7 conseils pour une meilleure gestion des tâches en équipe

Pour atteindre plus facilement vos objectifs en entreprise, il est important d’apprendre à travailler en équipe sur certains projets. En associant des forces complémentaires, vous gagnez en productivité et de plus, cette méthode de travail permet d’impliquer directement tous les collaborateurs, qui se sentiront de fait plus valorisés.

Dans cet article, découvrez 7 conseils efficaces pour optimiser la gestion des tâches en équipe au sein de votre organisation.

1. Avoir une vision claire de la cible visée et des tâches à effectuer

Le premier préalable pour une bonne gestion des tâches en équipe, c’est une idée claire et complète de l’ensemble des objectifs fixés et des actes à poser pour les atteindre. Il est primordial de savoir transmettre la vision et la mission de l’équipe pour améliorer et entretenir la motivation au sein du groupe, et cette responsabilité vous incombe en tant que chef d’entreprise.

De plus, avoir une vision précise des tâches permet de guider les membres de l’équipe, pour que personne ne se perde. Dès lors, miser sur le système Kanban peut-être un bon choix. Conçu spécifiquement pour les tâches et les projets (groupes de travail), visualisable à l'intérieur du planificateur de tâches, le tableau Kanban vous permet de garder constamment un œil sur vos objectifs. Les étapes Kanban sont entièrement personnalisables et peuvent être définies individuellement par chaque utilisateur.

2. Adopter un outil de gestion de tâches ergonomique et performant

Comment gérer les tâches d'équipe, quelle est la meilleure façon de suivre les tâches d'équipe ? Le recours à un outil de gestion des tâches comme Bitrix24 est l’une des meilleures possibilités envisageables dans ce cadre. Ce logiciel de gestion d’équipe gratuit vous permet d’optimiser votre organisation en interne en mettant à votre disposition des fonctionnalités de gestion des tâches et projets, un centre de contact et une plateforme collaborative.

Grâce à des outils spécifiques comme le diagramme de Gantt, les tâches et sous-tâches sont visualisées avec le statut, le responsable et les relations chronologiques, tout ceci actualisé en temps réel. Vous avez ainsi une image complète de la progression du projet et vous pouvez identifier et anticiper sur les retards. Disposant d’une interface intuitive, traduit en français, utilisable sans compétences spécifiques, flexible et modulable selon la taille et les besoins de l’entreprise, Bitrix24 est considéré par beaucoup comme le meilleur logiciel de gestion d'équipe.

3. S’entourer des profils les plus indiqués

La gestion des tâches en équipe sera plus facile si vous vous entourez de personnes que vous savez réellement capables de vous aider à atteindre vos objectifs, pour avoir déjà travaillé avec eux, ou pour avoir minutieusement consulté leurs CV. Pensez donc à mettre un accent particulier sur le recrutement, si vous devez vous en occuper personnellement.

Le cas échéant, vous pouvez solliciter les services d’un cabinet de recrutement pour vous aider à faire les bons choix en termes de ressources humaines. Si l’équipe est déjà constituée, une formation axée sur le bien-fondé de la mission et les tâches à effectuer pour la mener à terme serait la bienvenue.

4. Savoir dispatcher les tâches entre les collaborateurs

Il est important que vous appreniez à déléguer certaines tâches à vos collaborateurs. Vous devez, en prélude, apprendre à leur faire confiance, et tenir compte des aptitudes spécifiques de chacun pour la répartition des différentes tâches à effectuer.

Pour gagner en efficacité dans votre dispatching, vous devez tenir compte des disponibilités de vos employés, pour vous assurer de ne surcharger personne. Dans cette optique, vous pouvez adopter des calendriers de groupe, pour savoir aisément qui est disponible, et répartir équitablement la charge de travail.

5. Se former au travail d’équipe grâce à des Teambuilding

Il s’agit d’une méthode de travail créée au début des années 1980 aux USA, pour optimiser la gestion des tâches en équipe. Le teambuilding ou renforcement d’équipe a pour optique première de resserrer les liens au sein d'un groupe de collaborateurs, d'une entreprise, d’une administration, ou d’un service. À travers diverses activités ludiques, de management, de formations, mais aussi par des activités sportives, culturelles, artistiques ou créatives, le teambuilding permet de créer un environnement favorable au travail.

Le renforcement d’équipe vous apprendra non seulement comment déléguer des tâches à votre équipe, mais aussi comment améliorer la communication en groupe, mieux anticiper et désamorcer plus aisément les conflits. Les activités de teambuilding permettent par ailleurs de promouvoir l’esprit d'équipe, la solidarité, de décupler la motivation et le sentiment d'appartenance à une entité. Autant de valeurs pouvant optimiser la gestion des tâches en équipe!

6. Communiquer fréquemment et faire des points réguliers

Pour une bonne gestion du temps et une planification des tâches efficace en équipe, il est important de communiquer régulièrement et en temps réel. Ceci doit se faire non seulement en amont au début du projet, mais aussi et surtout pendant le déroulement des activités afin que vous puissiez connaître concrètement et en permanence le niveau d’avancement des tâches programmées.

Quotidiennement ou de façon hebdomadaire, il est conseillé de faire un point des activités menées au stade où vous en êtes, et de vous projeter sur les étapes à venir. A cet effet, des séances de briefing et de débriefing peuvent être organisées à fréquence régulière, avec des interventions en présentiel ou en ligne, selon les disponibilités.

7. Encourager les efforts et récompenser les bonnes performances

Une bonne gestion des tâches d’équipe passe aussi par des encouragements et des récompenses envers vos collaborateurs qui s’investissent particulièrement dans l’atteinte de vos objectifs communs. Entre autres idées, vous pouvez opter pour l’installation d’un dashboard dans le hall d’entrée de l’entreprise, avec la photo et l’identité de votre meilleur(e) collaborateur(rice) du mois écoulé.

D’autres idées de cadeaux peuvent également être envisagées : objets personnalisés, bons de réduction, etc. A défaut d’offrir des présents, n’oubliez pas de témoigner publiquement de la gratitude à vos collaborateurs dynamiques. Vous offrez ainsi à vos associés une satisfaction professionnelle qui va bien au-delà de la simple gratification financière.

Cela aura par ailleurs un impact sur l’ensemble de l’équipe: toutes ces attentions serviront à maintenir les collaborateurs impliqués, et inciteront chacun à donner le meilleur de lui-même pour la suite.