Calendrier d’équipe : 7 fonctionnalités essentielles pour le succès de la collaboration

1. Partage de planning

Le travail coopératif s’effectue avec des équipes ou des clients différents, ayant des exigences particulières en termes de visibilité de projet. Alors que certains cherchent à visualiser les moindres détails pour approfondir les points importants, d’autres veulent simplement mieux comprendre les aspects de type dates d’échéance ou progression.

Un calendrier d’équipe doit de ce fait agir comme un caméléon collaboratif, nul besoin de modifier vos processus et outils pour vous adapter aux différentes exigences. En plus d’être connecté à votre workflow, le calendrier d’équipe à distance doit pouvoir être partagé aussi bien en interne qu’en externe.

Sur ce point, Bitrix24 constitue l’un des meilleurs moyens pour visualiser universellement un projet à travers les équipes et tenir les partenaires informés. Ce dernier est même intégré à votre CRM pour simplifier la collaboration avec vos divers clients.

2. Synchronisation en ligne

Le calendrier d’équipe offre une option de synchronisation qui s’avère très utile en matière de planification des réunions, de gestion des rendez-vous, de brainstormings et, donc de réalisation des projets. Cette fonctionnalité s’exécute en permanence, permettant à toutes les personnes ayant accès à l’agenda d’apporter leurs modifications.

Bitrix24 possède également plusieurs options comme l’usage de code couleurs pour signaler l’importance d’un rendez-vous ou le service concerné par exemple. C’est un réel avantage, car vous pouvez réserver la salle de réunion pour un entretien ou un meeting, sans conflit avec les autres membres. Le travail en coopération repose sur l’optimisation des procédés de communication. Ce qui permet de rester informé, bénéficier d’un certain confort dans chaque échange et gagner un temps toujours plus précieux. Cet agenda collectif constitue aussi un bon moyen pour organiser rapidement une visioconférence.

3. Intégration des tâches et sous-tâches

Toute personne ayant essayé de coordonner visuellement les listes des tâches et les dates d’échéance de son équipe avec un outil comme Excel vous dira à quel point cela peut s’avérer déconcertant. Un calendrier d’équipe pour le marketing de contenu peut par exemple très vite se surcharger compte tenu des e-books, publications d’articles, études de cas, e-mails, promotions, webinaires, et plus encore.

Si votre calendrier d’équipe à distance se résume à une série de dates d’échéance, vous aurez du mal à gérer les programmes qui se chevauchent. C’est pourquoi les outils de travail en collaboration comme Bitrix24 vous offrent une fonctionnalité de création de tâches et sous-tâches.

Le fait de regrouper tous ces éléments dans un seul endroit offre un aperçu complet de la charge de travail. Mais chacune de ces composantes requiert une approche totalement différente. Vous pouvez donc tracer un plan d’action individuel, définir les dates de début et les échéances, et identifier les participants.

4. Superposition des calendriers

Avec un outil de travail coopératif, vous pouvez basculer entre plusieurs vues et ainsi afficher les mêmes données de différentes manières : plans de projet, tableaux Kanban ou chronologies. En gérant vos flux d’activités avec un agenda traditionnel rigide, soit vous perdrez du temps pour l’actualiser et déplacer les éléments, soit vous l’ignorez complètement.

C’est pourquoi la fonction superposition se retrouve dans certains agendas partagés, comme celui de Bitrix24. Cet outil facilite le travail en collaboration en vous permettant de gérer les calendriers de plusieurs projets à la fois. Tandis qu’au niveau des équipes, chaque planification est cloisonnée, de sorte que chacun n’accède qu’aux projets sur lesquels il collabore.

Présenté comme cela, le travail en collaboration ne s’assimile plus à un outil administratif embarrassant et ennuyeux, mais une véritable mine d’informations qui permet à tout le monde d’être coordonné.

5. Système d’alerte

Le système d’alerte constitue une autre fonctionnalité du calendrier d’équipe qui facilite la communication entre les collaborateurs. Les notifications et rappels aident à informer chaque membre de tout ce qui se passe sur le projet.

Les données transmises peuvent concerner l’organisation d’une réunion, une tâche qui arrive à échéance ou qui prend du retard et le changement ou l’annulation d’un événement clé du projet.

Avec Bitrix24, finis les oublis et les frustrations grâces aux rappels et notifications. Tout le monde bénéficie de la même information en temps réel, ce qui améliore la productivité de chacun et favorise le succès de la collaboration.

6. Option mobile

De plus en plus, les nouvelles technologies facilitent la mobilité des équipes et les salariés n’exercent plus trop sur leur lieu de travail. À cause du développement à l’international de certaines sociétés, différents types de collaborateurs se trouvent répartis aux quatre coins du globe.

Le calendrier d’équipe en ligne s’avère alors un outil incontournable pour les employés géographiquement dispersés. Sa consultation s’effectue à tout moment, partout et sur n’importe quel appareil.

Avec l’application mobile Bitrix24 par exemple, vous pouvez rapidement visualiser votre planning de la journée sur tablette ou smartphone. La vérification des rendez-vous et la gestion de tâches quotidiennes se réalisent en quelques manipulations, sans vous déplacer, que vous soyez chez vous, au bureau ou à l’étranger.

7. Planification d'événements

Pour que le travail en collaboration n’occasionne aucun problème, les employés peuvent ajouter leur disponibilité dans le calendrier d’équipe. Cela permet aux responsables de consulter rapidement ces données afin de planifier les différents événements de groupe.

Vous pouvez par exemple facilement inviter tous les participants d’une réunion. Chacun doit alors indiquer sa présence, ou non, à cette rencontre. Et de votre côté, regardez les statistiques de réponse, pour voir qui peut se présenter ou s’absenter à votre événement.

Sur Bitrix24, l’administrateur peut même rendre confidentiels certains programmes, de sorte que les autres utilisateurs ne visualisent qu’un créneau déjà réservé. Cela vous permet alors de garder certains contenus secrets, tout en indiquant que cet intervalle est occupé et que personne ne peut prendre de rendez-vous à ce moment.