Communication de projet : 10 conseils pour créer des équipes efficaces et obtenir des résultats

La communication de projet efficace est le ciment qui unit les personnes, les processus et les objectifs du projet. Qu'il s'agisse de fixer des objectifs clairs ou de résoudre des problèmes ponctuels, la communication joue un rôle fondamental dans la réussite d'un projet.

Que vous soyez un chef de projet cherchant à former une équipe solide ou une tierce partie qui souhaite assurer la réussite d'un projet, il est essentiel de comprendre et de mettre en œuvre des stratégies de communication efficaces.

Dans cet article, nous allons vous présenter 10 conseils qui vous aideront à constituer des équipes solides et à obtenir des résultats grâce à une communication de projet efficace.

1. Structurer le travail grâce à une politique de communication de projet

Avoir une approche de la communication souple et ouverte est une excellente chose. C'est excellent jusqu'à ce que la situation devienne tendue ou que votre réponse soit inefficace ou que vos interlocuteurs se parlent les uns aux autres dans un chaos stressant. Les chefs de projet compétents ont déjà vécu des situations de ce type auparavant, voilà pourquoi ils tiennent tant à établir une politique de communication dès le début d'un projet.

Une bonne politique comprend des règles sur les canaux de communication qu'il convient d'utiliser. Munissez votre équipe d'un outil de gestion de projet complet avec des groupes de discussions pour chaque tâche. Assignez à chaque tâche les intervenants concernés et montrez comment chaque intervenant peut faire le point, demander de l'aide et terminer les sous-tâches. Cela permet de structurer la communication autour des tâches et de regrouper les informations en un seul endroit, de sorte qu'aucune information ne se perde dans un fil de discussions.

Maintenant que vous avez abordé la question des discussions liées aux tâches, qu'allez-vous faire des autres communications ? Parmi les meilleurs conseils adoptés par un grand nombre d'entreprises, citons l'organisation de vidéoconférences enregistrées pendant les réunions. Cela permet à chacun de répondre en temps réel, mais aussi de conserver une trace pour l'avenir. Vous devez également garder à l'esprit les idées des autres, et donc autoriser les appels téléphoniques aux fournisseurs et aux clients, à condition que le membre de l'équipe soumette un compte rendu écrit par la suite.

2. Découper le projet en étapes faciles à gérer

Les projets sont, par définition, complexes. Lorsqu'une équipe est obligée de réfléchir en permanence à l'ensemble du projet, elle peut facilement se sentir surchargée. C'est pourquoi fixer des étapes est un aspect très important de tout plan de communication relatif à un projet.

Ces étapes ont pour but de permettre à votre équipe de se concentrer pleinement sur les tâches à accomplir et d'offrir un prétexte pour renforcer la cohésion de l'équipe par le biais d'une mini-célébration. Ce sont des marqueurs qui aident les équipes à suivre les progrès réalisés en comprenant où elles en sont et où elles devraient en être. Ces informations peuvent ensuite être traduites en une présentation d'étape pour vos clients. Il n'y a pas de règle précise pour déterminer le moment auquel une étape doit être franchie, mais il y a des exemples parlants à cet égard. À titre d'exemple, si vous ouvrez un restaurant, les étapes peuvent être les suivantes :

• Obtenir tous les meubles dont vous avez besoin
• Tester et confirmer les menus
• Acheter tous les produits nécessaires à la cuisine
• Recruter et former le personnel

Toutes ces étapes sont constituées de tâches plus petites et interdépendantes. En concentrant votre communication sur des tâches gérables, vous contextualisez votre conversation de manière à ce que vous parliez tous le même langage et que vous vous concentriez sur les mêmes objectifs. Cela permet à votre équipe de se concentrer davantage sur les tâches à effectuer, plutôt que d'avoir des discussions sur des tâches futures qui ne sont pas prioritaires pour l'instant.

3. Établir des flux de travail reproductibles pour les tâches courantes

Certaines des plus grandes menaces qui pèsent sur votre projet proviennent d'une communication incohérente sur des tâches routinières ou apparemment simples. Nous sommes des êtres intelligents et nous aimons repérer les schémas qui facilitent les choses. Par conséquent, si vous maintenez la cohérence grâce à des flux de travail reproductibles, votre équipe reconnaîtra automatiquement ce que l'on attend d'elle et travaillera plus efficacement sans avoir besoin d'analyser entièrement les instructions.

