la représentation graphique.

Vous pouvez utiliser des modèles de projets ou créer les vôtres tout en élaborant des feuilles de route pour des stratégies de travail à long terme.

5. Privilégiez un logiciel intégré avec CRM

En choisissant un logiciel gestion de projet intégré avec une plateforme CRM, vous pouvez créer un alignement stratégique entre les équipes de gestion de projet, de vente et de service client. Cela vous aide à affiner vos équipes de marketing grâce à des informations sur la position des prospects dans le parcours client.

Le logiciel gestion de projet gratuit que vous propose Bitrix24 est doté d'un système complet de gestion de la relation client. En adoptant Bitrix24, vous pouvez facilement et en un temps record fournir des estimations de vos différents projets et également facturer les clients lorsque votre travail est terminé.

6. Choisissez un logiciel sécurisé et mobile

Si vos données ne sont pas sécurisées, l'intégrité de votre projet ne l'est pas non plus. Renseignez-vous sur les options de sécurité proposées par les fournisseurs de logiciel gestion de projet web. Utilisez une plateforme d'hébergement dédiée distincte pour protéger les données de vos clients et les mettre à l'abri des autres. Assurez-vous également qu'elle dispose de l'application mobile afin de pouvoir effectuer des modifications depuis votre téléphone et travailler de n'importe où.

Bitrix24 vous donne des droits d'accès à vos différents documents, vous pouvez donc décider qui doit avoir accès à vos données ou non. Vous disposez également d'un mot de passe avant que quiconque puisse accéder à vos données sans votre permission. En outre, Bitrix24 comprend que la gestion de projet ne doit pas être limitée à un ordinateur de bureau, c’est pourquoi Bitrix24 vous facilite le travail sur les projets et les tâches, que vous travailliez au bureau ou à distance. L'application mobile est disponible pour iOS et Android.

N'hésitez pas à vous inscrire dès maintenant et rejoignez les 9 millions d'organisations dans le monde qui utilisent déjà Bitrix24 pour une gestion de projet en ligne gratuite. Bitrix24 est disponible à la fois en ligne en mode cloud et sur site avec un accès au code source ouvert.