Comment créer un espace de travail flexible ?

Créer un espace de travail flexible favorise la collaboration au sein des équipes, l’utilisation optimale de ressources partagées et l'économie sur les coûts. Il s’agit d’un espace conçu pour permettre aux employés de travailler de diverses façons et dans différents lieux, en fonction de leurs besoins. Ils bénéficient dès lors d’un maximum de sécurité, de confort et de fonctionnalité.

Ce type d’environnement repose sur des éléments essentiels comme les conceptions à aire ouverte, les zones calmes, les postes de travail adaptables et les outils modernes. Dans cet article, découvrez comment aménager un espace de travail flexible et propice à la productivité de vos employés.

Adopter des conceptions à aire ouverte et aménager des zones calmes

Le concept de bureau à aire ouverte constitue un aspect fondamental des espaces de travail flexibles. Cela permet à la plupart des employés d'être dans la même pièce et encourage la collaboration. Vous devez toujours associer cette salle commune à quelques espaces fermés pour fournir des zones calmes.

Certes, mettre en place un grand espace de travail pouvant accueillir une douzaine d'employés permet d’utiliser l'espace de façon efficace. Cela peut toutefois aussi être contre-productif. Il faut dès lors penser à inclure de petits espaces de travail pour offrir du silence. Il peut s’agir de mettre des espaces isolés dans les coins ou d’ajouter une pièce spéciale dédiée aux heures de travail calmes et ininterrompues. Cela peut à la fois augmenter la concentration des employés et diminuer les distractions.

S’il y a assez d’espace, prévoyez aussi une salle qui accueillera du personnel supplémentaire, des embauches temporaires ou encore des partenaires travaillant sur place. Lorsqu'elle est libre, cette pièce peut être utilisée pour des réunions, des appels téléphoniques ou d'autres travaux.

Enfin, c’est une bonne idée de mettre en place un système de réservation au moment de créer un espace de travail flexible. Cela permet aux travailleurs de s'inscrire pour utiliser un espace particulier lorsqu'ils en ont besoin et de ne pas se disputer les ressources partagées. Ces inscriptions peuvent s’effectuer via une application de réservation de ressources ou une simple feuille de papier sur le mur.

Intégrer les éléments naturels dans les espaces de travail partagés flexibles

Véritable accélérateur de performances, le design biophilique améliore l’esprit de collaboration, l’inventivité, la concentration et la productivité dans l’espace de travail. C’est pourquoi il mérite absolument le détour lorsque vous voulez créer un espace de travail flexible. Le but est de mettre en relation la nature avec les employés au cœur de l’espace de travail.

Pour profiter de tous les avantages du design biophilique, il ne suffit pas de décorer votre open space avec quelques pots de fleurs. Cette démarche doit en effet intégrer des notions diverses et de nouvelles idées. Un bon point de départ pour intégrer la biophilie sur votre lieu de travail flexible est d'adopter les éléments suivants :

• L'ajout de verdure
• Un usage optimale de la lumière du jour
• L'utilisation de la ventilation naturelle
• L'ajout d’autres éléments de bien-être comme les fontaines, bassins, murs d’eau, etc.

Les plantes égayent non seulement un espace de bureau, mais peuvent aussi avoir des effets bénéfiques sur la santé. L’idéal c’est qu’elles se portent bien à l'intérieur tout en créant de l'oxygène. Vous devez éviter celles susceptibles d’avoir des parfums, car les odeurs peuvent souvent causer des maux de tête.

Durant la conception ou la rénovation de votre espace de travail, misez aussi sur les options permettant d'apporter plus de lumière naturelle. La lumière du soleil aide naturellement à apaiser les humeurs. Si votre bâtiment le permet, aménagez un espace avec des meubles propres et bien entretenus à l'extérieur. Un jardin avec des chaises et des bancs peut être l’endroit idéal pour la pause mentale dont vos employés ont besoin. Les zones ombragées sont par ailleurs une bonne idée pour minimiser l'exposition directe au soleil et améliorer la visibilité de l'écran à l'extérieur.

Offrir de l’autonomie et du contrôle pour profiter des avantages des modèles de travail hybrides

Le fait de créer un espace de travail flexible révèle le désir de l’entreprise d’offrir aux employés plus de contrôle et de confort. Commencez par leur donner la permission de réorganiser les meubles selon certains paramètres. Ils peuvent dès lors travailler comme ils le souhaitent, sur n'importe quel projet, à mesure que les exigences de l'entreprise changent.

Vous pouvez par exemple permettre aux différents départements et étages de troquer des articles entre eux, tant que les deux parties sont d'accord sur l'échange. Si un collaborateur doit passer l'après-midi avec un autre service, il devrait pouvoir facilement y emmener son poste de travail et ses appareils. Cela donne aux salariés le sentiment qu'ils peuvent s'approprier leur espace et l’adapter à leur façon de travailler.

Vous devez aussi aller plus loin en modifiant vos règles pour profiter de tous les avantages des modèles de travail hybrides. Permettez notamment aux employés de travailler au bureau, au café du coin ou même à la maison via le logiciel de gestion de projet. Il suffit d’établir des jours sans réunion ou des règles de base pour le temps de travail au bureau. Cela peut augmenter le sentiment de contrôle nécessaire pour être plus productif.