L'une des meilleures techniques de gestion de projet pour rationaliser la création de tâches consiste à utiliser des flux de travail, c'est-à-dire une série de tâches qui se combinent pour atteindre un objectif. Commencez par créer un modèle de flux de travail standardisé prêt à l'emploi en cliquant sur un bouton. Vous pouvez optimiser chaque étape en envoyant des messages automatisés à un responsable pour qu'il approuve chaque étape. Ainsi, votre équipe ne perdra pas de temps à rechercher manuellement une réponse.

Ce mode de communication entre les membres de l'équipe est indispensable si vous souhaitez éliminer les communications inutiles. La nature prévisible des flux de travail reproductibles réduit le risque de malentendus ou de questions inutiles. L'équipe est ainsi plus solide et plus performante, car les tâches répétitives finissent par devenir une habitude, ce qui permet de conserver l'esprit plus critique et la créativité pour des tâches plus importantes.

4. Utiliser des modèles, des snippets et l'IA pour optimiser vos e-mails

Les courriels sont une réalité de la gestion de projet qui peut être l'un des pires obstacles au progrès. Outre le fait d'essayer de réduire le nombre d'e-mails dans votre politique de communication de projet, il existe d'autres moyens d'augmenter votre productivité lorsque le moment est inévitablement venu d'envoyer un e-mail. 

Certaines des meilleures stratégies de communication dans les projets sont des raccourcis pour de petites tâches qui permettent de gagner beaucoup de temps. Par exemple, les modèles d'e-mails réactifs existent depuis de nombreuses années, mais étonnamment peu de gens les utilisent efficacement. Il s'agit simplement de messages pré-écrits qui peuvent être utilisés de manière répétée à condition que vous y ajoutiez des informations pertinentes. Les modèles d'e-mails typiques couvrent les domaines suivants

• Les rapports hebdomadaires sur l'état d'avancement d'un projet, pour lesquels il suffit de rafraîchir les données.
• Les invitations à des réunions qui n'ont pas besoin d'être des œuvres d'art. Il suffit de modifier la date, l'heure et l'ordre du jour et de laisser le reste à votre modèle.
• Les réponses aux questions fréquemment posées peuvent être standardisées dans un modèle afin que vous puissiez y répondre immédiatement avec des informations cohérentes.

Les snippets fonctionnent de la même manière que les modèles. Il s'agit de courts morceaux de texte que vous pouvez ajouter à votre courrier électronique, plutôt que de taper le même paragraphe à plusieurs reprises

Bien sûr, vous devrez parfois rédiger un courriel à la main et il existe désormais une technologie qui permet de faire passer la gestion de la communication de votre projet au niveau supérieur. Les grands modèles de langage (LLM) peuvent comprendre et contextualiser un message qui vous a été envoyé et élaborer une réponse fluide sur la base d'objectifs simples définis en guise d'incitation.

En développant une culture qui utilise pleinement ces techniques, vos travailleurs gagneront une réputation d'interlocuteurs efficaces. La transparence et la réactivité étant l'un des éléments les plus importants de la satisfaction des clients, les raccourcis de messagerie vous permettront de relever le défi sans épuiser votre équipe.

5. Organiser vos ressources de communication dans un système de stockage de fichiers basé sur le cloud

Tout au long d'un projet, vous créerez un large éventail de supports de communication, notamment des bulletins d'information, des communiqués de presse, des articles internes, des affiches, des dépliants, des photos, etc. À un moment donné, il vous faudra éventuellement retrouver ces documents. L'effort de bien organiser ces documents sera donc bénéfique à long terme.

L'organisation de ces documents constitue une tâche simple à réaliser dans le cadre du plan de communication relatif à un projet, à condition de suivre les étapes suivantes:

• Créez un disque de stockage en ligne pour vos ressources de communication sur le cloud.
• Répertoriez chaque document : par type, par date de création et par la façon dont il peut être réutilisé.
• Définissez des droits d'utilisation pour permettre aux personnes concernées d'accéder aux documents lorsqu'elles en ont besoin.
• Informez votre équipe de l'organisation de la structure de stockage et fournissez des instructions concernant le téléchargement et la récupération des documents.
• Réutilisez et recyclez les documents, comme vos modèles de courriels, pour gagner du temps sur la création de contenu.

