Éspace de travail en ligne : 7 avantages pour votre entreprise

Avec l’essor de la digitalisation et l'accessibilité toujours plus aisée à Internet, le télétravail séduit davantage d’entreprises. Les administrations sont plus nombreuses à opter pour la création d’un espace de travail en ligne, dont les multiples atouts permettent de relever plus efficacement les défis qui s’imposent aux entrepreneurs.

Dans cet article, découvrez 7 avantages majeurs liés à la création d’un espace de travail en ligne collaboratif.

1. Plus de réactivité et d’efficacité dans la gestion du travail

L’un des principaux avantages des espaces de travail en ligne, c’est qu’ils permettent de gagner en réactivité et en efficacité dans la gestion des tâches. Avec une bonne connexion internet et un support informatique de qualité, vous pouvez vous entretenir plus simplement et plus vite avec vos collaborateurs.

Par le biais d’outils spécialisés comme Bitrix24, qui met à votre disposition une plateforme collaborative, vous pourrez organiser le dispatching des tâches, discuter des deadlines, faire des points séquentiels et vous projeter sur les échéances à venir de façon réactive. Diverses fonctionnalités utiles à une gestion collaborative du travail sont regroupées en un seul lieu, ce qui vous évite d’avoir à passer alternativement d’une application à une autre.

2. La possibilité d’optimiser l’expérience de votre personnel

La création d’un espace de travail en ligne est gage d’une meilleure expérience pour les employés. Par exemple, en mettant à votre disposition toutes les fonctionnalités d'un espace de travail en ligne (et bien plus), Bitrix24 réunit vos employés en une entité et vous aide à optimiser leur capacité à se surpasser et à donner le meilleur d'eux-mêmes avec un minimum de difficultés.

En dehors des outils de gestion de tâches et de projets qui y sont inclus, des fonctionnalités de chat instantané y ont également été intégrées pour communiquer aisément avec vos collaborateurs à distance. De quoi vous permettre de créer des réseaux entre pairs, de vous connecter avec les membres de l'équipe et de partager des idées. Ce faisant, vous encouragez chacun à exprimer librement son opinion. Vos collaborateurs se sentiront de fait valorisés, heureux et plus engagés.

De plus, grâce à des tableaux de bord et calendriers actualisés, vous pouvez facilement vous retrouver dans les disponibilités des uns et des autres et en tenir compte pour programmer des réunions ou assigner de nouvelles missions, ce qui plaira davantage à votre personnel.

3. Une solution qui allège les charges liées aux locaux

Pour une entreprise, un siège physique implique la construction ou la location d’un immeuble, qu’il faut dans tous les cas nettoyer, organiser, meubler et équiper avec vos différents outils de travail.

Cette procédure se révèle bien souvent chronophage et assez budgétivore. Opter pour un espace de travail en ligne vous évite toutes les contraintes associées à la location de bureaux professionnels ou à la possession de biens immobiliers, et vous permet de réaliser d’importantes économies.

4. Une option pour réduire les déplacements et les frais afférents

La création d’un espace de travail en ligne vous évite des déplacements et réduit également ceux des employés. Plus besoin de se rendre tous les jours dans un local situé à des kilomètres de chez soi, ni de devoir endurer les embouteillages interminables, avec ce que ça implique en termes de consommation d’essence, ou d’énergie.

Le choix du télétravail vous permet, à vous et à vos employés, de réaliser des économies significatives sur vos budgets respectifs, tout en évitant le temps perdu dans les trajets quotidiens.

5. Une meilleure accessibilité des données

Un espace de travail en ligne vous permet de partager aisément les données et de les rendre accessibles à tous les membres de l’entreprise en quelques clics. Ce n’est plus la peine de se déplacer d’un bureau à un autre, plus question de perdre du temps à fouiller dans des piles de documents et encore moins dans des dossiers rangés aux archives.

Tout est pensé et organisé pour vous garantir un accès plus aisé et rapide, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez dans le monde. De plus, ces données peuvent être facilement actualisées au besoin (corrections d’informations erronées, ajout de données supplémentaires, etc.) en peu de temps.

6. Plus de sécurité dans la gestion des données de l’entreprise

C’est un secret de polichinelle : toute entreprise qui aspire à un développement durable doit pouvoir compter sur une solution de sécurisation des données efficace. En créant un espace de travail en ligne, vous pourrez mieux garantir la sûreté de ces dernières. En effet, vous les aurez toutes en version électronique, dont vous pourrez créer et sauvegarder des copies sur le cloud.

Avec Bitrix24 particulièrement, vous pouvez compter sur des fonctions avancées de sécurité qui vous garantissent, en plus d’une protection des données efficace, une sécurisation optimale de votre réseau informatique. Vous avez par ailleurs la possibilité de restreindre l’accessibilité aux données à certains de vos collègues uniquement.

7. Davantage de confort et de flexibilité dans le travail

Un espace de travail en ligne constitue un véritable gage de flexibilité. Il vous permet de gérer votre entreprise et vos collaborateurs depuis le confort de votre domicile, entre autres. Avec un tel mode de travail agile, il n’y a plus d’obligations d’horaires :

Il n’y a désormais que des obligations de résultats, et avec les outils organisationnels que vous propose Bitrix24, vous n’aurez aucun mal à relever le défi.

De prime abord, s’organiser et trouver son propre rythme en travaillant depuis chez soi peut apparaître comme un des inconvénients des espaces de travail en ligne, surtout si vous arrivez difficilement à vous concentrer à la maison. Mais il est tout à fait possible d’y remédier en vous isolant dans une pièce calme et silencieuse, ou en expliquant à votre famille que vous souhaiteriez ne pas être dérangé sur des plages horaires données.