Comment créer un calendrier de projet ? 7 choses importantes à garder à l’esprit

La planification est essentielle en entreprise pour pouvoir suivre et contrôler un projet avec précision. Le calendrier de gestion de projet favorise également l’implication de l’équipe dans le processus d’élaboration et de mise en place.

Pour réunir tous les membres d’une équipe sur une même plateforme de collaboration et obtenir des notifications sur les éventuels retards, de nombreuses entreprises se tournent vers Bitrix24. En plus de vous aider à ordonnancer le travail, ce logiciel de gestion de projet gratuit vous offre des moyens de contrôle sophistiqués.

Mais comment créer un calendrier de projet fiable et efficace ? Voici 7 choses importantes à garder à l’esprit lors de l’élaboration de votre plan.

1. Créer les tâches en définissant les dates de début et les échéances

En gestion de projet, les tâches sont des actions dont la réalisation permet d’atteindre les objectifs préalablement identifiés. Afin de garantir la faisabilité de votre projet, créez des tâches raisonnables et peu effrayantes, cela mobilise et motive vos collaborateurs. Après cette étape, vous pouvez mieux estimer les durées et écarter divers risques liés aux projections trop éloignées dans le temps.

Bitrix24 vous permet même de créer des sous-tâches ou missions spécifiques exécutées dans le cadre d’une tâche principale. Dès lors, lorsque toutes les sous-tâches sont terminées, la mission principale se termine automatiquement si cette option a été activée. En ajoutant des dates de début et de fin, vous obtenez une feuille de route précisant le moment où l’équipe va livrer les produits, services ou résultats définis dans le périmètre du projet.

2. Prioriser les tâches les plus importantes pour gagner en temps

Lorsque vous disposez d’une liste complète des tâches nécessaires à l’aboutissement du projet, vous pouvez passer à l’ordonnancement. Il s’agit d’organiser les tâches identifiées de manière logique et efficace, puisque la réalisation de certaines missions peut être conditionnée par la réussite de divers travaux en amont.

L’ordonnancement des tâches les unes par rapport aux autres évite qu’un collaborateur ne se retrouve bloqué en attendant que son collègue ou un prestataire remplisse sa mission. Cela pourrait occasionner une perte de temps, d’énergie et de ressources sur des tâches mineures susceptibles d’être traitées plus tard. Classez les tâches à effectuer selon leur importance et leur urgence, tout en gardant à l’esprit que ce qui est urgent n’est pas forcément important, et vice-versa.

3. Affecter des tâches à chaque participant pour clarifier les responsabilités

Une fois les tâches organisées, vous devez penser à affecter les ressources humaines. Il s’agit notamment de partager les différentes missions à chacun des membres de l’équipe. En mettant des personnes sur un travail ou une étape du projet, vous devez préciser leur degré d’implication et ce qu’ils feront de manière concrète pour créer un calendrier de projet clair. Cela permet aux participants de savoir exactement ce que l’on attend d’eux et d’être prêts à rendre des comptes au besoin.

L’affectation du travail doit se faire en considérant les compétences, les priorités des tâches, la disponibilité de la main-d’œuvre et même l’intérêt personnel. Gardez à l’esprit qu’une personne peut être hautement qualifiée pour une mission, mais être indisponible pour assurer ce poste. Dans la mesure du possible, faites correspondre les gens à leurs domaines d’intérêt, cela booste considérablement leur motivation.

4. Utiliser le code couleur pour faciliter la compréhension du calendrier

Le calendrier de planification de projet doit être facile à visualiser, d’où l’importance du code couleur. Ce dernier peut être utilisé pour différencier le statut des tâches, le temps de travail des employés, les étapes du processus, les membres du projet ou même le niveau de priorité. Cette astuce permet de suivre toutes les tâches avec plus d’aisance.

L’usage du code couleur en planification s’avère particulièrement intéressant pour la gestion des priorités. Pensez par exemple à affecter diverses couleurs à chaque niveau de priorité : P0 en jaune, P1 en orange, P2 en rouge, etc. De ce fait, si trop de tâches hautement prioritaires se trouvent proches, vous pouvez les déplacer pour éviter que vos collaborateurs ne soient submergés par le travail.

5. Considérer la charge de travail de chaque collaborateur pour une répartition optimale des tâches

Pour assurer la réussite de votre projet, vous devez veiller à ce qu’il se déroule selon le planning établi et que chaque ressource humaine, matérielle et financière soit utilisée à bon escient. Ceci implique de surveiller la charge de travail individuelle par collaborateur. L’affectation optimale des responsabilités aidera l’équipe à avancer dans la bonne direction, en respectant les délais et les ressources allouées au projet.

C’est pourquoi Bitrix24 vous permet de visualiser vos projets sous diverses vues, comme le diagramme de Gantt et le tableau Kanban qui est représenté en colonnes avec des cartes marquées de différentes couleurs. Les modèles de cartes Kanban possèdent des phases prédéfinies que vous avez la possibilité d’ajuster à tout moment.

6. Anticiper les imprévus pour adapter le calendrier de projet au besoin

L’évaluation des risques et des contraintes mérite une attention particulière au moment de créer un calendrier de projet. Ces imprévus sont souvent liés aux temps comme les retards dans les délais ou aux ressources humaines comme l’indisponibilité d’un collaborateur. En faisant une évaluation réaliste lors de la planification, vous évitez que ces potentiels problèmes ne deviennent insurmontables durant la réalisation des tâches.

Concernant le respect des délais, vous pouvez par exemple rester flexible avec les dates d’échéance. Même si ces dernières sont essentielles pour lancer un projet, ne mettez pas des échéances trop rigides, car cela pourrait pousser vos collaborateurs à précipiter des tâches importantes. N’hésitez pas à prévoir des consultants et autres collaborateurs auxquels vous pourriez faire appel en cas de difficultés.

7. Utiliser le bon outil de gestion en ligne pour créer un calendrier de projet accessible

Lorsque vous utilisez un outil de gestion en ligne efficace pour créer un calendrier de projet, vous permettez à chaque collaborateur d’accéder à tous les éléments du projet via une connexion internet à partir de son poste de travail. Et si vous vous tournez vers une solution pour équipe de travail distante comme Bitrix24, les participants peuvent aussi se connecter via l’application Bitrix24 Mobile sur tablette ou smartphone.

Cet outil de gestion de projet stocke toutes vos données sur un serveur sécurisé dans le Cloud. Ce qui vous évite de perdre vos données suite par exemple à la suppression par erreur d’un fichier sur un ordinateur ou le crash d’un disque dur après des années de loyaux services.