En tant que chef de projet, lorsque vous créez des tâches, vous pouvez simplement inclure un lien vers des documents de référence dans la section des ressources de votre fiche de tâche. De cette façon, vous favorisez la cohérence et l'efficacité au fur et à mesure que vous avancez dans votre projet.

6. Planifier la réalisation du projet à l'aide d'un agenda de communication

Tout comme vous planifiez les tâches et les étapes nécessaires à la réalisation de votre projet, établissez un calendrier de communication avec tous les messages clés et les délais pour vos communications. Le fait de respecter ces points de contrôle dans les délais impartis suscite un grand sentiment de confiance chez les parties prenantes, car ils constituent une preuve publique de l'avancement de votre projet. 

Heureusement, la création d'un calendrier de communication est l'une des techniques de gestion de projet les plus faciles à mettre en œuvre. Pour chaque événement majeur, comme les bulletins d'information, les audioconférences importantes et les lancements de produits, commencez par la date limite et remontez dans le temps. Demandez-vous quelles mesures vous devez prendre pour atteindre votre objectif et n'oubliez pas de prévoir une marge de manœuvre en cas d'imprévu. 

Que vous utilisiez un diagramme de Gantt ou un autre outil de visualisation de la gestion de projet, il est important de donner la priorité aux tâches les plus importantes et d'ajuster le calendrier pour le reste si nécessaire. Pour chaque tâche précédant un événement de communication, appliquez des dates, des sous-tâches, des ressources et des rappels automatisés afin que votre équipe garde ses priorités au premier plan.

7. Organiser des réunions de manière efficace grâce à un planificateur de réunions spécialisé

L'une des principales questions que les chefs de projet se posent est la suivante : "Comment une équipe de projet doit-elle communiquer lorsqu'elle travaille dans des lieux différents ?"

Tout d'abord, vous souhaitez que la communication au sein de votre équipe soit pratique et prévisible. Si vous avez une équipe internationale, essayez d'éviter les réunions en dehors des horaires habituels. Pour plus de commodité, les meilleurs planificateurs de réunions en ligne ont la capacité de saisir différents fuseaux horaires, ce qui vous permet de trouver le moment idéal où tout le monde est en ligne. Rendre les réunions prévisibles signifie les programmer longtemps à l'avance pour ne pas surprendre les membres de l'équipe et leur donner le temps de se préparer.

L'automatisation des calendriers permet de programmer en un clin d'œil des réunions récurrentes, telles que les réunions de travail quotidiennes et les bilans de deux semaines. Veillez à inclure toutes les informations nécessaires dans votre invitation et à définir des rappels personnalisables, afin que votre équipe soit prête à apporter sa contribution.

Enfin, un renforcement efficace de l'esprit d'équipe implique d'être ouvert aux commentaires sur votre plan de réunion. Si les participants ont l'impression de perdre leur temps, cela peut entraîner un manque de confiance et une rupture de la communication. Soyez donc prêt à changer le temps de réunion ou à vous demander si certaines réunions sont nécessaires pour tous les participants.

8. Segmenter le CRM pour rationaliser les listes de diffusion

Dans un monde surchargé d'informations, il vous incombe, en tant que chef de projet, d'affiner votre communication afin de ne donner aux gens que les informations qui les concernent. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est de vous équiper d'un puissant système de gestion de la relation client (CRM) qui vous permet de segmenter votre base de données et d'envoyer des courriels de manière efficace. 

Commencez par identifier les principales listes de diffusion que vous devrez contacter. Les catégories suivantes sont des exemples pour vous aider à démarrer 

• Toutes les parties prenantes
• Clients
• Investisseurs
• Équipe de vente
• Opérations

Les principales informations sur l'avancement du projet peuvent être envoyées à toutes les parties prenantes, tandis que les documents marketing peuvent être envoyés aux clients afin de faire connaître votre projet. Il s'agit d'une méthode efficace de gestion de la communication d'un projet, car elle permet de préserver la confidentialité des informations tout en réduisant la charge de travail de chaque personne. Elle contribue à la constitution d'une équipe solide, car vous montrez à vos collaborateurs que vous respectez leur charge de travail et que vous gagnez leur respect en retour.

