9 étapes pour créer un plan de projet en ligne

Créer un plan de projet en ligne permet de décrire comment celui-ci va être exécuté, suivi, contrôlé et clôturé en abordant les objectifs et la portée du projet. Ce plan servira de point de référence officiel pour l'équipe projet, l'organisation du projet et la communication avec les parties prenantes seront facilitées.

Un plan de projet n'est pas seulement un calendrier ou une liste de tâches, bien qu'il comprenne ces éléments. Un plan de management de projet est d'abord approuvé officiellement puis mis à jour progressivement tout au long du projet.

Pourquoi un plan de gestion de votre projet est essentiel ?

Un plan de projet est essentiel car il sert de feuille de route pour guider toutes les phases du projet, garantissant que chaque membre de l'équipe comprend les objectifs, les délais, et les responsabilités.

Ce document détaillé aide à prévoir les risques et à allouer les ressources de manière efficace, ce qui est crucial pour maintenir le projet dans les limites du budget et des échéances prévues. Il facilite également la communication transparente entre toutes les parties prenantes, permettant un suivi régulier de l'avancement et des ajustements rapides en réponse aux imprévus.

En somme, un plan de projet est un outil vital pour aligner les efforts de l'équipe, gérer les attentes, et maximiser les chances de succès du projet.

1. Identifier tous les intervenants du projet

La première étape pour développer un plan de projet en ligne est d'identifier tous les intervenants (ou participant). Chaque projet en compte généralement plusieurs, et tous ne seront pas impliqués dans tous les aspects du projet. Les principaux acteurs sont ceux qui sont le plus présents lors du déroulement du projet et sa conclusion.

Les participants peuvent être des clients, des utilisateurs finaux d'un éventuel produit ou service, l'entreprise et sa direction, et l'équipe qui travaille directement sur le projet. Des organisations extérieures (sous-traitant, cabinet de conseil...) ou des personnes individuelles peuvent aussi intervenir dans la réalisation d'un projet.

Pour contribuer à la réussite du projet, ils doivent acquérir les connaissances et les processus de planification listés sur le plan de projet.

2. Définir les rôles et les responsabilités des équipes

Après avoir identifié les intervenants, la seconde étape de création de plan de projet en ligne est de déterminer les aptitudes et compétences de vos collaborateurs. Une fois cette liste établie, vous pouvez définir les rôles et attribuer les responsabilités aux différents membres en vous servant d'un logiciel de gestion des tâches accessible depuis n'importe où.

Les différents rôles des membres de l'équipe peuvent varier en fonction des projets, mais il faut souvent quelqu'un avec le rôle de gestionnaire des relations avec les fournisseurs et quelqu'un d'autre avec le rôle gestionnaire des relations avec les clients.

3. Organiser la réunion de lancement du projet

Une réunion virtuelle de lancement permet d'initier le processus de planification et d'instaurer la confiance entre tous les membres de l'équipe. Les sujets d'une telle réunion sont les suivants :

• Vision du projet

• Vision et stratégie del'entreprise

• Constitution de l'équipe

• Délégation des rôles et des responsabilités

• Processus de prise de décision

• Taille des groupes et des sous-groupes

• Règles de base

La réunion de lancement doit être organisée de manière à ce que chacun soit au courant des résultats attendus.

4. Établir la portée, le budget et le calendrier du projet

Après le lancement officiel, l'étape suivante du plan de projet en ligne est de définir la portée, le budget et le calendrier du projet.

La portée du projet indique ce que vous devez et ne devez pas faire pendant le processus, en tenant compte des demandes du client et de la vision discutée par l'équipe. Le budget peut être défini en considérant la portée et les ressources nécessaires et disponibles pour atteindre les objectifs fixés. Dans le calendrier, vous devez détailler les phases du projet et le délai dans lequel ces phases peuvent être réalisées.

Pour garder une vue d'ensemble sur l'avancement du projet, vous pouvez utiliser une plateforme collaborative et un outil de planning projet en ligne.

5. Définir et hiérarchiser les tâches du plan projet

Une fois que votre équipe a compris les objectifs et que vous avez identifié les phases pour les atteindre, vous devez décomposer les objectifs globaux en tâches individuelles. Vous devez ensuite les hiérarchiser en fonction de leur importance et de leurs dépendances afin de ne pas perdre de temps.

Mettez en place un système pour assurer une action corrective lorsque les objectifs ne sont pas atteints à temps. Pour mieux organiser et échelonner les différentes tâches, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des tâches en ligne.

6. Élaborer le plan de ressources

L'élaboration du plan de ressources constitue l'étape suivante pour créer un plan de projet en ligne. Il s'agit d'une description claire des périodes pendant lesquelles chaque ressource sera mobilisée ou non pour le projet.

Pour réaliser le plan de ressources, il est possible de créer un tableau de gestion qui va lister les ressources et la durée de disponibilité/non-disponibilité de celles-ci. On peut également évaluer la performance de ces dernières. Cela permet de planifier efficacement, d'utiliser les ressources à disposition de la manière la plus économique et optimale possible et de vous procurer des ressources de manière proactive si besoin.

7. Créer des plans de gestion de bases de référence

Après avoir établi la portée, les calendriers et tous les coûts, l'étape suivante pour développer un plan de projet en ligne est la création des plans de gestion de bases de références. Il est important de documenter les étapes de la gestion des écarts par rapport à tous les plans.

