7 conseils pour améliorer vos processus métier

Un processus métier par définition est une série de tâches connexes qui aboutissent à la livraison d'un produit ou d'un service à un client. Il permet de réduire efficacement la charge de travail, de rationaliser la livraison et de respecter les délais.

L'amélioration des processus métier peut être aussi simple que de disposer d'une méthodologie pour accomplir une tâche complexe ou de répartir celle-ci entre tous les membres de l'équipe. Découvrez dans cet article 7 conseils pour améliorer les processus métier de votre entreprise.

1. Définissez un processus métier à améliorer

La première démarche de toute stratégie d'amélioration et de gestion de processus métier consiste à définir exactement celui que l'entreprise souhaite perfectionner, sachant qu’il existe des processus associés à tout ce que votre organisation fait, tant en externe qu'en interne. Lequel devez-vous privilégier en premier ? Pensez aux points suivants lorsque vous les passez en revue et évaluez le besoin de progrès :

• Lesquels sont les plus critiques pour votre entreprise ?
• Quels sont ceux qui prennent le plus de temps ?
• Quels sont ceux qui sont les plus utilisés ?
• Lesquels semblent dépassés ?
• Lesquels pourraient être plus facilement délégués s'ils étaient améliorés ?

Trouvez un moyen de hiérarchiser les exemples de processus métier que vous avez identifiés. Avec le logiciel de gestion des tâches Bitrix24, vous pouvez ordonner vos missions par ordre d'importance et également utiliser le diagramme de Gantt afin d'avoir une vue d'ensemble des processus et de déterminer lequel doit être amélioré dans l'immédiat.

2. Attribuez la responsabilité de l'effort de changement

Nommez un membre spécifique qui sera chargé de diriger l'effort de changement. Une personne impliquée dans le processus est un bon candidat pour ce poste car elle est plus susceptible de disposer d'informations utiles. Bien que plusieurs individus puissent être impliquées dans l'analyse et dans le choix de ce qu'il faut modifier et de la manière de le faire, confier la responsabilité de superviser l’ensemble à une seule personne contribue à garantir une action continue. Ce sera également la figure vers laquelle les autres se tourneront pour poser des questions une fois la transformation effectuée.

Avec le logiciel de gestion Bitrix24, vous pouvez attribuer des rôles à vos employés. Choisissez par exemple un administrateur et un propriétaire, ainsi que des collaborateurs qui travaillent également sur le projet.

3. Identifiez les goulots d'étranglement et les problèmes

Pour obtenir des résultats plus significatifs, vous devez découvrir ce qui freine votre processus. Faites un bilan après action pour évaluer les performances. Comment s'est déroulé le processus ? Qu'est-ce qui fonctionne bien ? Que peut-on mener au niveau suivant ? Peut-être que la tâche d'une personne prend trop de temps ou qu'une étape n'est pas suffisamment claire, ce qui soulève constamment des questions.

Le suivi du temps, du rendement et du retour sur investissement vous aidera à déterminer si les améliorations que vous apportez sont efficaces. À cet effet, Bitrix24 offre un excellent moyen d’analyser les données. Les outils de rapport d'activité et de suivi du temps de travail aident à examiner vos processus en temps réel et les rapports permettent de détecter rapidement les éventuels problèmes. Bitrix24 est capable d'extraire automatiquement les données de plusieurs systèmes afin qu'elles soient facilement accessibles, en un seul endroit et à tout moment.

4. Trouvez des moyens de résoudre les problèmes

Une fois que vous avez identifié ce qui vous bloque, essayez de supprimer ces inefficacités. Réunissez un groupe pour réfléchir à de meilleures façons d'aborder les soucis rencontrés. Faites une analyse approfondie des outils que vous utilisez et définissez comment mieux en tirer parti. Demandez-vous si la création d'un modèle serait utile ou si un outil incluant l'automatisation pourrait aider votre organisation à éliminer les tâches répétitives et chronophages.

En matière d'optimisation de processus métier, Bitrix24 propose un logiciel d'automatisation qui permet de rationaliser et de simplifier les différentes tâches qui composent un processus tout en les rendant plus rapides à réaliser : gain de temps et meilleure rentabilité garantis.

5. Assurez-vous de communiquer le changement

Veillez à tenir tous les employés et la direction informés de l'avancement de l'identification du problème et de la recherche des solutions. Tout au long de la gestion des processus métier, il est probable que vous deviez changer de logiciel, déplacer des personnes d'un département à l'autre, et même organiser des formations pour les membres, d’où l’importance de maintenir une communication fluide avec tous.

Avec Bitrix24, vous disposez d'une plateforme collaborative qui vous permet d'avoir en un seul lieu toutes les informations nécessaires sur les processus métier, les plannings et d'ajouter les personnes concernées afin qu'elles soient au courant de tout éventuel changement. De plus, la plateforme permet aux utilisateurs d'interagir facilement et de s’entraider.

6. Testez votre nouveau processus

Documentez et testez le nouveau processus. Comment fonctionne-t-il maintenant ? Certaines parties ne sont-elles pas claires ? En plus de le tester vous-même, demandez à une ou plusieurs personnes qui ne connaissent pas le processus de l’expérimenter, car votre familiarité peut obscurcir votre jugement.

Prenez votre temps lors de cette phase d’essai pour vous assurer de détecter toutes les exceptions possibles. Recueillez et analysez les données associées au nouveau processus pour voir s'il s'améliore.

Avec Bitrix24, vous disposez d’une vue d'ensemble et pouvez suivre les dates de début et de fin du processus afin de rassembler les informations quantitatives de chaque étape. Cela vous permet de comparer les performances de votre nouveau processus avec les objectifs que vous avez fixés à l'étape précédente pour savoir quand votre travail est terminé.

7. Partagez et continuez à affiner votre processus

Une fois que votre processus est formalisé, partagez-le avec l'équipe. Cependant, rappelons que ce n'est pas parce que vous avez atteint la fin de ces étapes que vous devez cesser de chercher des moyens d’améliorer toujours plus votre diagramme de processus métier.

Surveillez les performances et continuez à l'affiner au fur et à mesure que les membres de l'équipe vous font part de leurs commentaires. Au fil du temps, il peut également y avoir des changements autour du processus, comme une mise à jour du logiciel, par exemple, qui peuvent affecter le flux global et nécessiter des ajustements supplémentaires.

En utilisant Bitrix24, vous pouvez collecter en continu des données et des commentaires sur la plateforme unifiée ainsi qu'à travers les rapports de travail disponibles, qui sont facilement accessibles à tout moment pour une analyse future.

Inscrivez-vous dès maintenant à Bitrix24 pour profiter des outils de gestion, de collaboration et de CRM ainsi que des diverses fonctionnalités avancées énumérées ci-dessus et de bien d'autres encore.