Outils de travail collaboratif : les meilleures fonctionnalités de Bitrix24 pour les équipes distantes

Vous rencontrez souvent des difficultés en utilisant Microsoft Project ou Excel pour gérer vos projets d’entreprise ? Si oui, vous comprendrez certainement l’avantage d’offrir à vos équipes des outils de travail collaboratif aussi simples et accessibles que Bitrix24. Cette plateforme vous permet de concentrer votre énergie sur des activités vraiment créatrices de valeur. Cela se fait à travers des fonctions comme la communication en temps réel, les tâches mobiles pour iOS et Android, ou le partage de fichiers et stockage.

Vous souhaitez vous différencier des organisations qui conduisent encore leurs membres à perdre du temps dans la gestion de projets avec des outils archaïques ? Découvrez les meilleures fonctionnalités de Bitrix24 pour les équipes distantes qui peuvent s’adapter à l’ensemble de vos besoins.

1. Communication en temps réel

En gestion de projet, la communication concerne les informations que les managers voudraient partager, notamment les objectifs, directives et plannings. Elle va aussi au-delà en fournissant à vos équipes les données dont elles ont besoin pour accomplir effectivement leurs tâches au quotidien.

C’est pourquoi l’une des fonctionnalités essentielles de Bitrix24 c’est la communication en temps réel. Cet outil collaboratif de gestion de projet facilite les relations entre les membres de votre entreprise, optimise les échanges et améliore la productivité. Chacun de vos collaborateurs peut envoyer des messages privés par chat ou encore discuter sur des forums internes. Avec des fils de discussions regroupant des participants autorisés, vous pouvez débattre sur les points importants du projet et émettre de bonnes idées.

2. Appels vidéo de groupe sur mobile ou ordinateur

La visioconférence constitue une formidable fonctionnalité, les meilleurs outils de collaboration comme Bitrix24 peuvent s’en vanter. Utilisée à la fois par le grand public et les professionnels, elle permet de voir et discuter avec des personnes éloignées via un système de télécommunication.

Aujourd’hui, les applications spécialisées dans la visioconférence pleuvent sur le marché. Mais c’est encore mieux lorsque cette fonction est directement associée à votre outil collaboratif de gestion de projet interne.

Les appels vidéo de groupe sur mobile ou ordinateur constituent un must pour les sociétés internationales, équipes délocalisées et entreprises pratiquant le télétravail. Cette option intégrée aux outils de travail collaboratif réduit les déplacements, limitant alors les retards et absences dus aux aléas de transports.

3. Tâches mobiles pour iOS et Android

Tout projet peut subir un lot de changements et d’imprévus. La fonctionnalité des tâches mobiles pour iOS et Android intégrée aux outils de travail collaboratif permet alors aux équipes d’être plus réactives et plus souples en cas de soudaine modification.

Vos collaborateurs peuvent en effet appréhender les nouveautés de n’importe où, nul besoin de se déplacer sans cesse. En plus du gain de temps que cette option génère, elle aide aussi à mieux concilier vies privée et professionnelle.

C’est une facilité qui impacte réellement sur le bien-être au travail, la motivation et la productivité des employés. Cela peut être compliqué de deviner quel dossier traiter lorsque vous en avez tellement, avec la fonction tâches de Bitrix24, vous pouvez prioriser vos travaux par ordre d’importance ou sur la base d’autres critères comme « En cours », « J’assigne » ou « J’observe ».

4. Gestion mobile des flux de travail

Vous savez déjà que les outils de travail collaboratif à distance favorisent la mobilité, car ils peuvent s’installer sur tous vos appareils : ordinateur, tablette et smartphone. Mais plus important encore, ces derniers vous permettent de suivre facilement la progression d’un projet.

Via l’application mobile Bitrix24, vous pouvez accéder à vos tableaux de bord de n’importe où, ils s’affichent sur votre écran en temps réel. Vous bénéficiez d’une vision globale et ludique sur la charge de travail, ainsi que sur les performances des membres de votre équipe.

Quel collaborateur fait quoi ? Quel est son degré d’avancement ? Les tâches arrivées à échéance sont-elles terminées, sinon où se situe le blocage ? Grâce à l’option gestion mobile de flux, vous pouvez juger l’évolution d’une activité, avec le diagramme de Gantt par exemple, et au besoin, attribuer plus de ressources.

5. Partage de fichiers et stockage

Vous en avez marre de ne jamais retrouver un document ou d’être incapable d’identifier la bonne version ? En utilisant les outils de travail collaboratif comme Bitrix24, la totalité des fichiers et informations concernant vos projets se trouvent dans un seul et même endroit.

Le partage et stockage vous permet de soigneusement les organiser et les dénicher en quelques clics, grâce à un moteur de recherche efficace. Plus besoin de support de stockage externe de type clé USB. Les collaborateurs qui communiquent à distance retrouvent facilement leurs documents sur la plateforme sécurisée.

Pour les images, écrits, vidéos, ou fichiers PDF, chacun peut transférer des documents dans un espace de travail commun et les partager avec ceux qu’ils souhaitent.

6. Gestion de temps et calendriers

La gestion de temps et calendriers constitue une autre fonctionnalité très intéressante offerte par les outils de travail collaboratif à distance. Les utilisateurs peuvent connaître le durée par projet et par tâche.

Sur Bitrix24, vos collaborateurs ont même la possibilité d’enregistrer leur activité en temps réel via un minuteur. Et si vous êtes l’administrateur, vous pouvez alors visualiser, sous forme graphique et synthétique, la totalité des données saisies.

La plateforme vous permet aussi d’exporter des informations, selon le niveau de précision souhaité. Enfin, avec le calendrier, vous avez la possibilité de suivre des évènements associés à chaque projet ou équipe.

7. Réseau social interne

L’intégration d’un réseau social interne vise à rendre le travail plus collaboratif et la communication intra entreprise plus fluide. Sur Bitrix24, seuls les salariés de votre organisation peuvent y accéder. Vous pouvez même y ajouter certains partenaires professionnels comme les consultants et prestataires. Cette fonctionnalité facilite les échanges, plus précisément entre différents services et domaines d’expertise, sans notion de hiérarchie.

À travers ce réseau social interne, vous gommez la verticalité avec un management transversal car le chef ne se limite plus à donner des ordres aux collaborateurs, mais à les accompagner, et surtout les responsabiliser.

En définitive, bien sélectionnés, les outils de collaboration contribuent fortement à stimuler l’intelligence collective et l’innovation. Le fait que les membres de votre équipe puissent facilement partager des données et connaissances favorise une véritable émulation d’idées. Pour aller encore plus loin, vous pouvez ajouter de nouvelles fonctionnalités via Bitrix24.Market et adapter cette plateforme collaborative aux exigences de votre structure.