15 fonctionnalités essentielles d’un logiciel de gestion de projet

Les systèmes de gestion de projet sont incontournables pour planifier les tâches de façon efficace et avoir une bonne visibilité sur l’avancée du travail. Les modèles simples n’offrent pas toutes les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet. D’autres sont quant à eux spécialisés dans la gestion de tâches, l'automatisation du workflow ou encore la gestion des ressources.

Pour profiter de tous les avantages des solutions de gestion de projet, vous devez dénicher une application tout-en-un. Accordez par ailleurs une place de choix aux options qui permettent d’appliquer les méthodes agiles. Dans cet article, découvrez 15 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de gestion de projet.

1. Les modèles de plan de projet, une fonctionnalité utile pour bien démarrer

Les modèles de plans de projet sont une fonctionnalité intégrée pour aider les utilisateurs à bien démarrer. Ce sont des documents conçus selon un format standard, avec une liste d’éléments essentiels au déroulement d’un projet.

Ceux-ci incluent notamment :

• Les participants
• Les objectifs
• Les délais
• Les coûts estimés
• Les méthodes de communication.

Le modèle de plan est une des fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet à rechercher impérativement. Il vous permet notamment de gagner du temps et d’éviter les erreurs. Bitrix24 offre par exemple des modèles comme le diagramme de Gantt, la vue calendrier, la vue Kanban et la vue de la liste de tâches.

2. Le tableau de bord et le reporting, des must parmi les attributs d’un logiciel de gestion de projet

Le tableau de bord est une des fonctionnalités de base des systèmes de gestion de projet. C’est grâce à lui que vous visualisez les éléments-clés du projet et pilotez son avancement de façon proactive. Vous pouvez obtenir un rapport condensé de l’activité sur une période donnée, en comparant les prévisions et les réalisations opérationnelles.

Vous devez au préalable choisir des KPIs afin de bien suivre votre projet. Ceux-ci peuvent être liés aux :

• Aux coûts
• Aux délais
• À la qualité
• À l’avancement
• Au fonctionnement, etc.

Contrairement au tableau de bord, les fonctionnalités de reporting vous permettent d’aller plus loin dans votre analyse et de voir les performances de façon détaillée.

3. Le management des tâches, une option de base dans les solutions de gestion de projet

La gestion des tâches est une des fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet sophistiqué. Elle permet de suivre les tâches à travers leurs différentes étapes, du début à la fin de votre projet.

Vous pouvez notamment :

• Organiser et gérer vos éléments de travail depuis un seul système centralisé et facile d'accès
• Suivre le statut et définir des dépendances de tâches
• Diviser une grosse tâche en plusieurs sous-tâches susceptibles d’être attribuées et suivies séparément
• Convertir des e-mails en tâches et mettre à jour une tâche de façon sélective ou par lot, etc.

4. La gestion des rôles pour organiser le travail

Les projets avancent plus vite lorsque les rôles sont clairement définis. D’où l’importance de la fonctionnalité gestion des rôles. Une fois que vous avez créé une tâche, il est possible d’attribuer différents rôles :

• Responsable
• Participant
• Observateur
• Superviseur

Cela aide chaque membre de l’équipe de se focaliser sur les tâches qu’il doit accomplir. Cette option permet d’attribuer non seulement des responsabilités, mais aussi de gérer la sécurité. Vous pouvez par exemple accorder des droits pour modifier, déléguer, créer et supprimer des tâches. Ces prérogatives peuvent s’appliquer à un seul utilisateur ou à des services entiers.

5. L’administration des ressources pour respecter le délai et le budget

La gestion des ressources est incontournable parmi les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet. Facteur clé de réussite des projets, un bon logiciel de gestion de projet doit vous permettre de bien répartir les ressources :

• Matérielles : matières premières et matériaux, machines, équipements, logiciels, etc.
• Financières : rémunération des acteurs du projet, frais de déplacement, locations, etc.
• En temps : délais définis pour l’accomplissement de chaque tâche.

Le plan de ressources est utile pour visualiser facilement l’assignation, la charge de travail et la disponibilité de chacun des collaborateurs. Vous pouvez aussi le personnaliser en fonction de vos besoins en équipements et en actifs.

6. L’automatisation des workflows, une partie intégrante des systèmes de gestion de projet

Les outils de workflow sont préinstallés dans les systèmes de gestion pour que les entreprises profitent des règles d’automatisation et autres outils de productivité. Ils occupent une place de choix parmi les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet.

Vous allez particulièrement apprécier l’option gestion des tâches automatisée. Celle-ci permet de gagner du temps sur les tâches récurrentes en les automatisant, comme effectuer le rapport quotidien de ventes chaque jour.

La création d’une nouvelle tâche peut aussi être déclenchée par des événements précis. Ceux-ci incluent :

• La réception d’un email
• Le changement de responsable d’un client
• Le passage d’une commande à un statut spécifique, et plus encore.

7. La collaboration d'équipe, une caractéristique phare des outils de gestion de projet

La collaboration d'équipe est une des fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet incontournables. Elle offre un espace de travail en ligne à vos employés pour qu’ils puissent suivre les actualités, tenir des réunions, faire des achats, appels téléphoniques et vidéoconférences.

