7 étapes pour trouver les meilleurs outils de gestion de flux de travail

Les entreprises recherchent les meilleurs logiciels de workflow / flux de travail pour améliorer leurs processus, obtenir des mesures précieuses et favoriser la collaboration. D’autres objectifs incluent la réduction des erreurs de communication et des inefficacités.

Différents types de logiciels de workflow existent sur le marché. Pour dénicher celui qui convient le mieux à votre structure, vous devez préciser vos besoins, défis et goals, puis sélectionner les fonctionnalités essentielles et capables d’entrer dans votre budget. En vue de vous orienter, voici 7 étapes simples pour trouver les meilleurs outils de gestion de flux de travail.

1. Définir vos besoins en matière de gestion de flux de travail

Afin d’identifier ce que vous nécessitez pour le management de flux de travail, vous devez vous poser la question de savoir si vos processus sont centrés sur l’homme ou sur le système. Un workflow focalisé sur l’humain tend davantage vers le regroupement des personnes, mettant alors leurs documents, tâches et progrès dans un même endroit.

De son côté, un flux de travail orienté sur le système privilégie le rassemblement de divers processus ou systèmes d’affaires. Il intègre de ce fait leurs fonctions dans un seul espace afin d’engendrer un flux de travail unifié.

Pour s’adapter à tout type d’entreprise, les meilleurs logiciels de workflow englobent toutes les fonctionnalités dont une organisation a besoin. Avec Bitrix24 par exemple, les possibilités s’étendent au CRM, au management des projets et tâches, à la communication, au centre de contact et à la création de sites web, pour ne citer que ceux-ci.

2. Noter vos fonctionnalités non négociables

La prochaine étape pour choisir parmi les meilleurs outils de gestion de flux de travail consiste à préciser vos fonctionnalités essentielles, et donc incontournables.

Vous voulez trouver un bon logiciel de workflow pour automatiser efficacement et à moindre coût vos processus ? Privilégiez les fonctionnalités suivantes :

• Studio de design de workflow : les outils de conception ou de modèles de processus hybrides, interactions personne-machine, doivent être intuitifs.
• Création des règles et intégrations : cette fonctionnalité non négociable permet notamment de configurer des règles et de réaliser des formulaires.
• Accès à distance et partage en temps réel : vos collaborateurs devraient consulter les données et outils de travail depuis n’importe où. À ce propos, Bitrix24 vous offre une expérience ludique sur ordinateur de bureau, smartphone et tablette.
• Fonctions de routages dynamiques et supervision des traitements : elles facilitent la gestion des alertes, de type mail ou SMS, des échéances, notamment les rôles et responsabilités, sans oublier la traçabilité.
• Portail collaboratif de suivi pour chaque intervenant : cette fonction offre une visibilité sur les tâches que chacun doit effectuer ou qu’il a créées, et un suivi des KPI.
• Infrastructure Cloud : votre logiciel de workflow doit vous libérer des soucis comme la maintenance du serveur, les liens internet coûteux et la sauvegarde des données.

3. Définir combien d’utilisateurs vont utiliser l’outil

Un autre aspect à prendre en compte lorsque vous recherchez les meilleurs outils de gestion de flux de travail c’est le nombre d’utilisateurs. Cela vous aide à déterminer si vous avez besoin ou non d’un contrôle d’accès basé sur les rôles.

Gardez à l’esprit qu’une équipe assez large ne signifie pas nécessairement que vous devez choisir des fonctions plus complexes. La gestion de flux de travail en management de projet peut se limiter à l’attribution des tâches, au partage de la documentation et au suivi des délais. Les groupes de petite taille peuvent eux aussi avoir des flux de travail complexes. Ce qui nécessite l’usage de fonctions avancées pour le reporting, la gestion des ressources et l’optimisation.

Si vous disposez de beaucoup de travailleurs à distance, optez pour un logiciel de workflow basé sur le Cloud comme Bitrix24 car il donne accès à tous les utilisateurs professionnels au sein de votre organisation, sans se limiter à une utilisation interne.

4. Choisir une solution sans code facile d’utilisation

Lorsque les utilisateurs possèdent certaines aptitudes techniques, vous pouvez vous orienter vers un workflow basé sur un code, mais les meilleurs outils de gestion de flux de travail sont sans code, faciles à utiliser et à déployer, car destinés à un usage à grande échelle.

La souplesse de paramétrage est aussi importante, parce que les acteurs métiers chargés des processus collaboratifs doivent pouvoir les entretenir sans perdre de temps.

5. Opter pour un outil compatible avec vos autres logiciels et apps

La gestion de flux de travail en management de projet nécessite de multiples outils, c’est pourquoi votre logiciel de workflow doit absolument s’intégrer aux autres programmes que vous exploitez au sein de votre entreprise, depuis les calendriers aux applications de traitement des paiements.

Sur Bitrix24.Market, vous pouvez même trouver d’autres applications utiles et prêtes à l’emploi, afin de bénéficier de nouvelles fonctions et fonctionnalités sur votre compte Bitrix24.

Les capacités d’automatisation et d’amélioration des processus fournis par ce logiciel BPM entraînent un réel gain de temps et d'énergie. Vous pouvez dorénavant vous concentrer sur des tâches qui demandent des efforts humains et de l’intelligence.

6. Favoriser une solution qui délivre des rapports

Toute démarche d’amélioration et de perfectionnement repose sur des indicateurs clés de performance. Vous devez donc pouvoir obtenir des informations précises sur l’état d’un processus en cours d’exécution, mais aussi garder un historique de son déroulement dans le temps.

C’est pourquoi les meilleurs outils de gestion de flux de travail comme Bitrix24 proposent des indicateurs disponibles en temps réel, à travers des tableaux de bord. Cela permet aux analystes et managers de votre entreprise de mesurer l’efficacité des processus, d’identifier les anomalies ou goulots d’étranglement potentiels et d’engager des actions correctives au besoin.

7. Comparer les prix et tester

Maintenant que vous connaissez clairement vos besoins et la taille des utilisateurs, c’est le budget financier qui met un terme à vos recherches sur les meilleurs outils de gestion de flux de travail.

Une entreprise de petite taille ou un entrepreneur n’a évidemment pas le même budget, ni les mêmes besoins qu’une grande structure et peut donc se tourner vers un logiciel ou un abonnement standard. En revanche, les grandes organisations peuvent investir des montants à plus de 5 chiffres pour offrir à leurs équipes le soutien nécessaire offert par ces solutions et pour pouvoir développer leur travail de la manière la plus professionnelle. L’investissement varie selon des aspects comme le nombre d’utilisateurs et les capacités logicielles pour en tirer le meilleur parti.

Le mieux c’est de comparer les prix et tester différents logiciels. Avec Bitrix24, vous bénéficiez de prix avantageux et diverses gammes, selon la taille de votre entreprise. De plus, le plan gratuit vous laisse essayer beaucoup de fonctionnalités, et au besoin de passer sur un plan payant sans perdre tout ce que vous avez déjà construit.