Comment créer un plan de travail en distanciel pour votre équipe

Le travail à distance est très apprécié pour la flexibilité qu’il offre. Grâce à lui, les employés peuvent réaliser leurs tâches de la manière qui leur convient. Néanmoins, ce mode de fonctionnement est une épée à double tranchant. Avec un emploi du temps flexible, vos collaborateurs peuvent avoir du mal à conserver les bonnes habitudes pour mener à bien leurs missions et contribuer à l’atteinte des objectifs de l’entreprise. C’est pourquoi de nombreuses organisations choisissent d’utiliser la plateforme collaborative Bitrix24 pour gérer efficacement leurs projets. Celle-ci offre de nombreux outils de communication, ainsi que des fonctionnalités pour le suivi du temps et de la productivité.

Vous vous demandez comment mettre en place le télétravail ? Voici 6 étapes simples pour un plan de travail en distanciel réussi.

1. Encouragez la communication au sein de votre équipe

Pour mener à bien la conception de votre plan de travail en distanciel, vous devez commencer par exprimer ce que vous cherchez à réaliser avec cette nouveauté. La prochaine étape consiste à communiquer la vision et les objectifs au niveau de l’entreprise et de l’équipe. Le fait de ne pas tenir vos collaborateurs informés peut occasionner des malentendus, qui à leur tour seront source d’erreur, d’inefficacité et d’échec.

Il est aussi important d’encourager les employés à s’exprimer en adoptant un processus qui rende la communication simple, agile, efficace et fluide. Celle-ci doit aussi être sûre, véridique et responsable. Sur Bitrix24, vous disposez des fonctionnalités comme les chats privés, outils de communication interne, annonces et flux d’activités.

Dans un système de travail à distance, les discussions informelles et les réunions en face à face diminuent considérablement. Or, les échanges sans rapport direct avec le travail aident à créer des liens entre les membres de l’équipe, de sorte que les discussions professionnelles deviennent ensuite plus agréables.

2. Adoptez une plateforme collaborative pour un plan de travail en distanciel efficace

La technologie constitue un réel avantage pour les entreprises qui se demandent comment élaborer un plan de travail à distance efficace. Dans le télétravail, vos collaborateurs ont besoin d’un accès complet et facile aux données dont dispose l’organisation (comme c’est le cas en présentiel). En adoptant la plateforme collaborative Bitrix24, vous leur permettez d’accéder aux listes téléphoniques, bases de données et autres ressources de travail.

Le principal avantage de cette solution tout-en-un est que vous pouvez à la fois bénéficier d’un intranet, d’un logiciel de partage de fichiers, d’un logiciel d’accès à distance, d’un système de gestion des clients, etc. En plus, cet investissement n’est pas coûteux.

Bitrix24 permet à un nombre illimité d’utilisateurs de se connecter gratuitement, tandis que différents plans payants sont disponibles selon la taille de votre entreprise à des prix avantageux. À vous de vous organiser dans le travail à accomplir afin de choisir les fonctionnalités supplémentaires dont vos collaborateurs ont besoin.

3. Formez vos collaborateurs pour maximiser votre politique de travail à distance

Vous avez communiqué vos objectifs et vous avez adopté une plateforme de travail en ligne efficace, mais vos employés sont-ils prêts à suivre le cap ? Peuvent-ils seulement répondre à la question qu’est-ce qu’un plan de travail à distance ? Comme pour tout changement important dans votre entreprise, vous devez veiller à l’adhésion de chaque membre de votre équipe, en commençant par la direction.

Les responsables doivent non seulement comprendre l’importance du plan de travail en distanciel, mais aussi savoir comment gérer les employés. En plus de fournir à vos collaborateurs à distance les outils de travail, vous devez leur apporter le soutien approprié. Offrez-leur les formations nécessaires pour mener à bien le plan de travail. Plus important encore, assurez-vous que le personnel distant sache à qui s’adresser pour trouver la solution à différents types de problèmes techniques, administratifs, etc.

4. Mettez en place un système de mesure de performance pour atteindre vos objectifs

Pour que votre plan de travail en distanciel soit rentable, vous devez savoir comment mesurer la réussite. À l’aide de KPI, vos collaborateurs peuvent non seulement juger leur performance, mais aussi la productivité de leurs pairs lorsqu’ils travaillent en groupe. Dans la cadre de la gestion des projets, il faut que chacune de vos équipes puisse évaluer ses progrès vers un objectif fixé.

Sur Bitrix24, vous pouvez créer des plans de projet détaillés à l’avance, en répartissant les tâches et les responsabilités pour chaque collaborateur, ainsi que les délais de réalisation. Cette plateforme de gestion de projets à distance permet aussi de définir les indicateurs clés de performance dès le début et de consulter l’avancement du travail à travers des tableaux de bord sophistiqués.

En réalisant le suivi de la productivité de votre équipe distante, vous identifiez facilement les activités improductives et les domaines qui nécessitent une amélioration. Cela vous permet de répartir efficacement les tâches pour optimiser le plan de travail en distanciel de votre équipe, puisque vous bénéficiez d’une vue d’ensemble sur les employés les plus productifs et ceux qui ont trop de tâches à gérer.

5. Créez un horaire de travail à distance en favorisant les programmes flexibles

Lorsque vous créez des listes de tâches, vous devez permettre à vos employés de planifier leurs horaires de manière flexible en fonction de leur vie personnelle. Ils peuvent concevoir leur programme journalier, hebdomadaire ou mensuel et le mettre en ligne à travers le calendrier partagé sur Bitrix24.

Même si vos collaborateurs ne respectent pas la routine habituelle de neuf à cinq heures à temps plein, ils doivent s’arranger à compléter le nombre minimum d’heures requis dans une journée ou un mois de travail. La flexibilité constitue l’un des avantages essentiels du télétravail.

Les employés peuvent travailler durant leurs heures les plus productives et intégrer d’autres activités à leur planning pour équilibrer travail-vie personnelle. Mais vous devez au préalable réaliser un bilan organisationnel pour déterminer le type d’horaire flexible qui convient le mieux à votre domaine d’activité et à la taille de votre entreprise.

6. Planifiez des suivis réguliers pour chaque membre de l’équipe

Communiquer régulièrement avec vos collaborateurs et leur faire confiance dans la réalisation de leurs tâches ne vous enlève pas la responsabilité de les contrôler. Ceci dit, vous devez pouvoir équilibrer confiance et responsabilité. Vérifiez que chaque membre de l’équipe travaille de manière efficace et ajustez ses objectifs au besoin.

Par exemple, chaque fois qu’une nouvelle personne entre dans l’équipe, assurez-vous de définir les buts, objectifs et attentes. Vous pouvez ensuite planifier des réunions de suivi régulier en visioconférence. N’hésitez pas aussi d’utiliser des plans de développement individuels pour juger les performances de vos travailleurs à distance et accroître le sentiment de responsabilité.