7 critères pour choisir un logiciel d'automatisation des flux de travail
1. Facilité d’utilisation de l’interface
Un logiciel d'automatisation des flux de travail doit avant tout être simple à utiliser. L'interface doit être intuitive, complète et offrir une vision globale pour mieux gérer l’ensemble de vos activités et workflows. Par ailleurs, un tel logiciel doit également faciliter le pré-remplissage des formulaires. Les flux de travail préinstallés doivent idéalement contenir les demandes de congé, la gestion des voyages, les factures, les demandes de commande, etc. pour permettre à vos employés de soumettre par exemple une autorisation d’absence directement dans le flux d'activité.
Avec l’interface Bitrix24, la gestion des flux de travail est entièrement personnalisable et vous disposez d'un éditeur visuel de processus métier qui permet d’assembler aisément des workflows grâce au glisser-déposer.
2. Tarification des logiciels
Avant de vous engager dans un logiciel d’automatisation des flux de travail, assurez-vous de comprendre tous les coûts associés à l'outil. Le fournisseur que vous choisissez doit être en mesure de répondre à toutes vos questions sur les prix dès le départ et vous donner une idée claire de ce que vous obtenez pour le prix.
La plupart des logiciels d'automatisation des flux de travail sont proposés en version SaaS. Les utilisateurs souscrivent à un abonnement mensuel ou annuel afin d'accéder aux offres et d’adapter le niveau de services si la taille ou les besoins de l’entreprise changent.
Avec Bitrix24, vous bénéficiez gratuitement d'un logiciel d'automatisation des flux de travail doté de fonctionnalités de pointe basées sur le cloud, jusqu'à un nombre illimité d'utilisateurs. Pour expérimenter les flux de travail et les processus commerciaux, activez simplement la démo de 15 jours directement à partir de votre compte Bitrix24.
3. Intégration facile avec d'autres outils
Optez pour un système d’automatisation des flux de travail qui s’intègre parfaitement avec les autres outils dont vous disposez dans votre entreprise. Un diagramme de flux de travail bien conçu peut aider votre équipe au-delà des tâches ou des processus automatisés. Idéalement, vous serez en mesure de travailler avec d'autres outils que vous utilisez, tels que votre CRM, votre logiciel de proposition, votre système de comptabilité, vos calendriers ou même les e-mails des employés.
Avec Bitrix24 Market, vous pouvez en quelques clics seulement installer des applications prêtes à l'emploi ou des fonctions spécifiques à vos besoins. En outre, Bitrix24 offre une solution si complète que vous vous rendrez vite compte qu’il peut être le seul logiciel d’entreprise dont vous avez besoin.
4. Accès à des rapports personnalisables
Les rapports sont un outil essentiel pour voir comment votre équipe travaille, c’est pourquoi ils doivent faire partie intégrante du logiciel d’automatisation des flux de travail choisi. Vous devez être en mesure d'exécuter les rapports vous-même selon un calendrier défini et de mettre en place un système de distribution afin qu'ils puissent être partagés avec les membres de l'équipe concernés. Vous devez également vous assurer que les niveaux d'autorisation sont faciles à définir pour les rapports afin de limiter les données que tous les employés peuvent voir.
Avec Bitrix24 créez des rapports de tâches et d'efficacité vous permettant de définir les échéances et de savoir combien de temps un employé consacre à chaque projet n’a jamais été aussi simple. En suivant l’avancement des affaires et la traçabilité de manière effective à l’aide des rapports, vous êtes assuré de prendre les bonnes décisions au bon moment.
5. Logiciel évolutif
Choisissez un logiciel d’automatisation des flux de travail qui va pouvoir évoluer avec votre entreprise et votre équipe, et ce, à un coût minimal pour vous. Pour cela, vous devez donc éviter les logiciels qui nécessitent un temps d’apprentissage excessif et vous pencher sur les solutions évolutives et pouvant vous accompagner de A à Z dans votre transformation digitale.
Bitrix24 est un logiciel qui grandit avec vous au fur et à mesure que le nombre de vos collaborateurs augmente. Ses fonctionnalités avancées sont accessibles à un nombre illimité d'utilisateurs et peuvent facilement être implémentées à l’échelle de l’entreprise en fonction de sa croissance.
6. Contrôle des autorisations
Un logiciel d'automatisation des flux de travail optimal doit vous permettre de gérer l’autorisation des accès. Ainsi, la visualisation ou la modification des fichiers sensibles des ressources humaines ou des finances par exemple doivent pouvoir facilement être limités si besoin.
En outre, il doit également être possible de limiter les processus et les actions auxquels les différents services ou membres ont accès. Il est essentiel de disposer de quelques administrateurs de haut niveau qui peuvent modifier rapidement ces autorisations, y compris la possibilité de fermer tous les accès au système pour un employé lorsqu'il quitte l'entreprise.
Avec le logiciel d'automatisation des flux de travail de Bitrix24, vous disposez des contrôles de sécurité qui vous permettent de définir l'administrateur de vos fichiers et de décider qui peut accéder à vos documents.
7. Disposez d’un accès mobile
Il est essentiel, avant de choisir un logiciel d'automatisation des flux de travail, de privilégier un système accessible aux employés à tout moment et depuis n'importe quel appareil. Les parties prenantes doivent pouvoir se connecter à l’outil depuis une tablette ou un smartphone. De plus, il doit être compatible avec les appareils Android et iOS.
Il faut tenir compte de la vitesse de chargement sur un appareil mobile et de la quantité de données sur la page, de sorte que la version responsive de votre interface peut intentionnellement avoir moins de fonctionnalités que la version de bureau complète.
Pour améliorer le travail d’équipe et rester en contact au bureau ou en déplacement, le logiciel d’automatisation des flux de travail de Bitrix24 est disponible depuis une application mobile polyvalente et intuitive. En quelques clics, vous pouvez depuis votre téléphone gérer les délais, assigner de nouvelles tâches et suivre l’avancement des workflows.
Inscrivez-vous dès aujourd’hui à Bitrix24 pour découvrir gratuitement toutes les fonctionnalités offertes, de l’automatisation des flux de travail à l’automatisation des ventes, en passant par des outils pour améliorer la communication au sein de vos équipes, tout y est.
