8 conseils pour éviter le dépassement budgétaire d'un projet

Le dépassement budgétaire d’un projet est une situation dans laquelle le coût réel du projet dépasse le budget alloué. Lorsque cela survient, vous devez expliquer honnêtement la situation aux parties prenantes et mobiliser votre équipe. Dans certains cas, il peut être nécessaire de reconsidérer la portée, les objectifs et les responsabilités.

Heureusement, certaines bonnes pratiques vous aident à rester dans votre budget tout au long du projet. Assurez-vous surtout de maintenir une bonne communication avec toutes les parties impliquées. Dans cet article, découvrez 8 conseils pour maîtriser le coût du projet.

1. Connaître les principales causes de dépassement de budget pour un projet

Il est essentiel de comprendre les raisons pour lesquelles les dépassements de coûts se produisent afin de les éviter. En tant que responsable, vous devrez constamment vérifier le coût du projet pour vous assurer que tout se passe bien. Il faut aussi surveiller d'autres contraintes de projet comme le temps, la portée, le risque et la qualité.

Les causes courantes de dépassement budgétaire à surveiller pour livrer vos projets dans les délais, et en dessous du budget, incluent :

• Les mauvaises estimations de projet : lorsque le budget d’un projet est insuffisant, les dépassements de coûts sont inévitables
• Le fluage de la portée : cette situation se produit lorsque la portée de votre projet n'est pas bien définie et que des tâches inattendues peuvent survenir à tout moment
• La mauvaise gestion des risques : les risques inattendus peuvent affecter votre projet et provoquer une augmentation de coûts
• Le manque de communication : cela peut occasionner des changements dans le plan de projet et d'autres soucis susceptibles d'entraîner un dépassement du budget
• Les échecs de performance du projet : on peut citer la mauvaise coordination des ressources, un plan d'exécution du projet inefficace, le manque de compétences clés, etc.
• Les erreurs dans la conception du projet : notamment au niveau du contenu et des KPIs pour évaluer l’atteinte des objectifs.

2. Utiliser un logiciel de gestion de projet pour prévenir le dépassement budgétaire

Un logiciel de gestion de projet peut considérablement vous aider à éviter le dépassement budgétaire. Il dispose généralement d’une fonctionnalité de suivi budgétaire pour vérifier que les ressources sont utilisées efficacement. Vous pouvez par ailleurs responsabiliser les membres de votre équipe, suivre les contributions et satisfaire les attentes.

Certains outils vous permettent notamment de :

• Déclarer un budget de référence détaillé par nature et par poste budgétaire
• Planifier les prévisions de dépenses et de recettes par période
• Réguler les charges et investissements dans un tableau de bord convivial
• Suivre les dépenses effectives
• Remonter les alertes
• Réestimer les coûts, visualiser le budget restant et calculer le ROI.

Il est en effet plus aisé d’identifier les changements de projet et la dérive de la portée lorsque vous bénéficiez d’une chronologie visuelle, diagramme de Gantt par exemple. Un logiciel de gestion de projet dispose de tableaux de bord en temps réel qui rendent les rapports aux parties prenantes rapides et faciles.

Vous pouvez affecter les données budgétaires au niveau projet, ou par phase, selon le degré de détail souhaité par l’entreprise. Vous accédez instantanément aux mises à jour de statut à travers une série de graphiques et de tableaux reflétant de nombreuses métriques de projet. Il est aussi possible de les filtrer pour afficher uniquement les données dont vous avez besoin.

3. Réduire les oublis initiaux pour optimiser la gestion des coûts liés au budget

Revoir le plan de projet à maintes reprises est une étape importante pour le succès du projet. Cet outil devrait couvrir tout le nécessaire pour la réalisation du projet, depuis les salaires aux frais de recherche en passant par les frais de déplacement et les réserves pour éventualités. Plus les estimations sont détaillées et précises, plus faibles sont les chances de dépasser le budget.

Une bonne vérification est particulièrement importante lorsque vous planifiez un projet plusieurs mois ou années avant le lancement. Vous pourrez dès lors tenir compte de tout éventuel changement dans les coûts ou la portée des matériaux, et assurer l’exactitude des données. N’hésitez pas à attribuer la tâche d'estimation à des experts pour accroître la rigueur et diminuer l'influence de l'instinct sur les résultats de prévision.

Il faut par ailleurs vous assurer que chaque partie prenante, dirigeant et employé, comprenne ses responsabilités dans le projet. Cela favorise l'alignement de l'équipe dès le début et rend les changements ou défis plus faciles à surmonter au cours du projet.

4. Prendre en compte tous les risques et incertitudes du projet pour les atténuer

Le monde des affaires est envahi par toutes sortes de risques, qui sont souvent difficiles à gérer. Les bons projets ne réussissent que grâce à une analyse environnementale minutieuse et une stratégie de réponse aux risques. Cela permet notamment d’anticiper les imprévus (internes ou externes) susceptibles d’entraîner une perte financière directe et le dépassement budgétaire.

Certes, vous ne pouvez pas influencer directement toutes les situations externes potentiellement impactantes, comme les catastrophes naturelles et la récession économique. Assurez-vous néanmoins que votre système de gestion des risques intègre les menaces externes les plus probables et pertinentes. Vous devez pouvoir surmonter les points faibles des facteurs internes à l'entreprise et augmenter votre capacité d'adaptation aux changements externes.

