8 techniques pour suivre les employés qui travaillent à domicile

Lorsque les employés sont en télétravail, il est évident que le suivi des performances ne peut pas se faire comme lorsque les employés travaillent sur site. Ainsi, pour assurer le bon fonctionnement d’une équipe en télétravail ou en mode de travail hybride, il est primordial de suivre les employés qui travaillent à domicile. Pour cela, il y a de nombreux outils et stratégies disponibles. Cependant, il faut garder à l’esprit qu’il ne faut pas tomber dans le micro-management qui aurait pour conséquence une baisse de la motivation et de la satisfaction des employés et donc des performances d’équipe. Le droit du travail et ceux des employés doivent aussi être respectés, même à distance.

Pour vous aider, nous avons répertorié 8 techniques pour suivre les employés qui travaillent à domicile sans dépasser les limites. Nous découvrirons les logiciels que vous pouvez utiliser et les stratégies humaines à mettre en place pour intégrer le suivi des employés à distance à votre culture d’entreprise.

1. Organisez le travail de votre équipe grâce à un logiciel de gestion de projet

Lorsque les tâches sont clairement répertoriées et attribuées aux employés, il est beaucoup plus simple de suivre ceux qui travaillent à domicile. Non seulement le suivi des employés est plus facile mais en plus, chacun sait ce qu’il a à faire ce qui permet d’augmenter la productivité. En utilisant intelligemment la technologie, le manager et ces employés peuvent profiter de bénéfices considérables.

Les logiciels de gestion de projet sont justement conçus pour optimiser le travail des équipes. Avec un tel logiciel, assigner des taches aux responsables et ajouter des participants est très simple, il suffit souvent de taper le nom des personnes concernées. Une fois les taches correctement renseignées, chacun sait ce sur quoi il doit travailler. Un logiciel de gestion de projet comme Bitrix24 sera en plus capable de rappeler automatiquement les tâches dont l’échéance est proche et de renvoyer des rapports de performances aux chefs d’équipe.

Certains outils visuels comme les diagrammes de Gantt, grand favori des chefs de projets permettent de suivre l’avancement des projets. Sur ces graphiques, les taches sont représentées par des barres plus ou moins longues en fonction de leur durée. Ces outils associés aux plannings partagés et calendrier d’équipe permettent d’intervenir rapidement et de répartir la charge de manière optimale entre les membres d’une équipe. Il ne faut pas oublier de laisser une marge de sécurité à chacun puisque certaines tâches comme la consultation des emails ne seront pas répertoriées mais nécessite tout de même du temps à y consacrer.

Désormais, la journée de votre équipe sera mieux planifiée et vous pourrez plus facilement savoir sur quelles tâches vos employés travaillent. Avec un tel logiciel, il sera aussi plus simple de poser des questions et d’échanger des commentaires sur les tâches en cours de réalisation et de savoir si l’équipe pourra terminer à temps ou si au contraire du retard est à prévoir.

2. Suivez les temps de vos équipes grâce à un logiciel dédié

La gestion du temps est une partie intégrale de la gestion projet. Pour l’optimiser, l’utilisation de certains logiciels dédiés pourront vous aider. Les meilleurs logiciels de gestion de projet possèdent souvent des outils de gestion du temps, qu’il s’agisse d’une pointeuse en ligne ou d’attribuer des temps aux tâches. Ces outils permettent aussi de créer des rapports grâce aux données de temps renseignées au cours du projet. Il existe également des logiciels plus simples uniquement dédiés à la gestion du temps avec pour seule fonctionnalité la pointeuse en ligne.

L’avantage principale d’utiliser un logiciel de gestion du temps, c’est de pouvoir suivre la manière et les tâches sur lesquelles vos employés passent du temps. Un suivi précis permet de comparer les temps prévus et les temps passés des taches. Si le rapport temps prévus / temps passés permet de savoir si un employé à respecter les temps ou non. En cas de dépassement de temps répétés, cela peut indiquer un manqué de performance, des taches non adaptées pour l’employé ou que les temps prévus pour ces tâches sont souvent insuffisants. Dans tous les cas, une étude plus détaillée est nécessaire pour déterminer l’origine de ces différences de temps.