Faire preuve de créativité pour choisir le design qui convient aux employés

Adoptez une approche collaborative et demandez à vos employés ce dont ils ont besoin en termes de design. Vous ne devez pas vous contenter de suivre les tendances et espérer qu’elles marchent pour vous parce que d'autres entreprises les aiment.

Il faut par ailleurs être subtil dans vos choix de couleurs, car au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vos préférences en matière de déco changent. Si vous êtes en quête d'inspiration d’un design d’espace flexible pour le travail à distance, il existe de nombreuses conceptions de bureaux à domicile. Vous pouvez aussi les adopter lors de l’aménagement des espaces de travail privés dans vos locaux.

On peut notamment citer le style :

• Zen minimaliste : ce type de bureau se limite à l’essentiel, avec quelques extras utiles, comme de petites plantes et des œuvres d'art relaxantes
• Avec vue imprenable : une belle vue favorise souvent une très bonne luminosité naturelle, et permet de ressentir le monde extérieur, ainsi que ses diverses émotions
• Rustique : il est parfait pour les employés qui aiment l’ambiance des vieux bureaux d’autrefois, style bureau de médecin, de notaire, de cabinet de préfet, etc.
• Moderne et chic : ce type d'espace de travail est un mélange de modernité et de teintes familières comme le style scandinave.
• Espace réduit : il s’agit de détourner un espace non prévu à cet effet (sous un escalier, une soupente, dans un coin de mur) pour offrir un cadre de travail à la maison.

Bien choisir les outils et solutions d'espace de travail flexible pour une efficacité optimale

Lorsque vous décidez de créer un espace de travail flexible, vos employés doivent pouvoir choisir où, comment et avec qui ils veulent travailler. Pour ce faire, il faut que leurs postes de travail soient mobiles. Le mobilier de bureau choisi doit être facile à déplacer pour accueillir confortablement des groupes de tailles différentes. Vous pouvez utiliser des meubles de stockage avec des roues, des étagères, des tiroirs et un dessus rabattable.

Choisissez aussi des ressources flexibles, comme des téléviseurs et moniteurs à supports extensibles qui se retirent du mur ou du bureau. Vous devriez pouvoir les déplacer dans différentes directions et angles, de même que les bureaux et les chaises. Cela facilite la collaboration et améliore le bien-être physique, en diminuant la fatigue oculaire et les douleurs aux épaules.

Au moment de créer un espace de travail flexible, il faut par ailleurs choisir une technologie et des logiciels évolutifs. Ainsi, ils s'adapteront au fur et à mesure que le nombre d’employés et de clients de votre entreprise augmente. Des solutions d'espace de travail flexible simples, comme les ordinateurs portables, les mobiles et les tablettes, favorisent notamment la flexibilité sur le lieu de travail.

Associées par exemple à une plateforme de travail collaboratif, elles encouragent vos employés à faire preuve de créativité au quotidien. Ils peuvent se déplacer dans les espaces de travail et collaborer avec différents départements pour générer de nouvelles idées et diversifier le contenu de leurs journées.

Mettre en place un accord de coworking dans les espaces de travail flexibles

Si modifier l'aménagement du bureau est la partie la plus facile, changer la culture du bureau constitue le défi. C’est pourquoi le règlement intérieur a une grande importance dans un espace de travail partagé. Beaucoup de détails devraient y figurer, concernant la sécurité, l’usage du matériel, les horaires, le comportement à adopter, etc.

Il est vrai que créer un espace de travail flexible offre aux employés une certaine mobilité, ainsi qu’une atmosphère conviviale et saine. Mais ce n’est guère un prétexte pour tout cautionner, notamment les dérèglements comme le manque de respect, de politesse, de courtoisie, la promiscuité, etc.

Pour favoriser le bien-être et la productivité de vos employés, assurez-vous que l’accord de coworking inclus des aspects importants comme le respect :

• Des autres collaborateurs : par exemple se restaurer dans la cafétéria, appeler dans une bulle téléphonique pour ne pas déranger les autres coworkers, etc.
• De la disponibilité des ressources : comme réserver une salle de réunion pour une durée définie et respecter la période
• Des outils mis à disposition : les biens, outils et objets doivent être exploités de manière à ce qu’ils soient réutilisables par d’autres employés.

Exploiter ce qui est disponible pour créer un espace de travail flexible avec un budget réduit

Comme tout type de réaménagement, créer un espace de travail flexible implique un coût. C’est pourquoi vous devez trouver des moyens de réutiliser les meubles existants et les mettre à la bonne place dans votre nouvel environnement de travail.

Chaque entreprise a des besoins différents et la conception de vos espaces de travail partagés flexibles dépendra de vos exigences. Commencez par évaluer la façon dont vos employés utilisent actuellement vos locaux. Réfléchissez ensuite à des moyens de les rendre plus efficaces tout en tirant le meilleur parti de l’aire disponible.

Vous devez essayer de rendre moins formels les pièces généralement réservées à un seul usage. La salle de conférence étouffante qui ne sert qu’une fois par mois pour le débriefing peut être l'espace idéal pour des activités qui nécessitent du calme. Les meubles de bureaux confortables peuvent servir à créer des coins de travail calmes dans l’espace de travail ouvert.

Dans la mesure du possible, essayez aussi d’impliquer tous les spécialistes pertinents :

• Architectes
• Facility managers
• Ergonomes
• Hygiénistes industriels, etc.