Malgré vos efforts pour assurer l'exactitude des évaluations de coûts, les tarifs des matériaux peuvent changer au fur et à mesure que votre projet progresse. C’est pourquoi dans la mesure du possible, il est préférable de faire preuve de flexibilité au moment de fixer le budget. N'hésitez pas aussi à faire une réserve (somme d'argent justifiée) pour les éventuels dépassements.

5. Élaborer une stratégie efficace contre le changement de la portée

Le changement de portée est souvent dû à une mauvaise planification, qui ne considère pas toutes les éventualités. Elle ignore aussi les demandes supplémentaires des utilisateurs finaux et des parties prenantes. Bien que tous les ajustements en cours de projet ne soient pas mauvais, ils peuvent néanmoins avoir un impact sur les coûts et entraîner un dépassement budgétaire.

Afin de respecter votre budget, assurez-vous de vérifier si les nouvelles demandes reçues sont nécessaires et si vous disposez de moyens et de ressources pour les satisfaire. En principe, lorsque le périmètre de projet augmente, le budget devrait suivre. Il est quasiment impossible de fournir plus d’effort, ou un travail différent, sans creuser dans votre budget pour couvrir les coûts supplémentaires ou réduire la qualité du travail. Il faut dès lors toujours réfléchir à la situation dans son ensemble avant d'augmenter la portée d’un projet.

Un calendrier de projet prolongé est généralement le premier signe de dérive de la portée. Cela peut être dû à l’émergence de nouvelles exigences de projet, aux retards dans l'approvisionnement ou encore au licenciement d'employés importants. Assurez-vous toujours de cerner les nuances du projet, et son niveau de complexité, pour allouer les ressources de manière efficace.

6. Suivre les performances pour éviter le dépassement budgétaire dans la gestion de projet

Avant que certains problèmes ne commencent à menacer le calendrier et le budget de votre projet, ils peuvent être résolus. Il s’agit de soucis comme :

• La mauvaise coordination des ressources
• La manque de compétences essentielles et de technologie
• Un manque de motivation des employés
• Une mauvaise exécution du plan de projet
• L’absence de KPIs clairs pour normaliser et évaluer le rendement des employés, etc.

Vous devez systématiquement contrôler chaque facteur de performance du projet, de l'embauche de personnel qualifié et à la sélection de bons outils d'évaluation de progrès. Le tableau de bord en temps réel peut considérablement vous aider à ce niveau. Affichant les performances des tâches des employés en un seul endroit, il permet d’évaluer la charge de travail de l'équipe, les écarts entre délais d'exécution prévus et réels, etc.

La réaffectation des ressources (lorsque nécessaire) peut par ailleurs vous aider à rester dans votre budget. La ressource la plus précieuse est votre équipe. Dès le début, il faut recruter de bons talents et les placer là où ils seront les plus efficaces pour assurer la réussite du projet. Disposant des collaborateurs les plus expérimentés et les plus compétents, vous pourrez réagir rapidement aux problèmes.

7. Impliquer les parties prenantes pour assurer l’alignement sur le budget

En l’absence d’une ligne de communication claire entre les parties prenantes et les chefs de projet, les retards et le dépassement budgétaire sont inévitables. Ce type de situation augmente le risque que le travail commence sur la mauvaise tâche au mauvais moment, et fasse perdre du temps à l’équipe.

En plus de communiquer de façon appropriée, vous devez vous assurer que chacun obtienne les bonnes informations sur la plateforme de collaboration. Offrez aux parties prenantes les grandes lignes et réservez les détails à votre équipe pour vous assurer que le projet progresse comme prévu. Demandez aussi aux parties prenantes d'apporter des informations et des ressources utiles au projet. Assurez-vous que tout le monde connaisse les objectifs, les exigences et l'avancement du projet afin d’y contribuer correctement.

Par exemple, lorsque les employés engagés dans le projet comprennent pleinement les objectifs et les paramètres d'approbation des tâches, ils font un minimum d’erreurs. Les gestionnaires et sponsors sont alors satisfaits des résultats de performance. Ils n'exigent donc pas de révisions ni de corrections de la part de leurs subordonnés. Cela favorise la rapidité, la motivation des travailleurs et le bien-être au travail.

8. Assurer une bonne relation avec les fournisseurs pour maîtriser les dépenses

Dans la majorité de projets, il faut l’aide de fournisseurs pour réaliser des tâches spécifiques ou se procurer des matériaux et de l'équipement. Solliciter une partie prenante externe expose naturellement votre projet à un risque de dépassement budgétaire, puisque les coûts sont souvent hors de votre contrôle.

Vous devez dès lors faire preuve de diligence pour favoriser la bonne qualité des relations et une facturation de tarifs raisonnables. Cela implique notamment de :

• Évaluer la capacité du fournisseur à exécuter les tâches prévues et à satisfaire les besoins de l'entreprise
• Vérifier l’exactitude des devis fournis à travers des vérifications détaillées
• Passer en revue l'historique du fournisseur et son taux de réussite sur des projets similaires
• Contrôler les antécédents du fournisseur pour savoir s’il peut respecter la qualité et le calendrier fixés dans les livrables du contrat
• Vérifier si les valeurs mises en avant par le fournisseur correspondent à la culture de votre entreprise
• Juger si la méthode de travail en équipe du fournisseur favoriserait une collaboration professionnelle et productive avec vos employés, etc.

Une fois que vous avez choisi un fournisseur, assurez-vous d’établir des limites claires concernant les responsabilités de chaque partie. Savoir à quoi vous en tenir dès le début peut empêcher des conflits et vous aider à respecter votre budget.