L’utilisation de logiciels de gestion du temps posent souvent 2 problèmes aux entreprises. Le premier, c’est que ces logiciels ne comptabilisent pas les taches non prévues mais pourtant essentielles. En effet, un commercial peut passer des appels aux clients qui peuvent l’écarter des tâches habituelles enregistrées sur le système et pourtant l’appel téléphonique du commercial est aussi primordial pour assurer l’activité de l’entreprise. L’autre problème est les employés qui essayent de profiter du système et d’essayer de faire en sorte que le logiciel comptabilise du temps même lorsqu’ils sont en pause ou lorsqu’ils sont censés être au travail mais qu’ils sont occupés à effectuer des tâches personnelles. En travaillant à domicile, on peut rapidement être distrait de son travail même parfois sans s’en rendre compte. Dans ces circonstances, les chefs d’équipe considèrent souvent que du moment que les tâches sont réalisées à temps, un recadrage est peu nécessaire.

3. Suivez les bons indicateurs de productivité

Chaque entreprise a des objectifs de productivité qu’elles tentent de respecter et même plus encore, elles cherchent à augmenter la productivité pour être le plus rentable possible. Pour arriver à cela, le suivi de productivité est réalisé avec des indicateurs clés de performance (KPI en anglais). Chaque département et équipe peuvent avoir leur propre indicateurs, l’important c’est qu’ils soient bien choisis pour qu’ils soient mesurables, logiques et représentatifs de ce qui est analysé.

Au sein d’un service commercial, il peut par exemple être utile de mesurer le nombre d’appels reçus et passés. Il s’agit d’un bon indicateur pour analyser les performances commerciales téléphoniques. Plus un employé est efficace, plus il recevra et passera d’appels au cours d’une journée. Cela permet aussi de savoir qui a besoin d’une formation complémentaire ou d’explication pour bien prendre en main les compétences nécessaires pour contacter les clients par téléphone. Cet indicateur permet aussi d’analyser une surcharge éventuelle : si un employé ne passe pas autant d’appels, il est peut-être aussi occupé par d’autres tâches qui lui ont été confiées.

De plus, les systèmes de messageries permettent souvent d’analyser le délai moyen de réponse qui permet de quantifier si votre équipe commerciale est surchargé et aussi le délai d’attente éventuel d’un client qui contacte votre entreprise. Il s’agit donc d’un indicateur capable d’à la fois analyser la productivité mais aussi la qualité du service client.

Dans tous les cas, la productivité doit toujours être ramenée à son contexte. Prenons, par exemple, une entreprise qui souhaite analyser la productivité de son équipe sur les tâches. Elle peut par exemple analyser le nombre de tâches complétées sur une période donnée et le comparer au nombre de tâches à réaliser afin d’obtenir un aperçu de la performance. Pour être au plus proche de la réalité, il ne faut pas oublier que certaines tâches peuvent être plus longues que d’autres. Cela signifie que terminer une tâche qui nécessite 5h de travail pour un projet de 25h représente une avancée plus importante que terminer 2 tâches de 2h.

4. Automatisez les notifications des tâches d’équipe

Plutôt que de suivre chaque étape de vos processus une par une, vous pouvez gagner du temps en automatisant certaines tâches. Le paramétrage d’une notification lorsqu’une tâche arrive à échéance est un des exemples les plus connus. En paramétrant cette notification, le système rappellera automatiquement le responsable d’une tâche qu’il doit la terminer bientôt et/ou demander un point d’avancement a des moments précis. Ces rappels vous permettent de travailler sur vos propres taches. Vous pourrez alors suivre votre équipe lorsqu’il y en a besoin et perdre moins de temps à réaliser le suivi de l’ensemble de l’équipe.

Les managers qui emploient l’automatisation à bon escient peuvent gagner beaucoup de temps comparé à ceux qui travaillent manuellement. C’est non seulement bénéfique pour les chefs d’équipe mais aussi pour les employés qui n’ont pas l’impression d’être surveilles et contrôlés en permanence.

5. Demandez des rapports à vos employés

Demander des rapports aux employés qui sont en télétravail est une méthode stratégique pour suivre les employés lorsqu’ils qui travaillent à domicile. En effet, cela ne leur donne pas l’impression d’être surveillés de manière intrusive et cela les oblige à s’impliquer. Cette méthode permet d’apporter une certaine autonomie aux équipes tout en expliquant sur quoi ils ont travaillé au cours de la semaine.

