7 conseils pour gérer plus efficacement les échéances des projets

La maîtrise des échéances constitue l’un des facteurs essentiels pour la réussite d’un projet. Avant le lancement, il peut arriver que vous ne puissiez pas anticiper certaines difficultés. C’est pourquoi il est recommandé de toujours faire preuve de souplesse au moment de fixer les deadlines, et de se doter d’un logiciel de gestion de projet comme Bitrix24.

Ce dernier dispose d’un éventail d’outils de communication interne, tandis que ses nombreuses fonctionnalités vous permettent de gérer plusieurs objectifs et échéances de projets dans la plus grande aisance. Mais pour obtenir des résultats satisfaisants, vous devez en outre employer les bonnes techniques. Voici 7 conseils pour gérer plus efficacement les échéances des projets.

1. Maintenez la communication avec les collaborateurs pour respecter l’échéance du projet

La communication occupe une place de choix dans la réussite de tout projet. Les responsables qui ignorent comment gérer les échéances d’un projet devraient commencer par mettre en place un bon plan d’échange avec les membres de leur équipe. Ceci dit, les outils adaptés au partage d’information constituent un must. En luttant contre les non-dits et les flous, et en favorisant la remontée des informations, vous serez plus à même d’anticiper les risques inhérents à votre projet, notamment ceux liés aux délais.

Sur Bitrix24, vous bénéficiez d’un éventail de moyens d’échange. Vous pouvez par exemple utiliser la visioconférence pour réaliser des réunions virtuelles avec vos collaborateurs et gagner un temps précieux. Les meetings réguliers seront aussi l’occasion idéale pour partager sur l’importance de la gestion des échéances.

2. Automatisez les processus de travail pour gagner en temps

Si vous demandez à tout manager moderne comment gérer les échéances d’un projet, il vous conseillera sans doute d’automatiser vos processus de travail. C’est la clé pour gagner en productivité. Vous devez mettre en place des notifications et rappels qui se déclenchent dans certaines conditions (approche d’une échéance, retard d’une tâche, etc.).

Sur Bitrix24, lorsque vous créez une tâche, le responsable est automatiquement notifié. Il en est de même lorsque vous y apportez des modifications. Par ailleurs, les règles d’automatisation contribuent à améliorer vos flux de travail et processus internes, ce qui permet à vos équipes d’économiser du temps afin de se focaliser sur l’innovation.

3. Agencer les tâches dans le bon ordre pour une planification efficace

Pour savoir comment organiser un échéancier de projet, vous devez identifier au préalable toutes les tâches nécessaires à l’atteinte des objectifs visés. Une bonne astuce consiste à les décomposer jusqu’à ce qu’elles atteignent un faible pourcentage de la durée globale du projet. Chacune doit être aisée à estimer, à attribuer et à suivre. Sur le logiciel de gestion de projet Bitrix24, vous pouvez créer des sous-tâches lorsque vous jugez une tâche trop volumineuse.

Ensuite, vous devez bien agencer le travail pour optimiser le déroulement du projet, car il existe des dépendances entre les missions. Vous allez trouver des tâches qui en déclenchent d’autres une fois terminées, tandis que certaines doivent commencer simultanément. Identifier tous ces détails vous donne de bonnes idées sur comment gérer les échéances d’un projet.

4. Fixez des délais avec une approche adaptative pour mieux appréhender les imprévus

Fixer des dates limites trop rigoureuses peut être à l’origine du non-respect des échéances d’un projet. Si vous souhaitez faire face aux imprévus et mieux appréhender la complexité inhérente aux projets, vous devez adopter une approche adaptative et non prédictive. Autrement dit, vous devez faire preuve de flexibilité au moment de fixer les deadlines dans le planificateur de tâches.

Une bonne astuce pour estimer la durée de chaque tâche consiste à passer en revue les anciens projets similaires et à discuter avec les experts du domaine. Utilisez des marges pour minimiser les risques en matière de calendrier, et prenez la peine d’identifier les tâches qui pourraient retarder tout le projet si elles n’étaient pas réalisées dans les temps impartis.

5. Affectez les ressources de manière optimale pour avancer dans le travail sans perdre de temps

Les responsables qui se demandent comment gérer les échéances d’un projet peuvent miser sur l’affectation des ressources. Certaines entreprises utilisent jusqu’à 10 fois plus de moyens que les autres pour piloter un même projet. Or, plus les ressources que vous devez manager pour atteindre un objectif sont grandes, plus importants sont les risques de ne pas respecter vos deadlines.

Autrement dit, vous devez choisir les bons collaborateurs (qui disposent des compétences adéquates) pour mener à terme leurs différentes missions sans perdre de temps. De même, pour que le travail reste ordonné, il est essentiel de préciser qui fait quoi. Plusieurs personnes peuvent travailler sur une même tâche, mais vous devez nommer un responsable, la personne à contacter pour connaître l’avancement du travail. Cela est prévu dans le logiciel de gestion des tâches Bitrix24 : vous pouvez choisir un Responsable, des Participants et des Observateurs au moment de créer chaque tâche.

6. Ayez un aperçu global du projet pour améliorer la productivité

Bénéficier d’une vue d’ensemble sur l’avancement du travail est très important lorsque vous cherchez comment gérer les échéances d’un projet sans stress. En tant que responsable, une bonne visualisation vous permet de savoir si les ressources ont été affectées de manière optimale, tandis que chaque membre de vos équipes peut avoir tous les détails sur ce qui est prévu et la part de travail qui lui incombe.

Sur Bitrix24, vous bénéficiez du diagramme de Gantt et de la vue Kanban. Les nombreuses options disponibles vous permettent de vérifier les dépendances entre les tâches, d’éviter de surcharger les employés, de faire preuve de responsabilité et de transparence, et ainsi respecter l’échéance du projet.

7. Adoptez les bons outils de reporting pour gagner en temps dans la prise de décision

Toute gestion de projet implique la prise de décisions importantes à un moment donné. Si vous cherchez comment gérer les échéances d’un projet de façon efficace, vous devez miser sur les outils de travail capables d’offrir l’information pertinente au bon moment. Sur Bitrix24, vous trouverez des fonctionnalités de reporting et d’analyse pour présenter les données de manière intuitive et pratique.

Les tableaux de bord disponibles à tout moment vous offrent une meilleure visibilité sur les indicateurs de performances clés, de sorte que vous puissiez rationaliser les décisions liées au planning et à l’exécution des tâches. Enfin, l’application Bitrix24 Mobile vous permet de garder un œil sur votre projet, même
lorsque vous êtes en déplacement.