9. Adapter votre style de communication aux différents publics

Jusqu'à présent, nous nous sommes surtout penchés sur les conseils stratégiques pour constituer des équipes solides et obtenir des résultats. Nous entrons à présent dans une phase plus subjective, mais tout aussi importante, qui consiste à adapter votre style de communication en fonction de vos interlocuteurs.

Au cours de cette phase, il est essentiel de comprendre chaque membre de l'équipe, ainsi que les autres participants au projet. Connaître leurs préférences en matière de communication, leur rôle dans le projet et leurs attentes peut influencer de manière significative l'efficacité de vos messages et contribuer à renforcer votre équipe.

Par exemple, vous pouvez avoir un agent commercial enthousiaste qui est tout à fait ouvert à la critique constructive et qui préfère une courte réunion en face à face pour résoudre les problèmes rapidement et efficacement. À l'autre bout par contre, vous pouvez avoir des personnes plus sensibles qui sont immédiatement démotivées par la confrontation et qui ont besoin d'une explication plus douce de ce que vous attendez d'elles.

Il n'est pas nécessaire d'être un psychologue expérimenté pour travailler avec chaque personne. Il s'agit avant tout de mieux comprendre votre équipe. Montrer que vous vous intéressez à eux est la moitié de la solution, car cela permet aux gens de se sentir entendus et appréciés. Grâce à ces informations, vous pouvez adapter votre ton de voix à l'une des stratégies de communication les plus personnalisées dans les projets et réduire le risque de malentendus problématiques.

10. Apprendre à tirer les leçons du passé et apportez des améliorations à l'avenir

Dans le dixième conseil, nous verrons comment se remettre des erreurs commises en matière de communication et quelles sont les stratégies à mettre en œuvre pour s'améliorer en permanence. Même si des règles et des flux de travail sont en place, l'approche de la communication de votre projet ne sera jamais définitive. Il est toujours possible de la perfectionner, c'est pourquoi vous devez toujours être prêt à ajuster votre style et à adopter de nouvelles bonnes pratiques.

Les éléments clés à garder à l'esprit pour améliorer la communication de votre projet sont les suivants :

• Créer une culture où les suggestions sont les bienvenues. En tant que responsable, vous ne voyez pas souvent les problèmes de communication entre les membres de l'équipe, alors faites bien comprendre que vous souhaitez connaître les points à améliorer. 
• Utiliser des outils d'analyse CRM pour surveiller les indicateurs clés de performance tels que le temps de réponse et l'efficacité des différents canaux de communication.
• Créer un processus de révision et analyser régulièrement le plan de communication de votre projet en collaboration avec votre équipe.
• Mettre en œuvre tout changement, mais être sûr de suivre de près leur succès par le biais de tests A/B pour voir leur impact.

Avec un état d'esprit d'amélioration constante, vous améliorez non seulement votre communication dans le projet en cours, mais vous contribuez également à l'amélioration à long terme des pratiques de communication au sein de votre entreprise.

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Nos dix conseils couvrent un large éventail de stratégies sur la manière dont une équipe de projet devrait communiquer. Mais comme vous l'avez peut-être remarqué, tout changement majeur nécessite des outils d'entreprise fiables.

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Questions fréquentes

1. Pourquoi la communication est-elle importante dans la gestion de projet ?

La communication est importante dans la gestion de projet car elle permet à toutes les parties prenantes de poursuivre les mêmes objectifs. Plus précisément, elle facilite la collaboration entre les participants en clarifiant le rôle de chacun, ce qui permet d'instaurer un climat de confiance et de rationaliser la prise de décision.

2. Comment communiquer efficacement dans le cadre d'un projet ?

Voici nos principaux conseils pour mettre en place une communication de projet efficace :

• Élaborer un plan de communication clair pour le projet
• Définir des canaux appropriés pour chaque type de communication
• Prévoir des mises à jour régulières sur l'état d'avancement du projet 
• Optimiser les flux de communication
• Demander un retour d'information et améliorer en permanence les stratégies de communication

3. Comment une communication efficace peut-elle contribuer à l'obtention d'excellents résultats d'un projet ?

La communication efficace contribue à l'obtention d'excellents résultats du projet grâce aux actions suivantes :

• Permettre à l'équipe de se concentrer sur les tâches et les objectifs
• Résoudre les problèmes rapidement et efficacement
• Améliorer la collaboration
• Promouvoir la responsabilité et l'appropriation
• Créer un lieu de travail agréable et de confiance afin d’atteindre la productivité.