Pour que le reporting soit efficace, il faut mieux établir des règles et un modèle précis de ce qui est attendu. Cela aidera les employés à structurer leur rapport et à ce qu’il n’empiète pas trop sur leur temps de travail. Ces rapports doivent aussi permettent aux employés de voir par eux-mêmes l’avancement de leur travail, ce qu’ils ont bien réussi à faire et sur quels aspects ils doivent s’améliorer. Si cette méthode est correctement mise en place, elle peut être source de motivation et de performances accrues.

6. Limitez le temps passé sur les réseaux sociaux

Sans être sans cesse sur le dos de vos employés, il est important d’identifier et de limiter les activités qui peuvent nuire à la performance de vos équipes. Un exemple concret de distraction dans le monde professionnel moderne est les réseaux sociaux. Des milliards d’euros ont été dépensés pour rendre ces plateformes les plus addictives possible et force est de reconnaître que c’est plutôt réussi. Peu de personnes aujourd’hui sont totalement absentes de ces réseaux et de nombreuses études ont démontré leur effet néfaste sur la concentration des employés. Pire encore, ces réseaux auraient aussi des impacts sur la vie privée des employés. Il est donc absolument logique de souhaiter bannir ces plateformes sur les appareils professionnels fournis par l’entreprise et/ou pendant les heures de travail.

L’emploi d’un VPN professionnel au sein d’une entreprise permet de mettre en place des systèmes de sécurité capables de bloquer certaines pages Web comme Facebook, TikTok et Instagram. Il est aussi possible de paramétrer l’envoie de notifications lorsque quelqu’un essaye de se connecter à ces pages interdites dans le règlement de votre entreprise. Ainsi, sans être sans cesse en train de traquer vos employés ni entraver leur vie privée, vous savez qui entrave le règlement et vous pouvez alors prendre les mesures adéquates.

7. Gardez à l’esprit ce que vous ne pouvez pas mesurer

Lorsque l’on pense au suivi des employés qui travaillent à domicile, il nous vient souvent à l’esprit des solution techniques comme la mise en place de logiciels capables de fournir des données précises. Logiciels de gestion du temps, bloqueurs de sites Web, outils de surveillance et de suivi d’activité : ces outils sont tous très efficaces mais il ne faut pas laisser de côté l’aspect humain.

Lorsque les employés travaillent sur site, il est facile de suivre leur activité et leur comportement. Comme ils sont juste devant nous, nous voyons tout ce qu’ils font et entendons (presque) tout ce qu’ils disent. Ainsi, les féliciter, les recadrer, les aider ou au contraire demander leur aide lorsqu’il y en a besoin est beaucoup plus facile. Le fait que cet aspect soit plus simple en présentiel montre à quel point il est important d’appliquer ce principe lorsque les employés travaillent à distance.

Les employés à distance auront aussi tendance à moins facilement participer. Qu’il s’agisse d’intervenir lors d’une réunion en ligne ou de demander de l’aide à un collègue, certains employés seront plus passifs lorsqu’ils télétravaillent. C’est alors à vous, le manageur ou responsable d’équipe de prendre les devants et d’aller vers eux. Initiez le contact, posez des questions et intégrez vos employés. Des réunions régulières et des appels vidéo pour faire un point vont permettre de surmonter certains problèmes collectifs ou individuels. Vous pouvez aussi mettre en place des questionnaires anonymes sur certains sujet afin d’avoir des retours sans craindre le fait que les employés n’osent pas répondre honnêtement. Pleins d’autres solutions existent mais essayez les plus simples si vous débutez pour augmenter vos compétences managériales.

8. Soyez transparents et fermes sur ce que vos employés ont le droit de faire (et de ne pas faire)

Le dernier conseil que l’on souhaite apporter pour le suivi des employés à domicile, c’est de fixer des limites claires. Indiquez clairement ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Il est important d’être ferme car à distance un écart de règle peut parfois avoir un impact plus important puisque cet écart ne sera pas remarqué immédiatement. En revanche, il faut aussi savoir rester flexible lorsque c’est possible, c’est à vous de déterminer le juste milieu.

En tant qu’employeur, informer les salariés des restrictions concernant l'usage des équipements et outils informatiques mis à leur disposition, ainsi que des éventuelles sanctions auxquelles ils s'exposent est plus qu’un besoin, c’est une obligation légale dans le cadre du télétravail. Enfin, le respect permanent de l’autre est indispensable afin de pouvoir travailler dans de bonnes conditions.