Lorsqu'une tâche est terminée, le superviseur peut utiliser les différents outils de communication disponibles pour vérifier la qualité du travail avec l’employé. Le projet est dès lors plus facile à coordonner. Les collaborateurs peuvent aussi se connecter en même temps et partager des contacts, tâches, bases de données…

8. Le suivi du temps pour assurer la productivité dans les projets

Suivre le temps en gestion de projet est essentiel pour rester dans les délais. Le chef de projet doit pouvoir contrôler le planning global et garantir que le temps passé sur les tâches ne dépasse pas le budget. En effectuant un bon suivi, il peut aussi trouver des moyens pour rattraper le temps perdu sur d'autres activités du projet.

C’est la raison pour laquelle vous trouverez presque toujours une pointeuse en ligne parmi les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet. L’horloge en ligne intégrée permet à chaque collaborateur de commencer, prendre une pause et finir sa journée de travail depuis son téléphone ou son ordinateur portable. Vous pouvez alors aisément connaître le temps que vos employés passent sur leurs tâches, et évaluer leur productivité.

9. Les rappels et notifications, des options pratiques dans les solutions de gestion de projet

Les rappels et notifications sont des fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet à ne pas négliger. Ils sont très pratiques pour un plan d'action, pour gérer un projet ou encore pour suivre des tâches au quotidien.

Vous avez par exemple la possibilité de fixer des rappels pour les membres affectés à la réalisation d’une tâche, ou pour vous-même. Les notifications peuvent se déclencher :

• Avant le début de la tâche
• À la date (et à l’heure) du début de la tâche
• En cas de retard
• Lorsque la tâche est marquée comme terminée.

10. Le calendrier partagé pour des équipes harmonisées

Si vous voulez optimiser la collaboration au sein de vos équipes, le calendrier partagé mérite toute votre attention. C’est une des fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet clé pour coordonner les équipes et garder les informations utiles à portée de main.

Cette option vous permet notamment de mieux planifier et gérer les événements auxquels vous et vos collaborateurs doivent participer. En visualisant le calendrier partagé, vous trouvez rapidement une heure où tout le monde est disponible. Vous pouvez aussi envoyer des invitations en quelques clics de manière rapide et intuitive.

11. La gestion de fichiers pour l’utilisation optimale de l’information

Gérer les plans de projet, les échéanciers, les rapports et les livrables est plus facile lorsque vous sauvegardez les documents dans un même système. C’est pourquoi la gestion de fichiers en ligne ne devrait jamais manquer parmi les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet.

Vos salariés peuvent économiser du temps dans la recherche et la vérification des informations. C’est une option également intéressante pour éviter les erreurs, collaborer en même tant sur les fichiers et utiliser la dernière version approuvée de chaque document. Il existe par ailleurs des droits granulaires pour les fichiers, dossiers et lecteurs afin de sécuriser les données.

12. L’application mobile native, un incontournable pour tout logiciel de gestion moderne

La tendance est aux solutions de gestion de projets disponibles sur tout appareil connecté et système d’exploitation. Étant donné l’essor du télétravail, les entreprises cherchent à gérer leurs projets en ligne pour être encore plus efficaces.

L’accès mobile figure dès lors parmi les meilleures fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet. Grâce à elle, vous pouvez créer des tâches et gérer les délais avec style et en toute simplicité, depuis votre tablette ou smartphone. En activant les notifications sur les projets que vous suivez, vous pouvez vous concentrer sur ce qui est vraiment important.

13. Les intégrations tierces pour profiter d’une technologie plus réactive

Les intégrations tierces offrent aux entreprises une technologie réactive et un meilleur retour sur investissement global sur leurs logiciels de gestion de projet. Elles favorisent le partage des données et des fonctions au sein d'un réseau de solutions digitales.

Gmail, Google Drive, Xapier, Telegram, Slack, Skype, Xero… la liste de possibilités semble n’avoir de limite que le ciel. Les employés accèdent dorénavant aux applications de travail à tout moment à travers une plateforme unique. Toutes les solutions étant connectées, ils peuvent utiliser chaque fonction via une interface plutôt que d'avoir à faire la navette entre plusieurs systèmes.

14. La facturation pour la gestion de projet client

La facturation est un must parmi les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet clients, notamment pour des prestataires de services. Cela inclut :

• Les entreprises de services numériques
• Les bureaux d’études
• Les sociétés d’ingénieries
• Les cabinets de conseil, et plus encore.

Vous pouvez générer des devis et factures directement depuis votre logiciel de gestion de projet, et les envoyer à vos clients. Ces documents produits de manière automatique présentent un design professionnel, et un contenu personnalisé selon les besoins de chaque destinataire.

15. L’outil scrum, une fonctionnalité moderne de gestion de projet

Vous souhaitez partager en un seul clic vos projets avec des utilisateurs externes (notamment les clients) et les connecter à votre CRM ? Les méthodes agiles comme scrum sont très tendance. Elles reposent en grande partie sur la communication interne et externe.

L’outil scrum est une des meilleures fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet parce qu’il offre de nombreuses options de collaboration interne. Il vous permet aussi d’ajouter des utilisateurs externes et de limiter leur accès aux tâches selon l’organisation au sein de votre équipe de travail.