Les plans de gestion exigent généralement une procédure d'examen et d'approbation pour la modification des plans de base.

À ce stade, vous devez nécessairement avoir divers niveaux d'approbation avant de pouvoir inclure différents types de changements. En outre, il faut savoir que toutes les nouvelles demandes n'entraînent pas de modifications du calendrier, de la portée ou du budget.

8. Effectuer une évaluation des risques

Un risque est un problème qui peut survenir au cours d'un projet. Il est important d'identifier les risques éventuels, et d'atténuer leur probabilité dès la phase de planification, plutôt que d'être pris au dépourvu plus tard. Organisez une réunion virtuelle où vous demanderez l'avis de tous les membres de l'équipe sur les risques à prendre en compte.

Les risques peuvent concerner la portée du projet, ses ressources (personnelles, financières et physiques), des retards, des défaillances technologiques ou de communication, etc.

9. Partager le plan de projet avec ses équipes

Maintenant que vous savez créer un plan de projet efficace, la dernière étape consiste à communiquer le plan du projet à tous les intervenants. Aussi, si vous n'avez pas encore créé un plan de communication, vous devriez le faire.

Il est crucial d'établir des canaux de communication solides et de définir les attentes en la matière. En tant que chef de projet, veillez à modéliser le type de communication que vous attendez de toutes les parties prenantes.

Désormais, vous avez l'essentiel pour rédiger votre plan de projet en ligne. Il ne reste plus qu'à vous lancer. N'hésitez pas à utiliser des outils comme Bitrix24 qui sont d'une grande aide pour la gestion de projets.

Exemple d'un plan de projet : Organisation d'une Conférence Professionnelle

Objectifs du Projet

Organiser une conférence professionnelle de deux jours pour 300 participants, visant à promouvoir les innovations dans le secteur des technologies financières. L'objectif principal est de faciliter le networking entre professionnels et de présenter les dernières avancées technologiques à travers des ateliers et des conférences.

Définition des Tâches et Allocation des Ressources

• Venue et Logistique : Sélection d'un centre de conférences adapté, négociation des contrats, arrangement des services de restauration, et mise en place de l'équipement technique nécessaire.

• Programmation : Identification et invitation des intervenants clés, création du programme des sessions, et coordination avec les sponsors pour les ateliers.

• Marketing et Communication : Développement d'une stratégie de marketing pour attirer les participants, incluant la création de matériel promotionnel, la gestion des inscriptions en ligne, et l'activation des réseaux sociaux.

• Gestion des Participants : Mise en place d'un système d'inscription et de suivi, organisation de l'accueil le jour de l'événement, et gestion des hébergements pour les intervenants.

Planification des Étapes Clés du projet

• J-6 mois : Finalisation du lieu et des principaux intervenants.

• J-4 mois : Lancement des inscriptions et début des campagnes de marketing.

• J-2 mois : Confirmation finale des intervenants et des sponsors, finalisation du programme.

• J-1 semaine : Vérification de tous les détails logistiques, briefing de l'équipe, et préparation des kits pour les participants.

Gestion des Risques liés à la gestion de projet

• Risques Techniques : Préparation de solutions de rechange en cas de défaillance technique.

• Risques liés aux Participants : Planification de stratégies pour gérer un nombre de participants plus élevé ou inférieur que prévu.

• Risques Sanitaires : Mise en place de protocoles de santé et de sécurité, surtout en contexte de pandémie.

Mécanismes de Suivi et de Contrôle

Des réunions hebdomadaires avec l'équipe projet pour suivre l'avancement, des mises à jour régulières avec les stakeholders, et l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet pour documenter et suivre les progrès en temps réel.

Résultat du projet

La conférence s'est déroulée avec succès, atteignant tous les objectifs fixés, avec une participation complète, des retours positifs des participants, et une couverture médiatique étendue, renforçant la réputation de l'organisation dans le secteur des technologies financières.

Questions fréquemment posées sur les plans de projets

Comment créer son propre projet ?

Définissez clairement votre objectif. Identifiez vos ressources, établissez un budget et une timeline. Décomposez le projet en étapes réalisables, assignez des tâches et responsabilités, et mettez en place un système de suivi des progrès.

Comment monter un projet de A à Z ?

Commencez par une idée claire et un objectif défini. Réalisez une étude de faisabilité, planifiez les étapes, allouez les ressources, exécutez le plan, suivez l'avancement, et ajustez si nécessaire. Terminez par une évaluation du projet.

Quels sont les 4 étapes d'un projet ?

Les quatre étapes principales sont : l'initiation, la planification, l'exécution, et la clôture. Chaque étape comprend des tâches spécifiques visant à faire progresser le projet vers son achèvement.

Comment rédiger un plan de projet ?

Identifiez les objectifs, définissez le scope, et listez les livrables. Détaillez les tâches, les délais et les responsabilités. Incluez les ressources nécessaires, les risques, et les mécanismes de suivi. Formalisez le tout dans un document structuré.

C'est quoi le planning de projet ?

Le planning de projet est un calendrier qui détaille quand et comment les différentes tâches du projet seront réalisées. Il sert à organiser, coordonner et suivre l'avancement pour assurer le respect des délais et des objectifs.