7 astuces pour intégrer de nouveaux employés à distance

Pour assurer la productivité d’un collaborateur, ses responsables doivent lui donner les outils et informations nécessaires à son travail. Afin qu’un employé souhaite rester longtemps au sein d’une l’organisation, il doit trouver sa place parmi le reste de l’équipe et se sentir à l’aise. Si votre société utilise une plateforme collaborative comme Bitrix24, vous êtes déjà sur le bon chemin. Une telle plateforme collaborative permet de bénéficier de nombreuses fonctionnalités pour intégrer et rassurer les employés. Voici également 7 astuces pour intégrer efficacement de nouveaux employés.

1. Investir dans une technologie de travail collaboratif

Si votre entreprise fournit habituellement un ordinateur portable, un téléphone ou autres équipements de bureau à ceux qui travaillent à domicile, pensez à envoyer ces équipements aux nouveaux arrivant avant le premier jour de travail. Il est aussi conseillé de tirer parti des courriers électroniques et web-diffusions, ainsi que des plateformes collaboratives comme Bitrix24 pour assurer la disponibilité des différents contenus et assurer la communication.

Une contrainte technologique (téléphone, ordinateur et accès de sécurité) reste un des problèmes les plus fréquents rencontrés lors de l’accueil et de l’intégration d’un nouvel employé. L’accès immédiats aux bons outils et logiciels par votre nouvel employé doit être une priorité. Pour une meilleure intégration, une fois que tous les systèmes fonctionnent, votre employé ne doit pas seulement interagir avec le responsable, mais aussi avec les autres membres de l’équipe, notamment à travers les fils de discussions.

2. Avoir recourt à des exercices d’intégration

Les novices ont parfois besoin d’une transition entre la théorie et la pratique, particulièrement dans le cadre du télétravail. Pour rendre l’apprentissage plus efficace, vous pouvez créer des activités avec un thème spécifique qui nécessitent d’appliquer les compétences et les processus métiers récemment appris. Les employés à distance ressentent souvent le besoin de prouver qu’ils ont une réelle position dans l’entreprise et qu’ils contribuent au bon déroulement des affaires de la société, pour maintenir leur visibilité.

Les exercices d’intégration pour les nouveaux employés sont également un excellent moyen de définir clairement les attentes et objectifs et de s’assurer qu’ils ont été compris. Un télétravailleur qui sait exactement ce qu’on attend de lui sera plus motivé et sera davantage capable de fournir ce qui lui est demandé.

3. Effectuer une première rencontre vidéo

Associer un visage à un nom est une étape cruciale de l’intégration des nouveaux employés. Lorsqu’une équipe est sur site, ce processus est naturel puisque l’on croise nos collègues au quotidien. En revanche, en télétravail, les visioconférences permettent d’aider les nouveaux employés à connaître leur nouvelle équipe et à savoir fait quoi. Justement, Bitrix24 possède un outil de visioconférence gratuit jusqu’à 48 utilisateurs. Les responsables d’équipes ont tout intérêt à se servir de cet outil et à ce que les nouveaux employés fassent connaissance des autres rapidement.

Le supérieur hiérarchique se charge souvent de superviser la formation, ce premier contact constitue le moment idéal pour en expliquer les grandes lignes. Vous pouvez compléter cette conférence par une rencontre vidéo avec le reste de l’équipe, ainsi, la nouvelle recrue rencontre ses collègues avant de commencer le travail. Chacun se présente à tour de rôle, dit quelques mots sur sa personne et explique son rôle dans l’entreprise.

4. Créer un trousseau d’intégration numérique

Dans le cadre du travail à distance, il vaut mieux mettre toutes les chances de son côté pour préparer les débutants. Pour cela, votre équipe RH et les responsables d’équipe peuvent créer un trousseau d’intégration auquel les nouveaux employés auront accès pour s’aider dans leur début. L’idéal c’est de leur transmettre ces données le plus tôt possible pour qu’ils y aient accès dès le début.

Sur Bitrix24, ce trousseau d’intégration s’appelle Base de connaissances sur laquelle il est possible d’enregistrer un ensemble de documents qui seront accessibles sur des sections spécifiques de l’outil. Vous pouvez aussi y ajouter le manuel de l’employé, la politique de confidentialité des données ou encore les informations et coordonnées des différents services à contacter selon les situations.

5. Proposer des formations de groupe

Vous souhaitez intégrer les nouveaux employés de manière efficace ? Pourquoi ne pas créer une formation de groupe, ou même répartir les nouveaux en binômes pour qu’ils puissent apprendre ensemble ! Bitrix24 permet de créer un groupe dédié aux nouveaux arrivants grâce au réseau social interne de l’entreprise. Ainsi, ils peuvent acquérir de l’expérience tout en partageant leurs constats, leur découvertes et leur avancement.

Les formations de groupe est une approche connue pour son efficacité. Cette efficacité la solidité des acquis mais aussi le développement des relations sociales qui facilitent l’intégration des nouveaux employés. Enfin, vous pouvez également avoir recours à la stratégie de parrainage ou chaque nouveau est guidé par un collègue plus expérimenté.

6. Promouvoir la communication entre collaborateurs

Lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux employés, surtout à distance, il n’y a jamais trop de communication. Les appels téléphoniques et les vidéoconférences de Bitrix24 sont très utiles mais vous devez aussi vous assurez que vos collaborateurs respectent les nouveaux arrivants et qu’ils les assistent lorsqu’ils en ont besoin. De plus, la qualité des discussions entre chaque personne du groupe est aussi importante que la facilité de communication.

Afin que les nouveaux employés aient le sentiment de faire partie de l’entreprise, chaque effort de communication doit se dérouler sur une note positive. N’hésitez pas à rappeler aux responsables et collègues de se montrer amicaux et accueillants. Une liste des contacts importants se révèle aussi souvent d’être d’une grande utilité.

7. Éviter le micromanagement faire une place aux débutants

La réussite de l’intégration des nouveaux employés au sein d’une dépend souvent de l’aide et du soutien que ces employés ont reçu. Malheureusement, il arrive parfois que certains responsables confondent attention professionnelle et surveillance permanente. Cela peut créer des confusions et gêner l’employé, surtout s’il commence à peine. Se montrer trop proche, peut aussi avoir un impact négatif sur les performances professionnelles.

Avec l’éloignement, l’application mobile Bitrix24 est très pratique pour envoyer des messages aux nouveaux employés. Mais n’oubliez pas de leur donner l’espace nécessaire pour apprendre et s’adapter par eux-mêmes à une nouvelle culture d’entreprise. Même si votre objectif est d’aider, n’oubliez pas que chacun doit aussi réfléchir par soi-même que contrôler chacun de leurs mouvements finira par avoir un impact négatif. Faîtes preuve de patience et jugez lorsqu’il vous semble judicieux d’intervenir ou non.